werkdruk.. wat je zélf kunt doen!

Werkdruk is een gevolg van o.a. eisende patiënten, afleidende taken van je eigenlijke werk zoals administratie en verantwoording, eisen uit je omgeving, maar ook van de organisatie van je werkomgeving en de sfeer onder je collega’s en je eigen taakopvatting.
Een manier om daar op korte termijn  praktisch iets aan te doen is het maken van een globale ‚waardestroomanalyse’ met collega’s. Wij nemen het voorbeeld van een eerstelijns praktijk.
Een waardestroomanalyse in 12 stappen:

  1. beleg een sessie van 2 uur met een vertegenwoordiging van collega’s uit je praktijk (tenminste een huisarts, assistente, telefoniste, en een vertegenwoordiger van alle disciplines uit je praktijk en je coördinator)
  2. koop een rol bruin pakpapier (1x10m) bij een kantoorboekwinkel, een rol schilders-afplaktape, een blokje gele post-its en een blokje gekleurde post-its
  3. de sessie:
  4. plak 3 m van de rol pakpapier horizontaal op de muur (met het schilderstape)
  5. vraag de meest analytische en organisatorische deelnemer om het proces te coördineren
  6. laat deze achtereenvolgens alle acties bevragen die een gemiddelde patiënt doorloopt vanaf het overwegen dat hulp wordt gezocht tot en met een diagnose en eventuele verwijzing
  7. laat 2 personen met leesbaar handschrift deze acties, zodra zij worden opgenoemd op een gele post-it schrijven. De sessie coördinator plakt deze op volgorde op het pakpapier
  8. doorloop zo in anderhalf uur een typische gang van een patiënt
  9. gaandeweg zullen deelnemers opmerken dat iets in het proces niet goed loopt: schrijf dat op een rode post-it en plak dat erbij
  10. ook kunnen voorstellen ontstaan om iets handiger of beter te doen: schrijf die op een groene post-it
  11. het laatste half uur besteed je met het benoemen van die verbetervoorstellen (op groene post-its) die direct ingevoerd kunnen worden, of met de minste moeite. En zet je de rode post-its op volgorde van prioriteit waar je het meest last van hebt en iets mee wilt
  12. je eindigt met actoren te benoemen om de verbeteracties uit te voeren en met vervolgvoorstellen te komen om het meest aansprekende probleem aan te pakken

Resultaten van zo’n sessie:

  • een gedeeld beleven van waar je samen in de praktijk last van hebt
  • verbetervoorstellen die je direct in kunt voeren
  • meer gemeenschappelijkheid en een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid
  • enthousiasme om hier verbeteringen in aan te brengen

Als je hiermee eenmaal begint, wil je dit niet meer loslaten; wordt het werk een stuk leuker!
Als je nóg meer wilt: bezoek onze eerstvolgende ervaringssessie.
Dit bericht doorsturen aan anderen? Gebruik de icoontjes links van deze tekst.

4 antwoorden
    • Mauk van Heemstra
      Mauk van Heemstra zegt:

      Beste Peter-Paul,
      Onze deelnemers aan dergelijke sessies beleven die werkdruk verlaging inderdaad. Door samen de waardestroom in kaart te brengen krijgt men een nieuw gedeeld overzicht van wat er speelt én meer onderling begrip voor elkaar, en inzichten waar verspilling plaats vindt, die werkdruk nodeloos belemmeren, dus die je kan wegnemen. Het is uiteraard niet de enige insteek om werkdruk te verlagen.
      En ja het brengt de patiëntenflow in kaart.
      Het biedt zicht op de waardestroom zodra je ‘waardetoevoeging’ gaat onderscheiden van ‘verspilling’. Dat aspect hebben wij bij deze tips nog niet toegelicht. Maar is eigenlijk een onlosmakelijk gedeelte van het begrip verspilling. Immers: verspilling noemen wij alles wat geen waarde toevoegt, en waarde is alles wat je een patiënt biedt waar deze voor komt.
      Zo helderder?

      Beantwoorden
  1. Peter Orsel
    Peter Orsel zegt:

    Ach Mauk, ik zei het je al eerder, weet je het zorgproces is eigenlijk best simpel:
    Iemand komt zo binnen: —
    En moet zo weer naar buiten: |
    Daar moet alles op gericht zijn en dan valt het met de werkdruk wel mee. Volgens mij komt die werkdruk voort uit mensen die zijn aangesteld om in je nek te hijgen als je billen staat te wassen of een infuus staat te vervangen. Zij komen namelijk meten hoe lang dat duurt. Erg nuttig wellicht voor wie wil meten maar de patiënt wordt daar niet beter van en de verzorgende niet gelukkig! Sterker ik denk dat die “ backoffice” activiteiten de Zorgsector veel geld kost (verspilling) terwijl dat geld moet worden besteed aan effectief billen wassen en infusen vervangen (waarde toevoegen). Als ieder dat snapt hoeft dat bakpapier niet op de wand en kan de verpleger/verpleegster gelukkig zijn/haar werk doen (waarde toevoegen). Ik weet zeker dat de patiënt dat laatste op waarde schat om opgewekt en snel weer op de been te zijn. “I see trees of green, red roses too……
    Hartelijke groet
    Peter Orsel

    Beantwoorden
    • Mauk van Heemstra
      Mauk van Heemstra zegt:

      Peter ik herken veel van wat je zegt én noem dat er ook erg veel verspilling zit in werk dat zelf verpleging en artsen zelf doen wat zij ervaren als noodzakelijke zorg.
      De schellen vallen van hun ogen als zij ontdekken dat zelfs dát niet hoeft en welke ruimte dat geeft!
      Wat ons betreft hoef je daar geen bruin papier bij te gebruiken, maar vergis je niet welk effect het heeft om samen dat inzichtelijk te maken met stickers op een muur in plaats van dat een externe procesbeschrijver op een computer dat voor je doet…… Daarmee gebeurt daarna namelijk heel weinig en de eigen mensen kunnen het niet herhalen, laat staan verbeteren.
      En die verbetercultuur is waar het écht om gaat!

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *