Het is lente!

Voor iedereen het moment om te kijken of je lopende jaar-A3 op plan is én voor velen het moment om te beginnen te denken aan de eerste slag voor het jaar-A3 van vólgend jaar.
Wist je dat dit kwam door Keizer Napoleon?

1. Wij beginnen met je A3 van dit jaar.

   1. Pak hem erbij en loop je doelen, indicatoren en acties af, om te constateren of zij op plan zijn, kritisch of niet meer haalbaar.
   2. In onze A3-applicatie op www.MijnA3.nl krijgen zij dan resp. de kleuren groen, geel of rood. Als je dat niet zomaar kunt vaststellen, bevraag je de actor, die voor dat doel, die indicator of die actie verantwoordelijk is. Als ook dat geen antwoord oplevert, heb je wellicht niet helder wie er voor verantwoordelijk is, of was je doel, indicator of actie niet SMART genoeg geformuleerd. Zoek dan alsnog iemand die zich daarvoor verantwoordelijk voelt en zorg dat het doel, de indicator of de actie alsnog SMARTer geformuleerd wordt. Tot die tijd doe je een ‘best guess’, en  geef je een kleur aan het betreffende doel, de indicator of de actie.
   3. Vervolgens kijk je naar je de kansen en bedreigingen van je ‘SWOT’, om vast te stellen of er nieuwe kansen en bedreigingen zijn ontstaan in je omgeving, die significant effect hebben op je plannen voor dit jaar. Zo ja, zet die erbij.
   4. Op deze manier heb je de Check-fase van je jaarlijkse PDCA-cyclus voor het eerste kwartaal van dit jaar gereed.
   5. Vervolgens neem je de tijd, om rustig en weloverwogen (!) te bedenken of je nieuwe inzichten hebt opgedaan, waarmee je je jaar-A3 zou willen bijstellen, en wat je wil doen met de doelen, indicatoren en acties die geel of rood gekleurd zijn. Dat is da Adapt-fase van je PDCA-cyclus voor dit moment in het jaar. Sommigen proberen die aanpassingsvoorstellen samen met de Check-fase te doen, maar dat is een denkfout! Zodra je constateert dat iets niet op plan is (in de Check-fase, of elk ander moment), moet je niet van jezelf of anderen vragen om tegelijk oplossingen klaar te hebben voor aanpassingen daarvan. Dat vraagt strategische en tactische afwegingen en afstemming. Dus neem daar expliciet de tijd en de gelegenheid voor! Zo kom je tot suggesties op je jaar-A3 bij te stellen, opdat iedereen vanaf dat moment weer kan sturen op het naar de nieuwste inzichten bijgestelde A3. Een levend document immers!

2. Dan het nieuwe jaar-A3, dus 2019.

Lees dit alleen als dat voor jouw organisatie van toepassing is. Met een A3 is dat weer heel veel simpeler dan met een klassiek beleidsplan. Want of je nu je meerjaren-A3 (2019-2022) opstelt of je jaar-A3 2019, het principe is hetzelfde:

1. Je neemt je huidige meerjaren-, of jaar-A3 en neemt alle onderdelen door op hun actualiteit, oftewel doet tekst-voorstellen daar waar actualiteit aan de orde is.
2. Vervolgens pak je de eerdere versies van die A3’s, namelijk op de momenten dat je een ‘Check’ uitvoerde zoals hierboven beschreven en bekijkt wat je wilt leren van die evaluatie-momenten. Leert je dat dat je bijvoorbeeld steeds te optimistisch plande, of juist dat je ambitieuzer zou kunnen zijn, of andere leer-aspecten? Ook dit kan leiden tot voorstellen ter actualisatie van je nieuwe meerjaren, of -jaar-A3.
3. Pragmatisch stellen wij voor dat je ieder van je team-leden, waarop je A3 van toepassing is, dit laat doen en de resultaten op geeltjes op een muur plakt rondom het betreffende A3. Dan ben je samen in enkele uren er uit hoe je nieuwe A3 er uit gaat zien, dan wel welke onderwerpen nader onderzoek vragen en door wie.
4. Wij gaan in deze tips&trucs niet in op de ‘cascadering’ (binnen Lean ‘hoshin kanri’ genoemd) van de diverse A3’s in je organisatie, dus de samenhang tussen ‘voorliggende’ en ‘achterliggende’ A3’s (door sommigen ‘bovenliggende’ en ‘onder-‘ en ‘nevengeschikte’ A3’s genoemd). Daarvoor verwijzen wij naar onze tips&trucs over ‘hoshin kanri’.

Hoezo Napoleon?

De genie Lodewijk Napoleon heeft allerlei in de wereld neergezet, op de meest uiteenlopende gebieden. Daaronder schijnt ook het feit dat je een jaarplan van 12 maanden moet maken en je jaarrekening na afloop daarvan, van hem afkomstig te zijn. Dus daarom doet de hele wereld dat nu!
Reacties? Geef ze hieronder!
Als je iemand hiermee een plezier denkt te doen, mail deze tips&trucs door!