dagbord

Hoshin Kanri

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

‘Hoshin Kanri’ en ‘strategy deployment’: ingewikkelde woorden voor lastige zaken, tenzij je dat met A3’s doet.
Hoshin Kanri is de Japanse uitdrukking hiervoor. Strategy deployment komt uit de Angelaksische management theorie.
In essentie gaat het er om dat je de doelen, strategieën, acties en bedoelingen van je hele organisatie onderling aansluiten. Het is om het even of daarmee ‘onderin’, ‘bovenin’, ‘voor’ of ‘achter’ in je organisatie  begint. Althans als je dat via A3’s doet.


Je kunt op elke plek in je organisatie met een A3 beginnen, bijvoorbeeld binnen een gezondheidscentrum bij de huisartsen als discipline.
Als je daarvoor je A3 gebakken hebt, kun je dat aan je collega’s van andere disciplines laten zijn en om hun reactie vragen in de vorm van hun A3. Daarmee worden zij meteen uitgenodigd om aan te geven in welk opzicht zij vergelijkbare doelen, bedoelingen, visie en strategieën hebben, waarin je elkaar kunt versterken.
Eenzelfde ‘oefening’ kun je doen, door je ‘overkoepelende’ A3 voor je gezondheidscentrum of ‘hoofdkantoor’ te maken.
Stel dat je die drie A3’s hebt, dan hang je ze naast elkaar op een muur en zoekt opnieuw naar de overeenkomsten en verschillen om te constateren in welke opzichten de A3’s elkaar versterken en samenhangen, dan wel op welke onderdelen je dat alsnog wilt realiseren. Bijvoorbeeld omdat blijkt dat er binnen een discipline een plan ligt om je ICT slimmer in elkaar te zetten en dat eigenlijk voor het hele centrum aan de orde is, dus dat je daar een centrum-breed traject van maakt, dat op ieders A3 een plekje krijgt.
Er zijn talloze benaderingen om Hoshin Kanri en strategy deployment te organiseren, maar voor ons is het steeds een pracht-ervaring, als organisaties eenmaal zover zijn, dat zij

  1. op hun jaarlijkse ‘beleidsdag’ alle A3’s van de organisatie-onderdelen naast elkaar hangen.
  2. Dat daarna een vertegenwoordiger van dat organisatieonderdeel de belangrijkste aspecten van haar/zijn A3 toelicht en
  3. dan iedereen met ‘geeltjes’ reacties verzamelt en bij de A3’s gaat plakken.
  4. Daarna nog een rondje van iedereen langs alle A3’s met alsnog reacties op geeltjes.
  5. Dan zie je in één oogopslag waar de meeste geeltjes zitten die om aandacht vragen en je snapt elkaar in een keer op de onderwerpen waar je nog vragen over hebt en tot nader begrip of besluiten wilt komen.

Op die manier heb je in enkele uren je totale strategie op alle niveaus van je organisatie voor elkaar. Tenzij je als organisatie heel veel groter bent, dan combineer je enkele niveaus, om het behapbaar te houden.
Voor de liefhebber bracht één van onze klanten ons op nog een idee. Zij gebruiken de A3’s zelfs voor hun individuele voortgangsgesprekken. Dus A3’s als ondersteuning van functionering- en voortgangsgesprekken, leidend ook tot hun persoonlijke ontwikkelplannen!
Dan heb je je strategie werkelijk doorgevoerd tot op het meest gedetailleerde niveau: namelijk je individuele medewerkers. Als zij immers hun individuele A3 hebben aangesloten hebben op hun afdelings- of discipeline-A3, dat op zijn beurt weer aansluit op het overkoepelende en de neven-A3’s van collega-disciplines, dan ben je werkelijke rond van ‘boven’ naar ‘beneden’, of van ‘voor naar achter’ afhankelijk van hoe je je eigen organisatie beschouwt: hoshin kanri en strategy deployment in een notendop!

Reacties? Graag hieronder!

Of stuur dit bericht aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen!

Continu verbeteren kan echt!

Je ziet het of je ziet het niet…
De schellen vielen mij van de ogen toen ik het zag: elke medewerker in de hele organisatie verbeterde elke dag een paar dingenHele kleine dingen. 
Daarmee verhoogde de hele organisatie continu en permanent de kwaliteit van haar dienstverlening. Dát leidde ook op den duur tot veel meer kwaliteitsverbetering, dan af en toe een zogenaamd rigoureus verbeterprogramma, vaak onder leiding van experts; nog erger: ‘van buiten’.
Over permanent verbeteren zijn boeken volgeschreven. Ik noem twee voorbeelden.
Het eerste voorbeeld is Toyota, dat zo’n organisatie is.

  1. In elke fabriek wordt zo’n 500 tot 1.000 keer per dag door medewerkers aan het ‘andon’ (koord) getrokken als signaal dat zij iets opmerken dat voor verbetering in aanmerking komt.
  2. Dan snelt hun teamleider toe om te helpen.
  3. Daarop wordt het euvel samen tijdelijk verholpen en genoteerd.
  4. Die notatie komt op een bord, dat een paar keer per dag wordt bekeken.
  5. Al die verbetersuggesties worden dan opgepakt om te onderzoeken, of om naar een bord op ‘hoger niveau’ gebracht als het alleen daar opgelost kan worden.
  6. Oplossingen worden daarna in enkele uren gerealiseerd, soms in een of twee dagen, zelden duurt het langer.
  7. Bij uitzondering wordt een ‘Kaizen event’ georganiseerd, waarin men met vele betrokkenen, soms wel dagen, doorgaat totdat het probleem tot op de kern is geanalyseerd, daarvan de grondoorzaak is opgespoord om daarna structureel te worden verholpen.

Jawel structureel: dus het probleem doet zich nooit meer voor, omdat de kernoorzaak is weggenomen!
Dergelijk gedrag in een organisatie valt direct op, als je daar voor open staat. Want iedereen is er elk moment mee bezig.
Als je dit principe niet kent, zie je het ook niet.
Wat kan dat voor jou betekenen?

  1. Dat je ook elk moment van de dag alert gaat zijn op zaken die niet helemaal lopen zoals jij ideaal vindt.
  2. Dat je er dan ter plekke iets mee doet, het wellicht eerst ter plekke tijdelijk oplost.
  3. Dat je dat ergens noteert, bijvoorbeeld op een ‘verbeterbord’, om het met vaste regelmaat onder de loupe te nemen en te onderzoeken.
  4. Dat dit alles tot structureel en continu verbeteren leidt.
  5. Alles bij elkaar verhoogt dat continu de kwaliteit van je dienstverlening.
  6. Als ook al je collega’s dit doen, brengt het een gezamenlijke verantwoordelijkheid mee van iedereen in de organisatie voor het totaal.

Het leidt tot minder verspilling, dus stelselmatige besparing van kosten en tijd, die je daarna voor kwaliteitsverhoging kunt inzetten en het werkt aanzienlijk prettiger voor iedereen: want je ziet iedereen er samen aan staan; aan dat verbeteren!
Een tweede voorbeeld:

  1. Je grijpt mis naar verband (oeff!).
  2. Je gaat dat verband dan nog één keer halen uit een voorraad verderop (tijdelijke oplossing voor het probleem van dat moment).
  3. Je noteert je ervaring op het dagbord, waar je als team dagelijks bijeen-komt.
  4. Dagelijks bekijk je met je collega’s welke verbeterpunten zijn verzameld. Daarvan worden de eenvoudigste (laaghangend fruit!) ter oplossing opgepakt door degenen die dat op zich willen nemen.
  5. Terugkerende, zwaardere onderwerpen worden met enkelingen apart besproken, om meer tijd en aandacht aan te geven.
  6. Beide leiden de dag daarna tot een terugmelding over de voortgang. Bijvoorbeeld leidend tot een nieuwe definitie van de standaardvoorraad voor het verband, bijvoorbeeld ‘waar je minstens één dag mee toekan’. Met daarbij de afspraak dat die voorraden dagelijks worden nagelopen en aangevuld vanuit het magazijn.
  7. Probleem definitief opgelost.

Stel je voor: elke collega voelt zich net als jij verantwoordelijk voor het totaal van jullie organisatie en elk akkevietje dat jullie door de dag tegenkomen (en dat zijn er minstens enkele per dag per persoon) leidt tot het direct oppakken daarvan en tot stelselmatig verbeteren naar aanleiding daarvan. Dit, omdat je een simpel en handig systeem hebt om met verbeteringen en ideeën om te gaan.
Heb je dat nog niet en wil je dat wel? Wij kunnen je daar in kleine stappen snel brengen. Reageer hieronder of meld je bij ons via info@zorgsteedsbeter.nl. En stuur dit bericht vooral door naar iemand die je daar een plezier mee doet!

Begin zelf vandaag al!
 

Wees zuinig met je A3’s!

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg groeit je verzameling A3’s. Omdat je ze ooit startte, maar niet afmaakte; omdat je je A3’s van de vorige periodes nog hebt staan, omdat je binnen je organisatie aandachtsgebieden hebt met eigen A3’s en ook nog eens project-A3’s.
Op een gegeven moment zie je dan door de bomen het bos niet meer.
Dit kan anders!
De truc van de A3’s op www.MijnA3.nl is dat je alleen je actieve A3’s in beeld houdt en de rest opslaat. Het liefst buiten www.MijnA3.nl, gewoon bij je eigen computerbestanden.
www.MijnA3.nl is immers alleen bedoeld om actief je A3’s te kunnen maken en door de tijd te monitoren voor je voortgangssturing.
Daarom:

  1. download elke A3 die je niet meer actief gebruikt als PDF. Sla die op een logische plaats op bij je normale computerbestanden.
    Verwijder vervolgens het betreffende A3 uit www.MijnA3.nl.
  2. Groeperen van je A3’s helpt ook.
    Maak onderscheid tussen je ‘hoogste’ A3, die je totale organisatie vertegenwoordigt en ‘sub-A3’s’, die afdelingen, disciplines of projecten vertegenwoordigen.
    Maak voor elk van die categorieën een ‘groep’.
    Dat doe je door rechtsboven op je scherm op je naam te klikken, en daarna op ‘groepen’.
    Dan kun je groepen toevoegen.
    Handig is vaak om een ‘algemene’ groep te maken, waarin o.a. je ‘hoogste’ A3. Daar kun je dan je organisatie-leiding als beheerder of gebruiker aan toevoegen of een beleidsmedewerker.
    Daarnaast benoem je groepen voor je andere categorieën.
    Het voordeel van groepen is ook dat je daar andere beheerders en gebruikers aan kunt toekennen, zodat zij alleen toegang hebben tot de A3’s die zij hoeven te bewerken.
    Immers: www.MijnA3.nl is geen verzameling van A3’s om digitaal te bekijken. A3’s hang je fysiek op in je werkruimtes. www.MijnA3.nl is alleen bedoeld voor de A3-‘eigenaars’ om ze zelf te bewerken.

Zo heb je overzicht in je A3’s, waartussen je geen ‘oude’ A3’s meer hebt hangen.
Dan nog een trucje, voor als je een nieuw A3 start.
Als voorbeeld je nieuwe jaar-A3.
Vaak is het handig om dan het vorige jaar-A3 te nemen, dat definitief te downloaden naar je normale computerbestanden, en daarna hetzelfde A3 te herbenoemen als je nieuwe jaar-A3.
Dan heb je immers alle informatie van het vorige A3 er nog in staan, en hoef je alleen te wijzigen wat voor het nieuwe jaar geldt. Dat is vaak eenvoudiger dan een nieuw A3 opnieuw vullen.
Net zo kan dat voor andere A3’s gelden, die lijken op eerdere A3’s.
Kortom:

  1. Verwijder alle A3’s uit je www.MijnA3-nl-abonnement die niet meer actief zijn, nadat je ze gedownload hebt, of herbenoem ze als start voor een opvolgend A3.
  2. Groepeer alle resterende actieve A3’s in categorieën die logisch zijn, met beheerders en gebruikers, die alleen bij die A3’s hoeven.

Heb je vragen of suggesties hierover, of anderszins over je A3’s?
Mail ons vooral op info@steedsbeter.nl.
A3 ze!

Slimmer werken scheelt mensenlevens!

Bij een klant van ons, gestart met dag-borden, ontstond frustratie: een aantal probleempunten bleven maar op het bord, zonder dat ze opgelost werden. Verder werkte het dagbord geweldig. Maar dit stoorde.
Het speelde in een gezondheidscentrum in een achterstandswijk. Zij hadden al jaren een probleem met wachtrijen voor de balie. Als verbeterpunt kwam het op het dag-bord. Maar niemand wist hoe dit probleem op te pakken. Dus er gebeurde niets mee. De frustratie groeide.
Aan ons de vraag: hoe anders?
We leerden een simpele manier van omgaan met problemen:

  1. Eerst een goede probleembeschrijving met de ‘5xW2xH-methode’ (Antwoord op de vragen Wat?, Wie?, Waar?, Wanneer?, Waarom?, Hoe? en Hoeveel?; dit zo specifiek mogelijk mbt ‘het probleem’)
  2. Zoek daarna de kernoorzaken door 5x de Waarom-vraag te stellen.
  3. Als de kernoorzaken gevonden zijn ligt in 9 van de 10 keer de oplossing voor de hand. En vaak een heel andere dan je bedenkt zonder 5W2H en 5xWaarom! Én blijvend opgelost, want structureel!

Te simpel voor woorden, maar heel effectief! Lean is simpel. Als het ingewikkeld wordt moet je je afvragen of je nog wel goed bezig bent.
Waarom dit voorbeeld een mensenleven scheelt!

 
Het bovenstaande daarna in één zin samengevat:
Elke dag tijdens de spreekuren moeten ca 200 patiënten, die zich bij binnenkomst aan de balie moeten melden, gemiddeld 5 minuten aan de balie wachten, hetgeen ontevreden patiënten geeft door wachten en gebrek aan privacy, de behandelaar tijd kost tengevolge van patiënten die te laat komen en de medewerker onder een hoge werkdruk zet.
Je kan ook anders naar dit probleem kijken.
Er wordt elke dag 200 x 5min = 1.000 minuten aan tijd van patiënten verspild. Dat is dagelijks ruim 16 uur. Tel daar 8 uur per dag slaap bij. Dan is dit bij elkaar opgeteld 24 uur.
Je kunt dus kunnen zeggen dat de wachtrij in dit gezondheidscentrum een mensenleven verspilt!
Hoeveel mensenlevens zouden op deze manier in een ziekenhuis verspild worden?
Minder dan dat er gespaard worden?

Je ziet hier, dat al na 4x de ‘Waaromvraag’ voor een deel van de patiënten het probleem eenvoudig is op te lossen. Namelijk voor de 90 die wél weten met welke behandelaar ze een afspraak hebben en waarvan ze weten waar die zit.
Als deze patiënten zich niet hoeven te melden is de omvang van het probleem al bijna gehalveerd!
Bij de antwoorden op de 3de Waarom-vraag zou je nog twee andere waarom-vragen kunnen stellen (Dit zijn 2 aftakkingen van de eerdere Waarom-vraag met nieuwe waarom vragen).
1/  “Waarom heb je geen wachtkamer per discipline?” Dat is relevant, omdat bijna iedereen weet of die naar een arts of fysiotherapeut moet. Als elke discipline één wachtkamer heeft, doet de naam er niet toe om naar de goede wachtkamer te gaan.
Niet elke discipline heeft een eigen wachtkamer omdat het gebouw dat nu niet toelaat. De oplossing zou zijn een kleine aanpassing aan het gebouw.
Dat is wellicht voor de toekomst een oplossing, maar daar willen we nu niet op wachten.
2/ De andere Waarom vraag die je kunt stellen is: “Waarom weten de 20 patiënten die een afspraak hebben met een waarnemer niet waar ze moeten zijn?” Het antwoord is dat waarnemers steeds in een andere kamer zitten. Een oplossing hiervoor kan zijn om een vaste kamer voor waarnemers in te richten. Dat is met enig schuiven wél mogelijk.
Na een analyse van iets meer dan een uur (!) hadden we een uiterst simpele oplossing:

  • alleen patiënten die niet weten waar ze zijn moeten, hoeven zich te melden
  • de waarnemers krijgen vaste plekken
  • met visuele hulpmiddelen en foto’s van de behandelaars wordt aan binnenkomende patiënten duidelijk waar iedereen zit
  • bij een toekomstige verbouwing wordt rekening gehouden met één wachtkamer per discipline

Deze oplossing is binnen week na het analyseren van het probleem uitgevoerd!
Daarmee is er nog maar een klein gedeelte van de patiënten die zich aan de balie meldt.
Resultaten:

  • Wachttijden zijn gedecimeerd!
  • Patiënten komen vaker op tijd.
  • Zij hoeven minder te wachten.
  • De werkdruk aan de balie is sterk verminderd.

Éen uur analyseren scheelt binnen één week een mensenleven aan tijd!
Hoe lang schuif jij je problemen nog voor je uit?
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!