Covey in een huisartsenpraktijk


Een paar maanden geleden kwam ik het verhaal van huisarts Hans Peter Jung tegen, met een praktijk in Afferden. Heel inspirerend! Hij heeft zijn manier van werken omgegooid, met indrukwekkende resultaten tot gevolg.

Met óók weer veel meer voldoening in zijn werk dan daarvoor!

Hij ontdekte steeds meer achter de feiten aan te lopen; dat het aantal contacten per patiënt opliepen; de tijd per consult was van 15 minuten in 1995 naar 8 minuten in 2014 teruggelopen en hij kreeg het drukker naarmate hij meer mensen in dienst nam.

Hij wou iets anders en maakte een analyse van zijn praktijk d.m.v. de tijdsmanagement matrix van Covey.

Eerst iets over die matrix.

Covey zet daarin de begrippen ‘dringend’ en ‘belangrijk’ tegenover elkaar. In essentie zegt hij, dat veel mensen in organisaties de neiging hebben om vooral tijd te besteden aan dringende zaken. Dat geeft stress.

Covey zegt dat er meer tijd genomen moet worden voor belangrijke zaken, die niet perse dringend zijn. Deze hebben een meer planmatig en langer termijn karakter. Meer aandacht voor belangrijke zaken maakt dat er minder dringende zaken ontstaan en dat werkt rustiger en beter, omdat je met zaken bezig bent waar het werkelijk om gaat.

Een analogie met je auto: Als je auto stuk is, heb je een dringend en stressvol probleem. Dat had wellicht voorkomen kunnen worden als de auto regelmatig voor onderhoud naar de garage was geweest. Onderhoud is belangrijk, maar niet dringend en voorkomt stress door een dringend probleem.

Problemen die dringend, maar niet belangrijk zijn, worden vaak veroorzaakt door “ja” te zeggen waar je eigenlijk “nee” had moeten zeggen of door slecht plannen. Dat wil je voorkomen.

Kortom Covey raadt aan om te verschuiven naar de belangrijke niet dringende zaken. Daar wordt iedereen beter van.

De niet dringende en niet belangrijke zaken zijn is helemaal verspilling en wil je zoveel mogelijk uitbannen.

De Covey matrix, die Jung maakte van zijn praktijk, is bijzonder interessant:

Hij realiseerde zich dat hij eerst met steeds meer met dringende zaken bezig was. Met mensen die ziek zijn en klachten hebben, die beter willen worden. Vaak ook oneigenlijke klachten, die bij een betere triage niet of elders behandeld konden worden. Dit was stressvol en gaf hem het gevoel achter de feiten aan te lopen. Bovendien zag hij, dat hij steeds meer patiënten ging doorverwijzen.

Het belangrijke en niet dringende kwadrant, richt zich met name op gezondheid en op mensen gezond te houden; dus ook op preventie. Dit kwadrant lijkt heel erg op wat ‘Positieve Gezondheid’ propageert.

Jung besloot zich meer op dit kwadrant te richten en ging met verzekeraars in gesprek over een andere bekostiging; bracht o.a. zijn consults van 8 minuten weer naar 15 minuten en richtte zich meer op preventie en samenwerking in de wijk. Door zich op gezondheid i.p.v. ziekte te richten, liep het aantal contact-momenten per patiënt terug en wist hij het aantal doorverwijzingen met 25% te verlagen! Bovendien kreeg hij weer meer plezier in zijn werk.

Het mooie van dit verhaal vind ik dat Jung is gaan analyseren hoe het beter kon en dat hij de moed heeft gehad om tijd te investeren in verandering, door zich te richten op belangrijke, niet dringende zaken. Zo heeft hij zijn praktijk kunnen ten goede kunnen omvormen.

Bij elke verbetering of het nu in de organisatie is, of dat het vak-inhoudelijk is, moet men uit de dagelijkse, stressvolle, dringende zaken stappen, om je te richten op de werkelijk belangrijke en niét dringende zaken.

Dat kost in eerste instantie tijd, maar levert een veelvoud van voordelen op, waaronder zelfs weer tijd!

Het filmpje van Hans Peter Jung is hier te zien. Een aanrader!

Reageren? Doe dat hieronder!

En stuur dit bericht vooral ook naar een ander, die je hier een plezier mee denkt te doen!

Zonder personeel de toekomst in!

Mijn vrouw kwam thuis met een verhaal uit een congres waar Barbara Baarsma een voordracht hield. Een verhaal over de toekomst van Nederland vanuit een economisch perspectief.

Baarsma’s constatering is dat om ons welvaartsniveau te behouden, onze productiviteit omhoog moet. Door de vergrijzing en doordat langer werken politiek gevoelig ligt, moeten we dan met minder mensen meer werk verrichten.

Ik vind dat een interessante gedachte, die ook voor de zorg geldt. Daar kunnen we nu al steeds minder mensen vinden om alle werkzaamheden op een goede manier te vervullen. Met een toenemende vergrijzing wordt dit probleem steeds groter.

Barbara heeft internationaal onderzoek gedaan naar welke factoren van belang zijn om de productiviteit te vergroten. Zij komt op vier bepalende factoren:

  1. Goed georganiseerd werken
  2. Doelmatig werken, duidelijke doelen, met iedereen gecommuniceerd
  3. Werknemers goed behandelen en betrekken
  4. Werken met prestatie indicatoren.

En guess what? Deze factoren komen mij heel bekend voor. Dit zijn precies de terreinen waar we ons met Lean op richten.

Om dat te duiden is het goed om de 4P’s van Liker te bekijken.

Liker is een expert in Lean denken en doen en heeft bij Toyota, de grondlegger van Lean, gekeken en kwam op basis daarvan tot vier punten waar alles omdraait.

Het begint met Philosophy. Dat gaat over het hogere doel, de missie, de visie en de kernwaarden waar je als organisatie voor staat of naar toe wil. Heel belangrijk om richting te geven aan alle medewerkers, in Lean termen: ‘the True North’. Nieuwe ontwikkelingen worden hier altijd aan getoetst.

Het tweede punt is Processes, dit zijn de activiteiten die leiden tot de dienst die, of het product (waarde) dat aan de klant geleverd wordt. Hoe beter de processen, des te beter de kwaliteit van de dienstverlening. Lean is erop gericht om de processen perfect te laten verlopen. Namelijk door verspilling te elimineren, waardoor processen gaan stromen, de doorlooptijd korter wordt en het werken prettiger. Door uit te gaan van data (KPI) kan gevolgd worden hoe goed het gaat.

Het derde punt People preekt voor zich. Respect voor mensen, een open cultuur wordt als voorwaarde voor een goede organisatie gezien. Korte lijnen, weinig managementlagen en veel op de werkvloer komen (met name ook voor leidinggevenden), is gemeen goed. Leidinggevenden trainen hun werknemers. Een Lean organisatie is een lerende organisatie. Opleiding en ontwikkeling van de medewerkers is daarbij van groot belang.

Het vierde punt Problem solving, namelijk continu, in een ‘continu verbeter-cultuur‘. Goed gemotiveerde en opgeleide mensen in staat stellen om de processen elke dag weer te verbeteren in de richting van ‘the True North’.

Bij introductie van een Lean cultuur in je organisatie kan de werkdruk en de productiviteit op een manier verbeteren, waar de werknemers en ook de klanten beter van worden. Lean heeft allerlei tools die hier bij helpen.

Een Jaar-A3 of een meerjaren-A3 is een gratis te downloaden tool (www.mijna3.nl), waarbij je je jaarplan compleet met je hoger doel, visie en kernwaarden in éénA3 (2xA4-formaat) weergeeft. Een makkelijke en voor iedereen toegankelijke tool die punt 2 en punt 4 meteen in orde maakt.

Probeer het nu op www.MijnA3.nl. En dan op naar een prettiger toekomst perspectief!

Geef een reactie op dit bericht hieronder óf stuur het door naar iemand die je er een plezier mee denkt te doen!