lean

Slimmer werken scheelt mensenlevens!

Bij een klant van ons, gestart met dag-borden, ontstond frustratie: een aantal probleempunten bleven maar op het bord, zonder dat ze opgelost werden. Verder werkte het dagbord geweldig. Maar dit stoorde.
Het speelde in een gezondheidscentrum in een achterstandswijk. Zij hadden al jaren een probleem met wachtrijen voor de balie. Als verbeterpunt kwam het op het dag-bord. Maar niemand wist hoe dit probleem op te pakken. Dus er gebeurde niets mee. De frustratie groeide.
Aan ons de vraag: hoe anders?
We leerden een simpele manier van omgaan met problemen:

  1. Eerst een goede probleembeschrijving met de ‘5xW2xH-methode’ (Antwoord op de vragen Wat?, Wie?, Waar?, Wanneer?, Waarom?, Hoe? en Hoeveel?; dit zo specifiek mogelijk mbt ‘het probleem’)
  2. Zoek daarna de kernoorzaken door 5x de Waarom-vraag te stellen.
  3. Als de kernoorzaken gevonden zijn ligt in 9 van de 10 keer de oplossing voor de hand. En vaak een heel andere dan je bedenkt zonder 5W2H en 5xWaarom! Én blijvend opgelost, want structureel!

Te simpel voor woorden, maar heel effectief! Lean is simpel. Als het ingewikkeld wordt moet je je afvragen of je nog wel goed bezig bent.
Waarom dit voorbeeld een mensenleven scheelt!

 
Het bovenstaande daarna in één zin samengevat:
Elke dag tijdens de spreekuren moeten ca 200 patiënten, die zich bij binnenkomst aan de balie moeten melden, gemiddeld 5 minuten aan de balie wachten, hetgeen ontevreden patiënten geeft door wachten en gebrek aan privacy, de behandelaar tijd kost tengevolge van patiënten die te laat komen en de medewerker onder een hoge werkdruk zet.
Je kan ook anders naar dit probleem kijken.
Er wordt elke dag 200 x 5min = 1.000 minuten aan tijd van patiënten verspild. Dat is dagelijks ruim 16 uur. Tel daar 8 uur per dag slaap bij. Dan is dit bij elkaar opgeteld 24 uur.
Je kunt dus kunnen zeggen dat de wachtrij in dit gezondheidscentrum een mensenleven verspilt!
Hoeveel mensenlevens zouden op deze manier in een ziekenhuis verspild worden?
Minder dan dat er gespaard worden?

Je ziet hier, dat al na 4x de ‘Waaromvraag’ voor een deel van de patiënten het probleem eenvoudig is op te lossen. Namelijk voor de 90 die wél weten met welke behandelaar ze een afspraak hebben en waarvan ze weten waar die zit.
Als deze patiënten zich niet hoeven te melden is de omvang van het probleem al bijna gehalveerd!
Bij de antwoorden op de 3de Waarom-vraag zou je nog twee andere waarom-vragen kunnen stellen (Dit zijn 2 aftakkingen van de eerdere Waarom-vraag met nieuwe waarom vragen).
1/  “Waarom heb je geen wachtkamer per discipline?” Dat is relevant, omdat bijna iedereen weet of die naar een arts of fysiotherapeut moet. Als elke discipline één wachtkamer heeft, doet de naam er niet toe om naar de goede wachtkamer te gaan.
Niet elke discipline heeft een eigen wachtkamer omdat het gebouw dat nu niet toelaat. De oplossing zou zijn een kleine aanpassing aan het gebouw.
Dat is wellicht voor de toekomst een oplossing, maar daar willen we nu niet op wachten.
2/ De andere Waarom vraag die je kunt stellen is: “Waarom weten de 20 patiënten die een afspraak hebben met een waarnemer niet waar ze moeten zijn?” Het antwoord is dat waarnemers steeds in een andere kamer zitten. Een oplossing hiervoor kan zijn om een vaste kamer voor waarnemers in te richten. Dat is met enig schuiven wél mogelijk.
Na een analyse van iets meer dan een uur (!) hadden we een uiterst simpele oplossing:

  • alleen patiënten die niet weten waar ze zijn moeten, hoeven zich te melden
  • de waarnemers krijgen vaste plekken
  • met visuele hulpmiddelen en foto’s van de behandelaars wordt aan binnenkomende patiënten duidelijk waar iedereen zit
  • bij een toekomstige verbouwing wordt rekening gehouden met één wachtkamer per discipline

Deze oplossing is binnen week na het analyseren van het probleem uitgevoerd!
Daarmee is er nog maar een klein gedeelte van de patiënten die zich aan de balie meldt.
Resultaten:

  • Wachttijden zijn gedecimeerd!
  • Patiënten komen vaker op tijd.
  • Zij hoeven minder te wachten.
  • De werkdruk aan de balie is sterk verminderd.

Éen uur analyseren scheelt binnen één week een mensenleven aan tijd!
Hoe lang schuif jij je problemen nog voor je uit?
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

De meest gestelde A3-vragen

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg verzamelen wij vragen van gebruikers over A3’s op ‘MijnA3’. Mede om onze functionaliteit te verbeteren.

Veelal gaan vragen over het onderbrengen van je tekst in de beperkte ruimte. Dat raakt precies aan de werking van het A3. Immers daartoe blijft het A3 je uitdagen! Het A3 ontleent immers zijn kracht aan de compactheid van je informatie én je keuzes wat je wel en wat niet in je A3 zet. Daaruit ontstaat focus en sturing. Zonder die uitdaging verzwakt de werking van je A3.
Veel vragen gaan over ‘teveel’ of ‘te weinig’. De vier meest gestelde:
I.   Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties
II.  Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën
III. Ik heb teveel acties
IV. Ik heb te veel A3’s
I.  “Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties”
De kunst is om de teksten in je ‘tijdkolommen’ zo beperkt mogelijk te maken. Het liefst slechts een enkele letter. Daarmee blijft je ‘actiekolom’ namelijk zo breed mogelijk. Dat is handig, omdat je in je actiekolom steeds de meeste tekst kwijt wil. Dat betekent ook dat je de titels van je tijdkolommen beperkt wilt houden. Zet daarin dus bijvoorbeeld ’18, ’19 en ’20 in plaats van 2018, 2019 en 2020. Zo ook K1, K2, K3, K4, in plaats van ‘1e kwartaal 2018’, enz.
Een andere truc is om symbolen te gebruiken voor teksten die je eigenlijk in je tijdkolom zou willen gebruiken. Bijvoorbeeld: Je actie luidt: ‘Herziening Opleidingsplan (Ontwikkeling = O, Implementatie = I, Realisatie = R, en Evaluatie = E)’. Je snapt hem misschien al. In de tijdkolommen hoef je nu alleen de letters O, I, R en E te zetten, waarmee je de tijdkolommen smal houdt.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
II.  “Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën”
1/ Ook bij je strategieën is het de kunst om keuzes te maken en compact te zijn. Wij merken dat velen in verleiding komen om behalve de essentie van een strategie, daarin ook uit te leggen hoe je die wilt inrichten. Dát bijvoorbeeld kun je beter bij je acties doen. Of zelfs in een apart plan (project-A3) als dat vele acties zou bevatten.
2/ Het blijft de uitdaging om je strategieën ook in aantal te beperken. Kies daarom uit de regels die je in je strategie wilt zetten maximaal 4 onderwerpen die de kern raken. Bouw om die onderwerpen een zin die je strategie verwoordt. Kortom: kiezen en compact maken!
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
III  “Ik heb te veel acties”
Als je te veel acties hebt kun je een paar dingen doen:
1/ Kijk of acties bij elkaar horen en zet die dan ook onder elkaar. Als je dan op een stuk of tien uitkomt, raden wij je aan dat een project te noemen. Dan maak je een apart project-A3, waarbinnen je die acties opneemt. En in je hoofd-A3 zet je als enige actie ‘Project-A3 xyz volgens plan uitvoeren’. Zo komen er weer vele regels voor nieuwe acties in je hoofd-A3 beschikbaar.
2/ Een andere reden kan zijn dat je acties benoemt die eigenlijk niet zo spannend zijn om te volgen, omdat zij eigenlijk ‘vanzelf’ wel gebeuren. Daarmee bedoelen wij dat zij óf niet speciaal nieuw zijn, dan wel geen permanente aandacht hoeven te hebben door het jaar heen. We raden je aan deze acties niet in je A3 op te nemen. Je zou ze wel op een aparte lijst kunnen zetten, gewoon in een Word- of Excel-document. De acties daarbinnen kun je opeenvolgend nummeren, en dat document de titel ‘normale gang van zaken’ geven. Dat sla je dan bij je reguliere bestanden op als document. Als iemand dan van jou een lijst van dergelijke acties vraagt (soms is dat de Inspectie, lof een kwaliteits-auditor) dan kun je die lijst tonen. Ook hier kun je op je Hoofd-A3 dan een actie opnemen als ‘Normale Gang van Zaken op orde’. Daarmee hoef je er door het jaar heen niet op actie-niveau op te waken. Anderzijds: als er met één van de acties door het jaar toch iets serieus mis gaat, meld je dat alsnog op je A3 bij je voortgangscontrole. En als je denkt dat die ene actie dan nog een periode extra aandacht vraagt, kun je die ene actie tijdelijk alsnog op je A3 zetten. Op die manier beperk je je A3 tot die zaken die serieus aandacht verdienen door het jaar heen en kom je niet in verleiding om ‘alles’ op je A3 te zetten wat je doet.
3/ Ook hier weer, maak de tekst van je acties zo compact mogelijk. Laat zoveel mogelijk lidwoorden en bijvoeglijke naamwoorden weg, alsook de naam van je organisatie en vermijd elke herhaling. Die voegen inhoudelijk niets toe en nemen dus nodeloos ruimte in en leiden af van de essentie.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
IV.  “Ik heb te veel A3’s”
Naar mate je langer met A3’s aan de gang bent, krijg je er steeds meer. Daar zijn een aantal oplossingen voor.
1/ Maak groepen, waarmee je je A3’s kunt onderbrengen binnen die groepen. Daarmee zie je meteen waar je het betreffende A3 moet zoeken.
2/ Bewaar alleen de A3’s die actief zijn. Een voorbeeld: Je het een jaar-A3 gemaakt en het eerste kwartaal is verstreken. Op dat moment heb je de kleuren ingevoerd om de voortgang van dat A3 aan te geven. De verleiding kan dan zijn om dat A3 als een nieuwe versie op te slaan, via de functie ‘opslaan als’, waarmee je een nieuwe A3 aanmaakt. Alleen zie je dan twee A3’s en als je daar mee door gaat steeds meer. Ons advies is om dat eerste A3 als PDF op te slaan. Gewoon op een eigen bestand waar je al je gebruikelijke documenten opslaat.
Als je dan je bestaande A3 gaat aanpassen voor het volgende kwartaal, blijf je één A3 houden. Zo houd je het aantal A3’s dat je actueel hebt beperkt in aantal, wat voor je overzicht helpt.
Heb jij meer, of andere vragen? Stel die ons hieronder, of mail ze naar info@steedsbeter.nu en wij reageren!

Ben ik neurotisch?

 
Een mede-Leaner noemde mij neurotisch. Maar Leaners weten net als Rijnlanders dat je werk aan vakmensen moet overlaten. En een diagnose van een psychische aandoening is geen Lean vakmanschap. Volgens mij is een neurose bovendien een uitvergroting van op zich gezond gedrag. Dus misschien heb je er zelfs wat aan als ik werkelijk neurotisch ben.
Wat is het geval?
Het werd vakantie. Onze relaties waren er niet meer om te leren over handig indelen van werkruimtes. Dus moest ik wel thuis aan de slag.
Ik had een kruidenprobleem: tal van kruiden heb ik in de loop der jaren verzameld. Tegen de veertig! Telkens voor die ene keer dat ik ze nodig had. Daarna kon ik ze niet meer terug vinden en kocht ik een nieuw pak.
Toen zag ik handige opberg-doosjes. Die heb ik aangeschaft en ingericht. Kijk maar.
Ik hoor je vragen: “heb je daar die moeite voor over?” Nou weten al mijn vrienden en kennissen dat ik het heerlijk vind om zaken handiger op te pakken.
Ter verantwoording achteraf deed ik een 5W2H. Dat is op zich een Lean-aanpak, om een probleem te beschrijven. Maar strijdig met een ander Lean principe. Want 5W2H dient als analyse van je probleem, om daarná een oplossing te verzinnen en niet als verantwoording achteraf. Verantwoording achteraf is in Lean termen überhaupt altijd verspilling. Een ander risico van deze aanpak is dat ik een verkeerde oplossing voor het probleem had. Want zonder analyse is een sprong naar een oplossing een sprong in het duister.
Lean zegt: doe het aan de voorkant in één keer goed, ná de analyse van het probleem en na een zoektocht naar de kernoorzaken via vijf keer de Waarom-vraag.
Voor jou is dit dus vooral een (neurotisch?) voorbeeld om te zien hoe zo’n 5W2H er uit ziet. Deze over mijn kruiden.
Neurotisch of niet: ik heb nu lekker al mijn kruiden binnen vijf seconden vindbaar en mijn voorraad zal zo in de loop van de komende maanden of zelfs jaren slinken. Aan houdbaarheidsdata hoef ik mij thuis immers niet te houden.
Doe ik jou een plezier met deze aanpak? Laat mij dat weten, of geef het door aan iemand die je er ook een plezier mee denkt te doen.
 

Begin met een mindmap!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Begin je je eerste, of een nieuw A3, voor een jaarplan of een project?

Dan kan het helpen met een mindmap te beginnen.

Dat hoeft niet als je al een eerder jaar-A3-hebt, want dan is het handiger om dat te kopiëren en alleen de verschillen aan te brengen.

Maar als je iets geheel nieuws start, kan het als volgt.

  1. Open een nieuwe mindmap. Ik werk het meest met het programma ‘mind node’. Heerlijk basaal en gratis. Ook op de Mac.
  2. Ga vooral géén verhalen schrijven!
  3. Begin gewoon met ideeën die bij je opkomen. Het kan helpen in je mindmap alvast de titels van je A3 te zetten. Bijvoorbeeld zoals in bovenstaand voorbeeld.
    Daarin kun je dan je ideeën ophangen.
  4. De lol van mindmaps is dat je elk moment je ideeën makkelijk kunt verschuiven naar een andere plek, die je beter vindt passen.
    Mind maps ondersteunen hoe je hersenen werken: namelijk van de hak op de tak springen. Ideeën duiken op en er ontstaan associaties, die daar al of niet zinnig mee te maken hebben.
    Geeft niets. Zet ze allemaal in je mindmap.
  5. Vervolgens kies je een moment om die ideeën te gaan ordenen. Bijvoorbeeld binnen die titels van je A3. Dan krijg je een overzicht van hoofd en bijzaken.
    Terwijl je dat aan het doen bent zul je ontdekken dat je ideeën wilt verschuiven en dat er ook weer nieuwe ideeën opkomen. Gewoon laten gebeuren en erbij plakken!
    Soms zul je dan zien dat je heel gedetailleerd verder gaat op een idee, terwijl een ander idee allen op een hoofdlijn blijft ‘hangen’. Ook niet erg. Gewoon laten gebeuren. Kun je allemaal later aanpassen.
  6. Vervolgens een nachtje erover slapen. Dat doet wonderen! Je ordenende hersen-gedeelte gaat namelijk ’s nachts aan het werk als je andere hersen-functies pauzeren. Daarmee worden verbanden gelegd en krijg je perspectief en overzicht, wat je in eerste instantie minder of zelfs niet hebt. Dan zul je zien dat je de dag daarop je mindmap al wilt herschikken en/of aanvullen. Of je wordt zelfs ’s nachts wakker met een idee waar je hersenen mee komen! Schrijf dat dan meteen op en slaap verder.
  7. Afhankelijk van de urgentie met je A3 kun je hier dagen of weken mee bezig zijn. En je kunt je collega’s erbij betrekken.
    Bijvoorbeeld door je mindmap af te drukken, hun reacties te vernemen en zo verder te bouwen.
  8. Totdat je zo ver bent dat je denkt je A3 zelf echt te kunnen vullen.
    Want dan kopieer je gewoon per regel je onderwerp uit je mindmap naar je A3.

En klaar is je A3!
Vanaf dan kun je alle aanpassingen en wijzigingen daar weer handig in aanpassen!

A3 ze!

Reageer hieronder, of stuur dit door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Te veel ideeën?

Ook vaak te veel ideeën, waartussen briljante, maar je komt er niet toe?
Hier de oplossing:
Prioriteer in 3 stappen:

  1. Zet je ideeën in een tabel
  2. Geef op een schaal van drie aan
    • hoeveel inspanning/afstemming ze vergen,
    • hoeveel effect ze gaan hebben,
    • hoe urgent ze zijn en
    • hoe belangrijk.

Bijvoorbeeld:

 
3. ’Plot’ ze in onderstaand matrices.


Uit je eerste matrix zie je direct je laaghangend fruit: dat wat je met minimale inspanning en groot effect kan doen: idee 2 dus!
Daarover hoef je je niet te verantwoorden, niet af te stemmen, geen investeringen voor te doen.
Dus: wat let je?
De andere matrix is voor serieuzer spul: je strategische zaken, die je op termijn wilt inplannen en uitvoeren.
Daarvoor kan meer afstemming en afweging nodig zijn en misschien wel degelijk investeren vragen. Kies primair voor de activiteiten in het kwadrant rechts boven. In dit voorbeeld idee 3.
Pak je laaghangend fruit nog net even lekker voor je vakantie, of als de rest met vakantie is?
Dan kun je na de vakantie je collega’s voorleggen welke zwaarwegender prioriteiten je in het najaar wilt oppakken, of in je plan voor volgend jaar opnemen.
Bijvoorbeeld in je A3, als aantrekkelijk alternatief voor een jaarplan.
Gaat daarvoor al naar www.mijnA3.nl.
Reacties? Geef die hieronder!
En/of stuur dit bericht door aan iemand de je daarmee een plezier denkt te doen.
Een goede zomer!
Mauk van Heemstra
 

A3-vragen onderweg….

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!
Gaande je A3, rijzen er verbetermogelijkheden: de drie meest voorkomende zijn:
1/ Vraag je af of je A3 op alle onderdelen samenhangend is.
Immers: het totaal van je acties moeten leiden tot je doelen via je strategieën.
En die strategieën moeten weer gebaseerd zijn op je SWOT.
Bijvoorbeeld: de sterktes van je organisatie wil je inzetten om je doelen te bereiken. Benut je die ten volle? Staat dat in je strategieën? Heb je daaronder toereikende acties benoemd?
Net zo bij je kansen en bedreigingen. Heb je ook die in je strategieën en acties meegenomen?
En als je alles op je A3 door je oogharen bekijkt, ben je dan conform je kernwaarden bezig en inderdaad aan het afstevenen op je hogere doel?
Het kan leerzaam zijn om deze vragen aan een buitenstaander voor te leggen die je A3 bekijkt. Die ontdekt vaak inconsistenties of omissies die je zelf over het hoofd ziet.
2/ Daarnaast komen velen in verleiding om binnen de SWOT in het vakje ‘kansen’ uitspraken te doen, die eigenlijk strategieën zijn. Het vakje ‘kansen’ hoort alleen die onderwerpen te bevatten waar je als organisatie zelf geen invloed hebt en die ‘buiten’ jou gebeuren. Beschrijf ze dus ook als iets wat buiten je beïnvloeding gebeurt.
De verleiding is vaak om dan al een reactie op die kans te noemen. Maar die reactie hoort niet in het vakje ‘kansen’ te staan, maar bij je strategieën, of zelfs bij je acties.
Kijk dus eens extra kritisch naar wat je bij je ‘kansen’ hebt gezet: is dat echt alleen een beschrijving van wat buiten je organisatie gebeurt? Of heb je stiekem daar je voorgenomen reactie geformuleerd?
3/ Dan komen velen in verleiding om meer dan 5 kernwaarden op te nemen. De kunst is net als in alle andere vakken van je A3 om je te beperken. Als je meer kernwaarden dan die vijf opneemt, verlies je focus. De kunst is om je te beperken tot zelfs het liefst drie kernwaarden, waar je alles aan ophangt, bijvoorbeeld ook onderliggende waarden. Heb het lef om je te beperken en er samen met je team uit te komen waar je voor kiest. Juist die discussie helpt je onderling qua focus en prioritering, net als je discussies over andere aspecten van je A3.
Heb je zelf andere vragen of verbetervoorstellen?
Reageer hier onder of mail ons op info@steedsbeter.nu

Na 12 maanden: samen heerlijk veel beter!

 
Twaalf maanden een gezondheidscentrum gecoacht op Lean. Het ‘Lean-team’ zit nu maandelijks dertig minuten bij elkaar om overeind te houden wat zij geleerd en ingeregeld hebben. Ik ben toehoorder.
In het rondje hoor ik dat Cesartherapeuten met hun dagbord werken, dat werkt lekker. Zij houden elkaar wakker op wat er aan de hand is en het bindt onderling. Bij de apotheek  voelen ze al dat Lean in hun genen zit: met een verbeterbord, waarop iedereen ideeën spuit. Die worden bij de dagstart doorgenomen,  om er een of twee uit op te pakken en verder te brengen. Zo zijn de afgelopen tijd talloze ideeën opgeplakt, opgepakt en tot resultaat geholpen. Bijvoorbeeld met ‘5S’, dat is kortgezegd: spullen op de ideale plaats leggen. Ze startten met een 5S-sessie met het hele team en lieten daarna nooit meer los. Zodra ze iets missen vinden ze het vlakbij terug, omdat er maar één exemplaar van is, dat op een vast aangegeven plaats hoort.
Elke keer als er een hapering optreed tijdens het werk, hoe klein ook, is dat een verbeterkans. Een collega-apotheker kwam op bezoek. Zij waren diep onder de indruk.  Ook de inspectie kwam langs. Ook daarvan complimenten. Complimenten die terug te voeren zijn op Lean denken en doen.
Dan de fysiotherapeuten: het dagbord is hun ontmoetingspunt van de dag. Zij  werden geïnterviewd door een promovendus over bezielend leiderschap. Ja, zo beleven zij Lean ook: het geeft bezieling, je bent beter en leuker met elkaar in continue ontwikkeling om zaken steeds beter en simpeler te maken.
Het Buurtzorgteam heeft ook hun ruimtes aangepast op ‘5S-wijze’ en start met een A3 (www.mijnA3.nl). Dat is nog even wennen voor ze, maar zij gaan er aan staan.
De huisartsen hadden het dagbord ook met een dagelijkse start voor ogen. Maar het blijkt een hele klus om iedereen om 7:50 uur om dat bord te krijgen. Het bord kreeg toen een andere werking: de protocollen passeren beurtelings de revue en worden aangepast. Dat was al jaren een wens.
Aan- en afwezigen waaronder zieken krijgen aandacht, wat huisartsen en assistenten dichter bij elkaar brengt. Zo heeft Lean niet alleen een structurerende, maar ook een sociale werking.
Tijdens het rondje schrijf ik vijf onderwerpen op die het lean team noemt, zaken waar zij tegen aan lopen: verbeterkansen dus. In dat ene halve uurtje ontstaat een warm gevoel van trots, van continue verbeteren, van aandacht en belangstelling voor elkaar en elkaars ontwikkelingen in het elke dag weer verbeteren van het werk.
Ze ontmoeten via deze werkvorm de andere disciplines.  Er ontstaat een team-beleving waar niemand een jaar geleden van had durven dromen.
Hoe? Door alles veel simpeler te houden: met steeds minder ballast, vermijdbare zaken vermijdend, daarover in gesprek gaand en dat alles via dagborden visueel volgbaar. Zodat je successen ziet en ze kunt vieren.
In dit ene halve uur dus ook weer vijf verbeterpunten.
Zonder Lean waren die niet als zodanig herkend, was er geen methode om ze een plaats te geven en  er achtereenvolgens iets mee te doen; tussen alle drukte en andere prioriteiten door.
Met Lean heeft het gezondheidscentrum hiervoor een houding en instrumenten, om binnen dagen en weken relevante zaken tot resultaat te brengen, in plaats van als wens voor ooit… lees: nooit.
Ook zo’n Lean traject? Begin met een ervaringssessie aan huis. Klik daartoe hier! Misschien ben ook jij in een keer verkocht!
 

Stel je SWOT-antenne in!

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl lees erover en wórd het!

Veel zorgverleners vinden het een scheldwoord: SWOT. Het komt uit de marketing. Maar als je je SWOT-antennes instelt word je flexibel!

De SWOT staat niet voor niets in je A3: Een blokje van maximaal 5 kreten per onderdeel: SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. In gewoon Nederlands de Sterktes en Zwakten van je eigen organisatie in relatie tot vergelijkbare aanbieders. Kansen en Bedreigingen slaan op je omgeving: dat waar je zelf geen directe invloed op kunt uitvoeren. Samen zijn zij een belangrijk oriëntatie voor de manieren waarop je je organisatie wilt ontwikkelen: je strategieën.
Bijvoorbeeld: je bent als verpleeghuis knettergoed (sterkte) in cliënt-bejegening, maar kwetsbaar (zwakte) in je financiële administratie. Als kans blijkt de minister cliënten een grotere inbreng te willen geven, terwijl dezelfde minister je financieel wil straffen als je dit niet doet (bedreiging).

Je kiest strategieën waarmee je je sterkte benut, rekening houdend met je zwakten, om de kansen te pakken en bedreigingen af te wenden.

Wat veel organisaties te weinig doen, is gedurende het jaar die SWOT actueel houden. De SWOT krijgt dan maar één keer per jaar aandacht, namelijk bij de actualisering van je A3. Soms slechts eens per 3 jaar, als een meerjarenbeleid wordt bijgesteld. Dat kon in het verleden nog wel, maar in deze turbulente tijden, moet je dat echt vaker doen!

Het helpt als één persoon permanent verantwoordelijk maakt voor het ‘bewaken van je SWOT: je ‘SWOT-antenne’! Vooral gericht op de ‘O’ en de ’T’ (je kansen en bedreigingen) Die veranderen namelijk het snelst.  Als voorbeelden een huisartsen-maatschap bij een gezondheidscentrum, of een afdeling ‘zorg’ van een verpleeghuis. Je maakt dan één van de medewerkers ‘SWOT-antenne’. Als er dan door het jaar heen iets gebeurt in je omgeving, wat deze persoon als serieuze kans of bedreiging voor je plannen ervaart, geeft deze persoon een signaal af dat moet worden bekeken welke aspecten in je A3 om bijstelling vragen. Als slechts één iemand die permanente taak heeft, ben je permanent alert op wijzigende omstandigheden. Dit voorkomt dat je aan het eind van het jaar pas ontdekt wat er allemaal is gebeurd wat je plannen verstoord heeft en je niet meer kunt beïnvloeden.

Dus als de minister straks plots de thuiszorg opnieuw op zijn kop zet, kan de antennehouder van de afdeling zorg of van de huisartsenmaatschap intern terstond aan de bel trekken. Dat geeft rust voor de anderen, die daar dan minder alert op hoeven te zijn.

Dit voorbeeld laat zich organisatie-breed uitvergroten. Want eenzelfde antenne wil je dan inrichten op verpleeghuisniveau, resp. op dat van je gezondheidscentrum, of binnen een discipline.

Op die manier tuig je in je organisatie een tevoren geselecteerd aantal antennes op om gedurende het jaar je overeengekomen plannen en acties levend te houden bij wijzigende omstandigheden.

Je blijf je beheersbaar flexibel naar wisselende omstandigheden!

Geef hieronder je reactie of stuur dit bericht door naar iemand die je hiermee een plezier doet via de icoontjes links in beeld!

Nu of nooit!

Als er één moment is waarop het wijs is om op een A3 over te stappen, om plannen en beleid overzichtelijk en snel op een rij te zetten, is het nu!
Want in deze onzekere tijden, met hercontractering in de eerste lijn, verschuivende panelen in de VV&T-sector – en waar eigenlijk ook niet? – is het zaak om je lange termijn perspectief kort en helder te formuleren.
Ons geautomatiseerde A3 helpt daar “gigantisch” bij.
Klik nu naar www.MijnA3.nl  en formuleer in dertig minuten de eerste contouren van je missie, visie, bedoeling en doelen op termijn.
Gewoon gratis proberen. En als je het breder gaat toepassen, kies je een bijpassend abonnement.

Gebruik dat A3 om met je teamgenoten te delen, opdat je er een gemeenschappelijke versie van maakt.
Voor iedereen wordt jullie beleid in één oogopslag helder.

