lean

'Standaard' leuk?

Ik ben de waarde van een standaard gaan waarderen, sinds ik de Lean betekenis daarvan ontdekte.

Een van mijn eigen toepassingen: startend met ons eigen bedrijf, zag ik enorm op tegen mijn maandelijkse bijwerken van de administratie. Ãœberhaupt is administreren niet mijn hobby.

Toen ben ik het principe van de Lean standaard gaan toepassen.
Dat was namelijk 1 A4tje, waarop ik stap voor stap opschreef wat ik deed. Daaronder: bonnetjes verzamelen, klaarleggen op datumvolgorde, online bankieren openen, afschriften downloaden vanaf ddmmjj tot ddmmjj, afdrukken, ….. enz…. een stuk of 30 regels. En ik hield bij hoe lang ik er over deed: een uur of 5!
Het kwartaal daarop pakte ik dat velletje er weer bij. Begon bij stap 1 en zo verder. Toen ontdekte ik dat het net handiger kon dan de vorige keer. Ik paste de instructie aan. Gevolg: 30 minuten winst. Vooral omdat ik al 20 minuten winst had door het vorige velletje te volgen en niet het wiel opnieuw uit te moeten vinden, omdat ik wist wat ik 3 maanden daarvoor had gedaan of bedacht.
Zo elk kwartaal verder. Ik „eindigde” op 45 minuten in totaal! Én vond het zelfs leuk om te doen! Die standaard droeg ik vervolgens over aan iemand wiens vak en zelfs passie het is. Telkens verbeterend!

Er gaat een enorme stimulans van uit om het elke keer toch weer slimmer te kunnen doen.

Ik ben missionaris geworden van „standaard werk’. („zendeling” als je protestants georiënteerd bent). Het is een terugkerend feest. De winst is immens en meetbaar! Van 5 uur frustratie naar 45 minuten lol!

Dit voorbeeld gaat alleen over je eigen standaard in je uppie.
Stel dat je collega ook zo’n standaard maakt voor een vergelijkbare handeling. En je gaat daarmee vergelijken. Zonder iets te verplichten, word het dan de moeite om van elkaar te leren. Én leuk. Reken maar dat dat kwaliteit verhogend werkt én motiveert.

Vakantie of niet: breng je spullen op orde!

Of je wel of niet met vakantie bent, het is een mooie tijd om je spullen op orde te brengen. “5S” is een methode daarvoor. Als je dat in rust doet, is het zelfs een plezier! Thuis óf op je werk. Als je het goed doet, zelfs meditatief! Dus ook een manier om in vakantiestemming te komen. Kies je “opruimgebied”: je bureau, een kast, je kamer, of, zoals ik net deed: mijn tuinschuur. Ik had hem al eens “ge5sd”, een jaar of wat geleden. Dus ik zit op voorsprong. Maar de principes blijven hetzelfde. Voorbereiding: maak een foto van de huidige situatie. De mijne was als volgt:
Voor
Stap 1: haal alle “rommel” weg en Sorteer die “in hoopjes” (of in dozen, of kratten) naar “evident afval”, “goed voor iemand anders” en “twijfel”. Stap 2: maak Schoon en inspecteer: gooi weg wat kapot is, of repareer dat. Stap 3: Structureer: leg alles op een plaats: datgene wat je meest gebruikt direct bereikbaar; de rest verderop. Voorraden nóg verderop en apart van je “dagelijkse grijpvoorraad”. tussen5 Stap 4: Standaardiseer: geef met stickers, stiften, kleuren, doosjes, e.d. zo visueel mogelijk aan waar je je spullen steeds wilt terugleggen (op die ideale plaats immers). Dan weet je als je iets gebruikt direct waar je het terug wil leggen. Én vooral wat iemand van je geleend heeft, omdat het mist (mijn dochter op dit moment nogal wat van mijn gereedschap!). Stap 5: Houdt “stand“. Zoals ik deed door dit te doen. Want ik was al eens begonnen. En als je dat al eens deed, is het in stand houden daarvan een fluitje van een cent. Én blijkt je steeds weer aanleiding te geven om het nét wat strakker te doen! Zoals ook nu weer bleek: ik ben allerlei rommel kwijt, het overzicht is terug, ik heb al wéér ruimte over! Want telkens kan het nét weer iets slimmer. Alleen dát al maakt het leuk! Werkend of niet: zo kom je in vakantiestemming! Mijn resultaat:
Klaar    2 jaar later lijkt het er nog steeds behoorlijk op!
En 4 jaar later ook
Kom eens kijken!
Kun je iemand een plezier doen met dit bericht? Stuur het door via een van de knoppen links van dit scherm!
Mauk van Heemstra
 

Opwekkende vakantielectuur!

Een kakelvers, verrassend inspirerend en vernieuwend boek: „Wijsheid in pacht” van Anne Pastors.
Als je uitzicht en hoop wilt op wat wij met onze participatiemaatschappij kunnen en moeten, lees je dat daar!
Jawel, óók uitzicht op de WMO-invulling!
Geheel in lijn met ook onze overtuigingen vanuit lean denken en doen én Theory U.
Niet de zorg zelf als vertrekpunt, maar wel volop een perspectief op eigen kracht van zorgvragers en aanbieders….!
Hier gaan wij meer van horen!
Jij kunt dat voor zijn. Koop het voor €27,50 direct op Anne’s eigen website.
Of bekijk eerst haar introductiefilmpje.
Geheel belangeloos doorgegeven!
Zo krijg je er na de zomer nóg meer zin in (als wij de WK alweer lang achter ons hebben).
Wil je anderen hier ook op wijzen? Gebruik de knoppen links van dit scherm!
ZorgSteedsBeter, Kees Kolff en Mauk van Heemstra en ons uitdijend team.
 

Evidence based Lean!

Voor diegenen die zweren bij „evidence basing”: kersverse Nederlandse, zorg- evidence van de effecten van Lean!
Marc Rouppe van der Voort promoveerde ruim een week geleden in Maastricht op het terugbrengen van wachtrijen in ziekenhuispoli’s door inzet van Lean.
Fascinerend om Marc zich daar met verve te zien verdedigen tegenover een indrukwekkend aantal professoren uit Groningen, Amsterdam, Rotterdam tot aan Maastricht. Én hoe hij hen tot Lean denken en doen heeft aangezet. Tot aan de uitspraak dat zij Marc toewensen dat hij zijn huis ge5s-t heeft.
Fascinerend ook Marc’s voorbeeld hoe overtuigingen oorzaken kunnen zijn van suboptimalisatie. In dit geval dat wachtrijen door specialisten tijdens het project aanvankelijk geassocieerd werden als logische consequentie van kwaliteit. Het lijkt immers logisch dat goede artsen wachtrijen kennen. Na het Lean traject onder begeleiding van Marc werd deze notie omgevormd tot „wachtrijen getuigen van slechte zorg”.
Klik hier voor Marc’s mooie resultaten, waar hij terecht veel complimenten voor kreeg. Marc: ook de onze!
Namens ZorgSteedsBeter, Kees Kolff en Mauk van Heemstra

Management door te wandelen….

Management by walking around… stoere uitspraak waar ik geen goede invulling op kon vinden. Lopen over werkvloer. Ja. Dan zie je wat er op de werkvloer gebeurt, onder en door de mensen die het werk doen waar het om gaat. Jaren geleden ervoer ik dat eens tot de president directeur Wisse Dekker van Philips op locatie kwam. De organisatie was weken in rep en roer. Het gebouw werd opgeknapt en de tuin opnieuw ingericht. Jawel: zelfs het looppad dat hij verwacht werd te nemen kreeg speciale belangstelling. Goed inzicht krijgt zo’n hoge baas dan nietwaar?
Lean bracht mij eindelijk een antwoord waar ik mee uit de voeten kon. Dagborden op afdelingen. Daarop staat op dag- en weekbasis wat de afdeling die week voor aandachtspunten heeft. Door de afdeling zelf ingevuld. Onder begeleiding van een „dagborg-coördinator”. Die bewaakt dat er op het dagbord alleen zaken komen die de afdeling zelf kan beïnvloeden. Dat het gesprek bij de dagstart staand gebeurt, slechts 5 of 10 minuten duurt, en dat alleen de relevante onderwerpen besproken worden, om elders en later uit te werken, door iemand dit dat op zich heeft genomen.
Als manager „boven” die afdeling kun je dan eindelijk doen waar het om gaat. Je ziet in een oogopslag wat er voor en bij het betreffende team speelt. Als je betrokkenen dáár naar vraagt, kan daaruit je belangstelling blijken. In plaats van dat dat als controle of beoordelen te ervaren. Althans, als je zelf die instelling niet hebt, maar oprecht geïnteresseerd bent in waarom deze mensen belangrijk vinden wat zij vinden en een houding hebt dat je daar steun aan wilt geven. Dan heb je meteen ook een beeld van eventuele zaken die kennelijk niet hun belangstelling hebben, terwijl jij dat misschien wel zou willen. Hoe vaak overkomt jou dat op een „klassieke” manier?
Kortom: het dagbord is een middel voor afdelingen om zichzelf op team niveau bij de les te houden. En voor hun leidinggevenden (maar ook hun (talloze?) andere collega’s, of andere bezoekers) om een indruk te krijgen wat er gebeurt en wat er speelt. Niet bedreigend! Daarmee kunnen al die bezoekers actief nadenken hoe zij aanvullend of ondersteunend kunnen werken. Heb jij een beter voorbeeld?
Hier, met dank aan het St Elizabeth Ziekenhuis in Tilburg hun filmpje hierover:
Dagbord Oogheelkunde St Elizabeth Ziekenhuis Tilburg
Anderen blij maken met dit bericht? Gebruik de knoppen links van dit scherm!

Koester problemen!

Een permanente verbetercultuur via probleemoplossen.
Binnen „lean denken en doen” is een van de basisgedragingen: „los een probleem direct op”. Bij Toyota wordt de lopende band stilgelegd zodra iemand een omissie ontdekt. Trekt aan de „andon”, het signaal dat er iets niet pluis is. Daarop komt de leidinggevende te hulp. Samen lossen zij het probleem tijdelijk op en de band gaat door. Terzijde wordt notitie gemaakt van de omissie om daarna het probleem te analyseren via 5W2H en 5xWaarom?
Wat betekent dit? Dat iedereen op zoek is naar problemen! Waarom? Om daar van te leren, onderdeel van een permanente verbetercultuur!
Maar wij vinden dat problemen niet mogen bestaan. Omdat wij dan iets niet goed doen. Ons daarover schuldig voelen of iemand de schuld willen geven. Zo worden problemen niet onderkend, en weggepoetst. En niet als verbetermogelijkheid gebruikt. Wij vinden problemen lastig. Zij zitten ons in de weg. Wij laten ze liever liggen. Of verzinnen er iets omheen. Weg kans om te leren. Telkens weer!
Doe 5W2H en 5xWaarom om permanent te leren van problemen! Via 5W2H analyseer je het probleem, door het heel precies te definiëren:

  1. Wat is het probleem?
  2. Wanneer treedt het probleem precies op?
  3. Wie betreft het als het zich voordoet?
  4. Waarom is het een probleem?
  5. Waar treedt het probleem precies op?
  1. Hoevaak treedt het probleem op? (frequentie)
  2. Hoeveel treedt het probleem op? (omvang)

Het lijkt zo simpel, maar echt de tijd nemen dit heel secuur te formuleren is een hele klus. Zo ingewikkeld is het ook om exact te ontdekken wat er aan de hand is. Meestal springen we naar oplossingen voor problemen die net iets anders blijken te zijn dan je denkt, waarmee je niets oplost! Verspilling van tijd en moeite én het probleem blijft bestaan. En het wordt dan meestal groter.
Na de analyse van het probleem stel je 5 keer de Waarom vraag. Een hele uitdaging. Ik oefende dit voor het eerst op het terras van het Smits Koffiehuis tegenover Centraal Station Amsterdam. Zag het personeel steeds duiven verjagen, die hinderlijk etensresten kwamen halen.

  1. Waarom verjaagt het personeel de duiven? Omdat de duiven hinderlijk aanwezig zijn.
  2. Waarom zijn de duiven hinderlijk aanwezig? Omdat er etensrestjes blijven liggen.
  3. Waarom blijven er etensrestjes liggen? Omdat gasten eten niet lekker vinden of het te veel vinden.
  4. Waarom vinden zij het niet lekker of teveel? Omdat zij niet precies weten hoe het smaakt en hoeveel het is.
  5. Waarom weten zij niet precies hoe het smaakt of hoeveel het is? Omdat de hoeveelheden er niet bij staan en smaken verschillen.

Eenmaal bij deze 5e keer Waarom aangeland kom je bij de diepere oorzaak van het probleem. Als je dát gaat oplossen, los je zaken structureel op. En meestal meteen nog een een hele riedel problemen erbij.
Stel je voor wat een oplossing kan zijn: als gasten iets bestellen geef je ze een kleine variëteit aan kleine porties, zodat zij eerst kunnen proeven voor zij bestellen. Dán geef je ze steeds kleine porties, tot zij genoeg hebben. Het is maar een voorbeeld. Met welke resultaten? Er ontstaat een geheel ander aanbod en dienstverlening aan klanten, waaruit aandacht blijkt voor wat zij echt willen. Waar ze zelf aandachtiger bij het eten stil staan en de hoeveelheden. Waardoor de service omhoog gaat en het eetgenot. Waardoor er minder restjes, dus verspilling overblijft. Waardoor er niets meer overblijft voor duiven…..
Koester dus problemen om van te leren. Waardeer iedereen die een probleem signaleert. Help deze het op te lossen. Neem dan het probleem via 5W2H en 5xWaarom en ga permanent verbeteren!
Iemand wijzen op dit bericht? Gebruik de knoppen links van dit scherm!

Dol-simpel!

Het is te gek welke innovaties op ons afkomen. Dat gaat ons zorglandschap ingrijpend veranderen. Binnen jaren. Daartegenover kun je elk moment beginnen om zelf, heel simpel in kleine stapjes te ontwikkelen op weg daarheen! Dat geeft rust, eigen regie, richting  en energie.
Afgelopen vrijdag. Congres „sustainable health care”. 140 vooral jong volwassenen, overwegend geneeskunde studenten. Zinderend en hunkerend naar innovatie en inspiratie om zorg beter te maken! Veel eigen ideeën en initiatieven hierin. Indrukwekkende presentatie van Radboud UMC. Voorlopend in denken en doen onder de academische ziekenhuizen in Nederland. Belangstelling van Apple en Microsoft voor hun vernieuwingen! Presentaties hoe het zorglandschap binnen jaren dramatisch gaat veranderen. Door technologie die bij mensen thuis informatie gaat opnemen zonder dat je dat als patiënt merkt. Diagnose op afstand, consult digitaal aan huis en toenemend behandeling thuis! Ziekenhuisbezoek verminderend, gemak verhogend, kwaliteit verhogend, kosten verlagend. De grote ziekenhuizen, andere instellingen, instituten, overheid en verzekeraars van nu zullen hier niet tegen opgewassen zijn en imploderen. Binnen jaren!…….
Daar tegenover kun je elk moment zelf beginnen en hier op aansluiten. In alle rust. In hele kleine stapjes. Telkens verbeteren. Als dat op je werk nog niet lukt, want je krijgt je collega’s nog niet mee: begin op je eigen werkplek. Of thuis. Kijk hoeveel je daar van kunt leren! Leren om het in je genen te krijgen: Lean denken en doen helpt daarbij. Dat past het Radboud UMC ook toe. Dat neem je dan vanzelf mee naar je werk. Gaan anderen nieuwsgierig en jaloers worden. Zo verander je cultuur van binnen uit. Van klein naar groot. Weet je nog? De wereld veranderen, begint bij jezelf!
Als voorbeeld een Lean-waardestroomanalyse van de voorbereiding van mijn zaterdagontbijt. Althans het eindproces: 4 minuten!
[youtube]http://youtu.be/9HoZ13LU5bI[/youtube]
Wat zie jij in dit filmpje als je observeert door een Lean-bril? Mij valt op dat die 4 minuten als je er naar kijkt eindeloos lijken. Ik probeer mijn tijd te vullen met waardetoevoeging: zinvolle handelingen op weg naar „zo snel mogelijk een lekker ontbijt naar boven. Mijn klantenwaarde-definitie: “warm (!) roerei, sap, thee (met honing!), beschuit”. Ik loop veel heen en weer (verspilling). Als ik het gas aansteek is onduidelijk of het gas al aan is. Dat kost tijd en vraagt controle. (2 verspillingen). Gaandeweg blijkt de lamp boven het fornuis kapot. Die was mijn zoon aan het repareren. Vergeten, waarmee ik zinloos probeerde de lamp aan te krijgen (verspilling). Mijn zoon heeft daartoe exact geanalyseerd wat de oorzaak is en een nieuw onderdeel besteld. Zijn analyse was een week eerder, anderhalve dag na het filmpje heeft hij het probleem verholpen. Dit was voor de tussen-tijd een acceptabele oplossing. Én leidde tot een structurele verbetering. Beide een onderdeel van lean-probleemoplossen. Voor mijn doen ben ik heel rustig en bedeesd. Toch straalt ik op het filmpje niet de rust uit die ik zelf “meen aan te nemen” (verspilling)…. dat blijft een ontwikkelpunt voor mij. Het duurt lang voordat het kraanwater warm wordt. Daartoe hebben wij een ‚quooker’ laten aanleggen. In wezen compensatie (verspilling) voor een niet structureel opgelost probleem. Het ding is duur. Blijkt na 5 jaar dure vervanging van onderdelen te vragen. Na 10 jaar afgeschreven. Doe ik hierna anders. Het schoonmaken onderweg levert wel schone vaat en een ‚leeg’ aanrecht na afloop op!
Door te observeren zie je wat je anders niet in de gaten hebt. Wordt je je bewuster van wat je doet. Zie je telkens weer mogelijkheden voor verbetering: minstens 6 verspillingen!
Reageer hieronder! Als oefening voor jezelf in objectief observeren! Beschouwen zonder oordeel. Wat zie jij, wat ik niet zag en waarmee ik kan verbeteren? Zal ik daarna verklappen of mijn klant hier blijer van wordt, mijn verspilling vermindert en hoge inspiratie op peil blijft. Want dat levert lean denken en doen op!
 

Pasen en Pinksteren vielen samen!

Afgelopen week werd ik blij verrast door drie hoopgevende uitspraken:
1/ Artsen gaan 30 miljoen besparen door zelf te kijken welke behandelingen het beste zijn. Lees het artikel.
Geen beter voorbeeld van “lean standaard werk” dan dit!
De eigen vakmensen steken de koppen bij elkaar om samen vast te stellen wat de beste manier van werken is, in plaats van dat anderen dat over hen heen beslissen.
Die “standaard” dan tot werknorm verheffen en daarna wakker blijven op elk signaal dat die standaard wéér verbeterd kan worden.
Daarna die verbeterde standaard in datzelfde overleg tussen vakmensen tot nieuwe standaard benoemen.
En deze werkwijze nooit meer loslaten!
Dan heb je ‘permanent verbeteren’ geborgd en gaat je kwaliteit meetbaar stelselmatig omhoog……
2/ De bezem door de indicatoren: het nieuwe kwaliteitsinstituut pleit ervoor weer helemaal terug te gaan naar de essentie! Lees het artikel.
Eindelijk helemaal vertrekken en je oriënteren op waardetoevoeging voor patiënten. Daar waar wij als zorg voor zijn.
En de rest snoeien!
3/  hernieuwde belangstelling voor Rijnlands denken ziet ten koste van Angelsaksisch sturen: organiseer weer op basis van vertrouwen! Aldus Elsbeth de Ruijter, bestuursvoorzitter van GGZ inGeest (lees het artikel).
Dat leken mij drie prachtige Pinksterboodschappen (in de lijdensweek voor pasen!).
Totdat witte donderdag het drama van de NZA publiek werd. Daarin bleek dat vijf universitaire ziekenhuizen en dertig van de ruim tachtig algemene en topklinische ziekenhuizen in 2012 verlies leden, waarmee financiële situatie van de ziekenhuizen veel slechter was dan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) minister Schippers en de Tweede Kamer heeft verteld. Dit komt uit het dossier dat klokkenluider Arthur Gotlieb samenstelde over de NZa. Twee weken voor zijn zelfgekozen dood overhandigde Gotlieb het aan zijn hoogste baas: de NZa-bestuursvoorzitter.
De NZA, hét controle-lichaam op onze indicatoren!
Er moet helaas toch weer geleden worden voordat het Pinksteren mag worden.

Hoopgevende weekend-lectuur!

Vandaag verschenen in Skipr editie van april!
Klik hier voor De relatie van LEAN en Theory-U als hoopgevend perspectief voor de zorgsector in deze tijden!.
 

tellen, zoeken, raden, wachten, herstellen, stoppen?

…………..weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je een van deze bezigheden vaker op een dag (of door de week) doet, verspil je nodeloos energie en tijd.
‚Werkplaatsorganisatie’ is een manier om dit te beperken. LEAN noemt dat „5S-en”.
Begin eenvoudig, bijvoorbeeld met je bureau, een kast, of je werkruimte.
Materiaal: 

  • 3 (verhuis)dozen,
  • een blokje post-its
  • schilders-crepe-tape

Voorbereiding:

  • maak ruimte op een tafel of op de grond om spullen tijdelijk te sorteren
  • zet daar 3 (verhuis)dozen neer
  • merk die met ‚afval’, ‚recycle/weggeven’, en ‚verkoop’

1ste S: Sorteren: haal alles van je werkplek wat je de laatste maand niet hebt gebruikt. Stop dat in een van de dozen.
2e S: Structureren: leg de resterende spullen bij elkaar gesorteerd naar wat je

  1. elke dag gebruikt,
  2. wekelijks gebruikt en
  3. incidenteel gebruikt.

Leg vervolgens de spullen die je elke dag gebruikt zo neer dat wat je het meest gebruikt direct grijpbaar is. Wat je minder gebruikt iets verderop. ‚Voorraad’ leg je op afstand. Bedenk daarbij de minimale voorraad die je nodig hebt om te kunnen blijven werken. Schrijf dat op een post-it daarbij.
3e S: Schoonmaken en inSpecteren: maak je werkruimte schoon en constateer wat defect is. Verhelp dat, of noteer dat, als dat niet direct kan, om dat later te (laten) doen.
4e S: Standaardiseren: Visualiseer waar je spullen horen te liggen met lijnen, kleuren en/of symbolen (begin met schilderstape), zodat iedereen ziet waar het hoort. Geef de minimale voorraden in je voorraadkast aan en leg daar een papiertje met de naam en minimale bestelgrootte per artikel. Die papiertjes kun je dan gebruiken voor je bestellingen.
5eS: Standhouden: zodra je merkt dat iets niet op de bedoelde plaats is, zoek het en zet het terug. Én bedenk of dit betekent of er een goede reden is om het op een andere plaats te zetten. Pas je visuele aanduiding dan daarop aan.
Zien hoe dat er bij gezondheidscentrum Corlaer in Nijkerk uitziet? Klik hier!
Na enkele dagen bekijk je de verhuisdozen en constateer of je het nog steeds eens bent met je indeling. Gooi daarna afval weg en geef de andere spullen een passende toekomst.
Als dit alles gedeelde team-ruimtes en team-materiaal betreft, vraag je je teamgenoten op je voorstellen te reageren om zo samen de ideale gestandaardiseerde indeling te vinden.
Daarna wil je hetzelfde doen in je kamer, je voorraadkasten, de map-indeling op je computer, je hele gebouw,…. zelfs thuis! Niet eenmalig, maar steeds weer verbeterend. En je team ook!
Daarna steeds minder tellen, zoeken, raden, wachten, herstellen, stoppen, weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je dit vaker op een dag of door de week doet, en meer energie en tijd!
Dit bericht doorsturen aan anderen? Gebruik de icoontjes links van deze tekst.
Als je meer wilt weten van onze aanpak, o.a. geïnspireerd door LEAN denken en doen: klik hier voor onze volgende ervaringssessie.