dagbord

Structureel uitlopend spreekuur? Stop ermee!

/in , , , , , /door

Een arts, die door stress en werkdruk geen plezier meer in zijn werk had, vroeg onze hulp. 

Zijn spreekuur liep steevast uit en zijn werk kreeg hij overdag niet af.

Vaak komen we in huisartsen-praktijken tegen, dat consulten niet binnen de voorgeschreven 10 minuten gebeuren. Toch worden die nog vaak voor die 10 minuten ingepland.

Dit geeft stress bij de arts en in de hele organisatie, met lange wachttijden voor patiënten.

Dit kan anders!

Onze arts had gemiddeld ca. 13-14 minuten tijd nodig voor een consult. Hij had geprobeerd om het sneller te werken, maar kreeg dat niet voor elkaar. Hij voelde zich hierover schuldig, leidend tot stress en werkdruk. Zijn etenspauze sloeg hij vaak over en hij werkte vaak door tot ca. 19.00 uur of later i.p.v. tot de in de agenda geplande 17.00 uur. Bovendien nam hij werk mee naar huis, waar hij ‘s avonds niet altijd aan toe kwam. Deze berg werk schoof daarmee door naar het weekeinde. 

Zijn medewerkers in de praktijk ervoeren ook stress. De arts was zo druk dat ze hem slecht te spreken kregen voor overleg en bovendien durfden ze hem vaak niet te storen. Als hij dan even tevoorschijn kwam, werd hij besprongen met vragen, maar in de haast werden dan toch dingen vergeten, waardoor de arts later opnieuw gestoord moest worden. Dit ervoer de arts op zijn beurt nogmaals als vervelend en stress verhogend.

De arts kon geen goed antwoord geven op de vraag waarom voor de consults 10 minuten werd ingepland, terwijl iedereen wist dat hij er langer over deed. 

Samen met de arts, zijn assistente en de praktijkmanager bedachten wij een plan. 

Uitgangspunt was dat de arts op dezelfde wijze met zijn patiënten zou blijven werken. De patiënten waren daar blij mee. Zijn manier van werken was juist een sterk punt, dus daaraan niet tornen! We zetten hier een voor iedereen goede structuur omheen. Zodat de arts niet meer zou uitlopen en zich niet meer gestresst of schuldig hoefde te voelen jegens patiënten, medewerkers en familie.

Wij planden de agenda zo, dat voor elk consult standaard 15 minuten stond. En we planden een langere werkdag in, waardoor de agenda nu tot 18.00 uur ingepland werd i.p.v. voorheen tot de onrealistische 17.00 uur. Dit met het doel om dan ook echt om 18.00 uur klaar te zijn i.p.v. nu in de werkelijkheid pas om 19.00 uur. De assistente en de praktijkmanager namen een paar taken over van de arts en er werden vaste overleg-momenten voor de arts met de DA en POH in de agenda gezet. De arts zou zich aan deze vaste momenten houden en de medewerkers moesten goed voorbereid het overleg in gaan, zodat het kort gehouden kon worden. Verder werd afgesproken dat bij het dagbord-overleg elke ochtend geëvalueerd zou worden hoe het de dag ervoor was gegaan.

Na wat aanloopproblemen bleek dit goed te werken. Het spreekuur liep zelden meer uit. Dit gaf rust en het werkplezier keerde terug. De patiënten hoefden minder te wachten en door het vaste tijdstip van overleg konden de DA’s hun vragen verzamelen en op dat moment beantwoord krijgen. Ze bereidden dit beter voor en de arts werd hierdoor tussendoor minder gestoord. Verder bleek na verloop van tijd dat geen werk meer mee naar huis werd genomen en dat de arts meestal zelfs vóór 18.00 uur met zijn werkzaamheden klaar was!

De evaluatie bij de het dagbord elke ochtend bleek zeer belangrijk. Zeker in het begin konden een aantal verstorende zaken waar niet aan gedacht was opgelost worden. De agenda en de taakverdeling werd daarop aangepast. Ook zorgde dit ervoor dat een terugval in oude gewoonten werd voorkomen.

Het motto: plan realistisch in plaats van volgens ‘de norm’, als die norm niet werkt! Daar wordt iedereen beter van!

Dit bericht doorsturen aan iemand die je daar een plezier mee doet? Gebruik de icoontjes. Ons berichten? Mail ons op info@zorgsteedsbeter.nl

Vijf tot tien minuten dagbord-overleg: onvoorstelbaar effectief!

/in , , , /door

Een kort dagbord-overleg kan waanzinnige effecten hebben
Bij veel van onze klanten merken we eerst aarzeling als het om werken met dagborden gaat. Menigeen lijkt het vervelend om het overleg aan het begin van de dag te doen, mensen te vragen om tien minuten voor aanvang van de dienst present te zijn voor het dagbord-overleg. Men realiseert zich dan niet wat een dagbord-overleg je oplevert! En hoe dat je ‘A3’ propellers geeft!

Al direct door naar ons tijdelijke aanbod? Kijk nu al onder aan deze tips&trucs!

 Wat is een dagbord-overleg?
Dat is een dagelijks moment waarbij medewerkers en leidinggevenden van een afdeling (of bijvoorbeeld een huisartsenpraktijk) staand voor een dagbord een overleg hebben van hooguit tien minuten. Het beste moment om dit overleg te houden is direct aan het begin van de werkdag, of voor het begin van een dienst. Dan kan zowel de komende dag doorgenomen worden als op actuele zaken als ziekte en dergelijke ingespeeld.

Wat levert het op?
Een arts, één van onze klanten:

  1. “die vijf tot tien minuten elke ochtend schelen ons heel veel tijd in verder overleg.
  2. We krijgen bovendien meer dingen voor elkaar.
  3. Een aantal overleggen die we hadden bleek overbodig en
  4. de overleggen die over bleven, verlopen veel effectiever.”

Een toelichting op dat laatste: het maandelijkse artsenoverleg werd veel effectiever omdat allerlei regeldingetjes (veelal dezelfde), die voorheen steeds weer op de agenda terugkwamen en veel tijd kostten, nu in de ochtendbespreking bij het dagbord al worden meegenomen. Dit had het effect dat het artsenoverleg nu in tegenstelling tot vroeger met name over zorginhoudelijke dingen gaat. Dit heeft tot zorginhoudelijke verbeteringen geleid, wat iedereen veel meer bevrediging geeft. “Ook de werktevredenheid van de medewerkers en artsen is afgelopen jaar sterk gestegen. In de functioneringsgesprekken kwam dit naar voren. Dat komt door het dag-bordoverleg en het Leantraject waar we mee bezig zijn.” In werkbelevingsmetingen noemen medewerkers het dagbord vaak zelfs als leukste moment van de dag!

En je A3 dan?
Je dagbord geeft je A3 vleugels! (als je nog niet weet wat een A3 is, ga dan snel naar www.MijnA3.nl en laat je verrassen!)
Want in je A3 heb je bedacht wat je op jaarbasis wilt doen en bereiken. Op je dagbord help je jezelf de waan van de dag te structureren. Wat is er dan krachtiger dan dat A3 op je dagbord te plakken en regelmatig de relatie te bespreken? Is wat jij aan het doen bent in lijn met je A3? En krijgt dat wat je je op je A3 hebt voorgenomen in je dagelijkse praktijk, dus aandacht op je dagbord? Naarmate je op die beide vragen “ja” zegt, heb je je strategie en doelstellingen opgelijnd met je dagelijkse praktijk. Dus ook kan je dagbord aanleiding geven om je A3 bij te stellen naar de inzichten uit je dagelijkse praktijk. De ‘uitvoering’ en het ‘beleid’ ontmoeten elkaar in een vaste omstrengeling!
Wij kennen geen andere manier waarmee je je beleid en praktijk dit zo krachtig op elkaar aansluit!!

Wat vinden artsen en medewerkers van het dagbord-overleg?
Bij onze klanten, eenmaal gestart met dagborden, wil niemand dit overleg meer missen. Ze vinden het bijdragen aan het teamgevoel en het geeft iedereen meer overzicht en duidelijkheid en het gevoel dat zij zelf meer kunnen bijdragen.

En A3’s?
Als je ze eenmaal hebt en eenmaal kloppend, wil ook niemand meer zonder! Steeds krijgen wij als reacties: ‘overzichtelijk’, ‘samenhangend’, ‘herkenbaar’, ‘voor iedereen toegankelijk’, ‘aantrekkelijk’.
Vergelijk dat eens met een klassiek beleidsplan!

Twijfels? Winst op een rij!
Twijfels over het invoeren van een dagbord-overleg? Gun jezelf de positieve effecten, schroom niet, ga die hobbel over en start ermee. Je zult zien dat:

  1. je overlegtijd bespaart,
  2. medewerkerstevredenheid stijgt,
  3. je organisatie effectiever wordt,
  4. je meer tijd krijgt voor zorginhoudelijke zaken
  5. je je dagelijkse praktijk kunt oplijnen met je beleid via je A3!

Tijdelijk aanbod:

voor € 480,- in 3 weken een werkende dagstart met je team!

Wil jij ook je ‘uitvoering’ continue aansluiten op je ‘beleid’ en meer weten over dagbord-overleg?

Klik nu hier voor nadere informatie!

Reageer hieronder of stuur dit bericht door naar iemand die je hier een plezier mee denkt te doen middels de icoontjes.

Hoshin Kanri

/in , , , , /door

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

‘Hoshin Kanri’ en ‘strategy deployment’: ingewikkelde woorden voor lastige zaken, tenzij je dat met A3’s doet.
Hoshin Kanri is de Japanse uitdrukking hiervoor. Strategy deployment komt uit de Angelaksische management theorie.
In essentie gaat het er om dat je de doelen, strategieën, acties en bedoelingen van je hele organisatie onderling aansluiten. Het is om het even of daarmee ‘onderin’, ‘bovenin’, ‘voor’ of ‘achter’ in je organisatie  begint. Althans als je dat via A3’s doet.


Je kunt op elke plek in je organisatie met een A3 beginnen, bijvoorbeeld binnen een gezondheidscentrum bij de huisartsen als discipline.
Als je daarvoor je A3 gebakken hebt, kun je dat aan je collega’s van andere disciplines laten zijn en om hun reactie vragen in de vorm van hun A3. Daarmee worden zij meteen uitgenodigd om aan te geven in welk opzicht zij vergelijkbare doelen, bedoelingen, visie en strategieën hebben, waarin je elkaar kunt versterken.
Eenzelfde ‘oefening’ kun je doen, door je ‘overkoepelende’ A3 voor je gezondheidscentrum of ‘hoofdkantoor’ te maken.
Stel dat je die drie A3’s hebt, dan hang je ze naast elkaar op een muur en zoekt opnieuw naar de overeenkomsten en verschillen om te constateren in welke opzichten de A3’s elkaar versterken en samenhangen, dan wel op welke onderdelen je dat alsnog wilt realiseren. Bijvoorbeeld omdat blijkt dat er binnen een discipline een plan ligt om je ICT slimmer in elkaar te zetten en dat eigenlijk voor het hele centrum aan de orde is, dus dat je daar een centrum-breed traject van maakt, dat op ieders A3 een plekje krijgt.
Er zijn talloze benaderingen om Hoshin Kanri en strategy deployment te organiseren, maar voor ons is het steeds een pracht-ervaring, als organisaties eenmaal zover zijn, dat zij

  1. op hun jaarlijkse ‘beleidsdag’ alle A3’s van de organisatie-onderdelen naast elkaar hangen.
  2. Dat daarna een vertegenwoordiger van dat organisatieonderdeel de belangrijkste aspecten van haar/zijn A3 toelicht en
  3. dan iedereen met ‘geeltjes’ reacties verzamelt en bij de A3’s gaat plakken.
  4. Daarna nog een rondje van iedereen langs alle A3’s met alsnog reacties op geeltjes.
  5. Dan zie je in één oogopslag waar de meeste geeltjes zitten die om aandacht vragen en je snapt elkaar in een keer op de onderwerpen waar je nog vragen over hebt en tot nader begrip of besluiten wilt komen.

Op die manier heb je in enkele uren je totale strategie op alle niveaus van je organisatie voor elkaar. Tenzij je als organisatie heel veel groter bent, dan combineer je enkele niveaus, om het behapbaar te houden.
Voor de liefhebber bracht één van onze klanten ons op nog een idee. Zij gebruiken de A3’s zelfs voor hun individuele voortgangsgesprekken. Dus A3’s als ondersteuning van functionering- en voortgangsgesprekken, leidend ook tot hun persoonlijke ontwikkelplannen!
Dan heb je je strategie werkelijk doorgevoerd tot op het meest gedetailleerde niveau: namelijk je individuele medewerkers. Als zij immers hun individuele A3 hebben aangesloten hebben op hun afdelings- of discipeline-A3, dat op zijn beurt weer aansluit op het overkoepelende en de neven-A3’s van collega-disciplines, dan ben je werkelijke rond van ‘boven’ naar ‘beneden’, of van ‘voor naar achter’ afhankelijk van hoe je je eigen organisatie beschouwt: hoshin kanri en strategy deployment in een notendop!

Reacties? Graag hieronder!

Of stuur dit bericht aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen!

Continu verbeteren kan echt!

/in , , , /door

Je ziet het of je ziet het niet…
De schellen vielen mij van de ogen toen ik het zag: elke medewerker in de hele organisatie verbeterde elke dag een paar dingen. Hele kleine dingen. 
Daarmee verhoogde de hele organisatie continu en permanent de kwaliteit van haar dienstverlening. Dát leidde ook op den duur tot veel meer kwaliteitsverbetering, dan af en toe een zogenaamd rigoureus verbeterprogramma, vaak onder leiding van experts; nog erger: ‘van buiten’.
Over permanent verbeteren zijn boeken volgeschreven. Ik noem twee voorbeelden.
Het eerste voorbeeld is Toyota, dat zo’n organisatie is.

  1. In elke fabriek wordt zo’n 500 tot 1.000 keer per dag door medewerkers aan het ‘andon’ (koord) getrokken als signaal dat zij iets opmerken dat voor verbetering in aanmerking komt.
  2. Dan snelt hun teamleider toe om te helpen.
  3. Daarop wordt het euvel samen tijdelijk verholpen en genoteerd.
  4. Die notatie komt op een bord, dat een paar keer per dag wordt bekeken.
  5. Al die verbetersuggesties worden dan opgepakt om te onderzoeken, of om naar een bord op ‘hoger niveau’ gebracht als het alleen daar opgelost kan worden.
  6. Oplossingen worden daarna in enkele uren gerealiseerd, soms in een of twee dagen, zelden duurt het langer.
  7. Bij uitzondering wordt een ‘Kaizen event’ georganiseerd, waarin men met vele betrokkenen, soms wel dagen, doorgaat totdat het probleem tot op de kern is geanalyseerd, daarvan de grondoorzaak is opgespoord om daarna structureel te worden verholpen.

Jawel structureel: dus het probleem doet zich nooit meer voor, omdat de kernoorzaak is weggenomen!
Dergelijk gedrag in een organisatie valt direct op, als je daar voor open staat. Want iedereen is er elk moment mee bezig.
Als je dit principe niet kent, zie je het ook niet.
Wat kan dat voor jou betekenen?

  1. Dat je ook elk moment van de dag alert gaat zijn op zaken die niet helemaal lopen zoals jij ideaal vindt.
  2. Dat je er dan ter plekke iets mee doet, het wellicht eerst ter plekke tijdelijk oplost.
  3. Dat je dat ergens noteert, bijvoorbeeld op een ‘verbeterbord’, om het met vaste regelmaat onder de loupe te nemen en te onderzoeken.
  4. Dat dit alles tot structureel en continu verbeteren leidt.
  5. Alles bij elkaar verhoogt dat continu de kwaliteit van je dienstverlening.
  6. Als ook al je collega’s dit doen, brengt het een gezamenlijke verantwoordelijkheid mee van iedereen in de organisatie voor het totaal.

Het leidt tot minder verspilling, dus stelselmatige besparing van kosten en tijd, die je daarna voor kwaliteitsverhoging kunt inzetten en het werkt aanzienlijk prettiger voor iedereen: want je ziet iedereen er samen aan staan; aan dat verbeteren!
Een tweede voorbeeld:

  1. Je grijpt mis naar verband (oeff!).
  2. Je gaat dat verband dan nog één keer halen uit een voorraad verderop (tijdelijke oplossing voor het probleem van dat moment).
  3. Je noteert je ervaring op het dagbord, waar je als team dagelijks bijeen-komt.
  4. Dagelijks bekijk je met je collega’s welke verbeterpunten zijn verzameld. Daarvan worden de eenvoudigste (laaghangend fruit!) ter oplossing opgepakt door degenen die dat op zich willen nemen.
  5. Terugkerende, zwaardere onderwerpen worden met enkelingen apart besproken, om meer tijd en aandacht aan te geven.
  6. Beide leiden de dag daarna tot een terugmelding over de voortgang. Bijvoorbeeld leidend tot een nieuwe definitie van de standaardvoorraad voor het verband, bijvoorbeeld ‘waar je minstens één dag mee toekan’. Met daarbij de afspraak dat die voorraden dagelijks worden nagelopen en aangevuld vanuit het magazijn.
  7. Probleem definitief opgelost.

Stel je voor: elke collega voelt zich net als jij verantwoordelijk voor het totaal van jullie organisatie en elk akkevietje dat jullie door de dag tegenkomen (en dat zijn er minstens enkele per dag per persoon) leidt tot het direct oppakken daarvan en tot stelselmatig verbeteren naar aanleiding daarvan. Dit, omdat je een simpel en handig systeem hebt om met verbeteringen en ideeën om te gaan.
Heb je dat nog niet en wil je dat wel? Wij kunnen je daar in kleine stappen snel brengen. Reageer hieronder of meld je bij ons via info@zorgsteedsbeter.nl. En stuur dit bericht vooral door naar iemand die je daar een plezier mee doet!

Begin zelf vandaag al!
 

Wees zuinig met je A3’s!

/in , , , , /door

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg groeit je verzameling A3’s. Omdat je ze ooit startte, maar niet afmaakte; omdat je je A3’s van de vorige periodes nog hebt staan, omdat je binnen je organisatie aandachtsgebieden hebt met eigen A3’s en ook nog eens project-A3’s.
Op een gegeven moment zie je dan door de bomen het bos niet meer.
Dit kan anders!
De truc van de A3’s op www.MijnA3.nl is dat je alleen je actieve A3’s in beeld houdt en de rest opslaat. Het liefst buiten www.MijnA3.nl, gewoon bij je eigen computerbestanden.
www.MijnA3.nl is immers alleen bedoeld om actief je A3’s te kunnen maken en door de tijd te monitoren voor je voortgangssturing.
Daarom:

  1. download elke A3 die je niet meer actief gebruikt als PDF. Sla die op een logische plaats op bij je normale computerbestanden.
    Verwijder vervolgens het betreffende A3 uit www.MijnA3.nl.
  2. Groeperen van je A3’s helpt ook.
    Maak onderscheid tussen je ‘hoogste’ A3, die je totale organisatie vertegenwoordigt en ‘sub-A3’s’, die afdelingen, disciplines of projecten vertegenwoordigen.
    Maak voor elk van die categorieën een ‘groep’.
    Dat doe je door rechtsboven op je scherm op je naam te klikken, en daarna op ‘groepen’.
    Dan kun je groepen toevoegen.
    Handig is vaak om een ‘algemene’ groep te maken, waarin o.a. je ‘hoogste’ A3. Daar kun je dan je organisatie-leiding als beheerder of gebruiker aan toevoegen of een beleidsmedewerker.
    Daarnaast benoem je groepen voor je andere categorieën.
    Het voordeel van groepen is ook dat je daar andere beheerders en gebruikers aan kunt toekennen, zodat zij alleen toegang hebben tot de A3’s die zij hoeven te bewerken.
    Immers: www.MijnA3.nl is geen verzameling van A3’s om digitaal te bekijken. A3’s hang je fysiek op in je werkruimtes. www.MijnA3.nl is alleen bedoeld voor de A3-‘eigenaars’ om ze zelf te bewerken.

Zo heb je overzicht in je A3’s, waartussen je geen ‘oude’ A3’s meer hebt hangen.
Dan nog een trucje, voor als je een nieuw A3 start.
Als voorbeeld je nieuwe jaar-A3.
Vaak is het handig om dan het vorige jaar-A3 te nemen, dat definitief te downloaden naar je normale computerbestanden, en daarna hetzelfde A3 te herbenoemen als je nieuwe jaar-A3.
Dan heb je immers alle informatie van het vorige A3 er nog in staan, en hoef je alleen te wijzigen wat voor het nieuwe jaar geldt. Dat is vaak eenvoudiger dan een nieuw A3 opnieuw vullen.
Net zo kan dat voor andere A3’s gelden, die lijken op eerdere A3’s.
Kortom:

  1. Verwijder alle A3’s uit je www.MijnA3-nl-abonnement die niet meer actief zijn, nadat je ze gedownload hebt, of herbenoem ze als start voor een opvolgend A3.
  2. Groepeer alle resterende actieve A3’s in categorieën die logisch zijn, met beheerders en gebruikers, die alleen bij die A3’s hoeven.

Heb je vragen of suggesties hierover, of anderszins over je A3’s?
Mail ons vooral op info@steedsbeter.nl.
A3 ze!

Slimmer werken scheelt mensenlevens!

/in , , , /door

Bij een klant van ons, gestart met dag-borden, ontstond frustratie: een aantal probleempunten bleven maar op het bord, zonder dat ze opgelost werden. Verder werkte het dagbord geweldig. Maar dit stoorde.
Het speelde in een gezondheidscentrum in een achterstandswijk. Zij hadden al jaren een probleem met wachtrijen voor de balie. Als verbeterpunt kwam het op het dag-bord. Maar niemand wist hoe dit probleem op te pakken. Dus er gebeurde niets mee. De frustratie groeide.
Aan ons de vraag: hoe anders?
We leerden een simpele manier van omgaan met problemen:

  1. Eerst een goede probleembeschrijving met de ‘5xW2xH-methode’ (Antwoord op de vragen Wat?, Wie?, Waar?, Wanneer?, Waarom?, Hoe? en Hoeveel?; dit zo specifiek mogelijk mbt ‘het probleem’)
  2. Zoek daarna de kernoorzaken door 5x de Waarom-vraag te stellen.
  3. Als de kernoorzaken gevonden zijn ligt in 9 van de 10 keer de oplossing voor de hand. En vaak een heel andere dan je bedenkt zonder 5W2H en 5xWaarom! Én blijvend opgelost, want structureel!

Te simpel voor woorden, maar heel effectief! Lean is simpel. Als het ingewikkeld wordt moet je je afvragen of je nog wel goed bezig bent.
Waarom dit voorbeeld een mensenleven scheelt!

 
Het bovenstaande daarna in één zin samengevat:
Elke dag tijdens de spreekuren moeten ca 200 patiënten, die zich bij binnenkomst aan de balie moeten melden, gemiddeld 5 minuten aan de balie wachten, hetgeen ontevreden patiënten geeft door wachten en gebrek aan privacy, de behandelaar tijd kost tengevolge van patiënten die te laat komen en de medewerker onder een hoge werkdruk zet.
Je kan ook anders naar dit probleem kijken.
Er wordt elke dag 200 x 5min = 1.000 minuten aan tijd van patiënten verspild. Dat is dagelijks ruim 16 uur. Tel daar 8 uur per dag slaap bij. Dan is dit bij elkaar opgeteld 24 uur.
Je kunt dus kunnen zeggen dat de wachtrij in dit gezondheidscentrum een mensenleven verspilt!
Hoeveel mensenlevens zouden op deze manier in een ziekenhuis verspild worden?
Minder dan dat er gespaard worden?

Je ziet hier, dat al na 4x de ‘Waaromvraag’ voor een deel van de patiënten het probleem eenvoudig is op te lossen. Namelijk voor de 90 die wél weten met welke behandelaar ze een afspraak hebben en waarvan ze weten waar die zit.
Als deze patiënten zich niet hoeven te melden is de omvang van het probleem al bijna gehalveerd!
Bij de antwoorden op de 3de Waarom-vraag zou je nog twee andere waarom-vragen kunnen stellen (Dit zijn 2 aftakkingen van de eerdere Waarom-vraag met nieuwe waarom vragen).
1/  “Waarom heb je geen wachtkamer per discipline?” Dat is relevant, omdat bijna iedereen weet of die naar een arts of fysiotherapeut moet. Als elke discipline één wachtkamer heeft, doet de naam er niet toe om naar de goede wachtkamer te gaan.
Niet elke discipline heeft een eigen wachtkamer omdat het gebouw dat nu niet toelaat. De oplossing zou zijn een kleine aanpassing aan het gebouw.
Dat is wellicht voor de toekomst een oplossing, maar daar willen we nu niet op wachten.
2/ De andere Waarom vraag die je kunt stellen is: “Waarom weten de 20 patiënten die een afspraak hebben met een waarnemer niet waar ze moeten zijn?” Het antwoord is dat waarnemers steeds in een andere kamer zitten. Een oplossing hiervoor kan zijn om een vaste kamer voor waarnemers in te richten. Dat is met enig schuiven wél mogelijk.
Na een analyse van iets meer dan een uur (!) hadden we een uiterst simpele oplossing:

  • alleen patiënten die niet weten waar ze zijn moeten, hoeven zich te melden
  • de waarnemers krijgen vaste plekken
  • met visuele hulpmiddelen en foto’s van de behandelaars wordt aan binnenkomende patiënten duidelijk waar iedereen zit
  • bij een toekomstige verbouwing wordt rekening gehouden met één wachtkamer per discipline

Deze oplossing is binnen week na het analyseren van het probleem uitgevoerd!
Daarmee is er nog maar een klein gedeelte van de patiënten die zich aan de balie meldt.
Resultaten:

  • Wachttijden zijn gedecimeerd!
  • Patiënten komen vaker op tijd.
  • Zij hoeven minder te wachten.
  • De werkdruk aan de balie is sterk verminderd.

Éen uur analyseren scheelt binnen één week een mensenleven aan tijd!
Hoe lang schuif jij je problemen nog voor je uit?
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!