Dan heb je één vertrekpunt voor je gesprekken met je contractpartners en met ál je relaties die je wilt meenemen in je plannen voor de toekomst.
Ook biedt het ingevulde A3 houvast voor je eigen organisatieontwikkeling in de komende jaren.
Start nu je meer-jaren-A3, nog vóór de zomer, dan kan dat blijvend een leidend instrument worden.
Geen moment verliezen: ga voor robuustheid, eenvoud, overzicht, en gedeeld begrip, nu naar www.MijnA3.nl en start!
Reageer hieronder met suggesties en/of stuur dit bericht door naar iemand die je dit ook gunt!

Niet zoals het heurt……

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl lees erover en word gebruiker!

De koninklijke weg voor je A3 begint bij je hoger doel – je bedoeling – en loopt via je visiekernwaarden, SWOT, gewaagde doelen, naar je strategie en acties.

Maar handig kan anders zijn.

Een praktische route in vijf stappen:
1/ Begin wel bij je ‘bedoeling’, waar het je echt als organisatie(-onderdeel) om te doen is. En ook je SWOT (zwakten, sterktes, kansen en bedreigingen) zou ik stevig overdenken. Dat wordt vaak vergeten. Maar de omgeving verandert tegenwoordig zo snel, dat je die SWOT (althans in ieder geval de kansen en bedreigingen) zelfs elk kwartaal tegen het licht moet houden! ‘Vroeger’ was eens per jaar, of zelfs eens per drie jaar genoeg.
2/Daarna zou ik globaal noemen waar je ‘gewaagde doelen’ over gaan en  daarna heel pragmatisch met je ‘acties’ aan de gang:
Zet gewoon alle acties die in je opkomen op een rijtje en haal daar de acties van je vorige jaarplan of A3 bij. Dat werkt heerlijk met een ‘mindmap’. Ik ben een fan van MindNode.

In een mindmap kun je eerst al je acties lukraak ophangen, om ze later te sorteren. Clusterend krijg je zo groepen acties die bij elkaar horen. Dan zie je in één oogopslag dat je op sommige groepen veel en andere slechts een enkele actie hebt. Dat kan reden zijn om uit een te groot aantal acties de essentiële te selecteren, of ontbrekende acties toe te voegen.

3/Daarna identificeer je alle acties die eigenlijk vanzelf spreken en ook wel lopen als je er geen aandacht aan geeft. Zet die op een aparte lijst. Gewoon in een Excel, of Word-document en noem dat document je ‘normale gang van zaken’. Want die acties wil je door het jaar heen uiteraard wel uitvoeren, maar daar hoef je niet als topprioriteit op te letten. In je A3 wil je namelijk alleen die acties die nieuw zijn, of aandacht vragen omdat zij wellicht anders niet gebeuren.

Zo houd je zicht en overzicht op je hoofdzaken.

Dan heb je – soms – nog de acties bij een cluster. Als dat er veel zijn, kun je daar het beste een project A3 van maken. Zo’n hele cluster van acties vraagt dus als cluster aandacht. In je A3 vervang je dat cluster van acties door één enkele actie, genaamd ‘project X volgens plan’. Dat scheelt een hoop ruimte op je A3.
4/Als je zo je acties opgesomd hebt, kun je door je oogharen kijken of je een zin kunt verzinnen die een cluster van acties beschrijft. Zo’n zin zet je bij je strategieën.
Op deze manier bouw je je A3 op vanaf de acties, richting strategieën, leidend tot je gewaagde doelen. Dus van ‘onderaf’ naar ‘boven’; van concreet en praktisch, naar abstract.
Meestal heb je je A3 dan voor 80% op orde.
5/Écht afmaken doe je daarna door de andere vakjes te vullen en dan te kijken of alle aspecten uit de andere vakjes gedekt zijn door je acties. Maak wel je gewaagde doelen nog ‘SMART’. Vaak duikt er dan nog een nieuwe strategie op, met een aantal daarbij te bedenken acties, of nog een enkele losse actie.
Niet de koninklijke weg, maar vaak wel een makkelijke en snelle, die tot een zelfde, of misschien zelfs eerder en beter resultaat leidt.

Reageer hieronder op deze tips&trucs met vragen of suggesties, om ons te helpen ook jou steeds verder te helpen. Of mail ons via info@steedsbeter.nu.

Stuur deze informatie gerust door aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen.