De meest gestelde A3-vragen

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg verzamelen wij vragen van gebruikers over A3’s op ‘MijnA3’. Mede om onze functionaliteit te verbeteren.

Veelal gaan vragen over het onderbrengen van je tekst in de beperkte ruimte. Dat raakt precies aan de werking van het A3. Immers daartoe blijft het A3 je uitdagen! Het A3 ontleent immers zijn kracht aan de compactheid van je informatie én je keuzes wat je wel en wat niet in je A3 zet. Daaruit ontstaat focus en sturing. Zonder die uitdaging verzwakt de werking van je A3.
Veel vragen gaan over ‘teveel’ of ‘te weinig’. De vier meest gestelde:
I.   Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties
II.  Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën
III. Ik heb teveel acties
IV. Ik heb te veel A3’s
I.  “Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties”
De kunst is om de teksten in je ‘tijdkolommen’ zo beperkt mogelijk te maken. Het liefst slechts een enkele letter. Daarmee blijft je ‘actiekolom’ namelijk zo breed mogelijk. Dat is handig, omdat je in je actiekolom steeds de meeste tekst kwijt wil. Dat betekent ook dat je de titels van je tijdkolommen beperkt wilt houden. Zet daarin dus bijvoorbeeld ’18, ’19 en ’20 in plaats van 2018, 2019 en 2020. Zo ook K1, K2, K3, K4, in plaats van ‘1e kwartaal 2018’, enz.
Een andere truc is om symbolen te gebruiken voor teksten die je eigenlijk in je tijdkolom zou willen gebruiken. Bijvoorbeeld: Je actie luidt: ‘Herziening Opleidingsplan (Ontwikkeling = O, Implementatie = I, Realisatie = R, en Evaluatie = E)’. Je snapt hem misschien al. In de tijdkolommen hoef je nu alleen de letters O, I, R en E te zetten, waarmee je de tijdkolommen smal houdt.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
II.  “Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën”
1/ Ook bij je strategieën is het de kunst om keuzes te maken en compact te zijn. Wij merken dat velen in verleiding komen om behalve de essentie van een strategie, daarin ook uit te leggen hoe je die wilt inrichten. Dát bijvoorbeeld kun je beter bij je acties doen. Of zelfs in een apart plan (project-A3) als dat vele acties zou bevatten.
2/ Het blijft de uitdaging om je strategieën ook in aantal te beperken. Kies daarom uit de regels die je in je strategie wilt zetten maximaal 4 onderwerpen die de kern raken. Bouw om die onderwerpen een zin die je strategie verwoordt. Kortom: kiezen en compact maken!
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
III  “Ik heb te veel acties”
Als je te veel acties hebt kun je een paar dingen doen:
1/ Kijk of acties bij elkaar horen en zet die dan ook onder elkaar. Als je dan op een stuk of tien uitkomt, raden wij je aan dat een project te noemen. Dan maak je een apart project-A3, waarbinnen je die acties opneemt. En in je hoofd-A3 zet je als enige actie ‘Project-A3 xyz volgens plan uitvoeren’. Zo komen er weer vele regels voor nieuwe acties in je hoofd-A3 beschikbaar.
2/ Een andere reden kan zijn dat je acties benoemt die eigenlijk niet zo spannend zijn om te volgen, omdat zij eigenlijk ‘vanzelf’ wel gebeuren. Daarmee bedoelen wij dat zij óf niet speciaal nieuw zijn, dan wel geen permanente aandacht hoeven te hebben door het jaar heen. We raden je aan deze acties niet in je A3 op te nemen. Je zou ze wel op een aparte lijst kunnen zetten, gewoon in een Word- of Excel-document. De acties daarbinnen kun je opeenvolgend nummeren, en dat document de titel ‘normale gang van zaken’ geven. Dat sla je dan bij je reguliere bestanden op als document. Als iemand dan van jou een lijst van dergelijke acties vraagt (soms is dat de Inspectie, lof een kwaliteits-auditor) dan kun je die lijst tonen. Ook hier kun je op je Hoofd-A3 dan een actie opnemen als ‘Normale Gang van Zaken op orde’. Daarmee hoef je er door het jaar heen niet op actie-niveau op te waken. Anderzijds: als er met één van de acties door het jaar toch iets serieus mis gaat, meld je dat alsnog op je A3 bij je voortgangscontrole. En als je denkt dat die ene actie dan nog een periode extra aandacht vraagt, kun je die ene actie tijdelijk alsnog op je A3 zetten. Op die manier beperk je je A3 tot die zaken die serieus aandacht verdienen door het jaar heen en kom je niet in verleiding om ‘alles’ op je A3 te zetten wat je doet.
3/ Ook hier weer, maak de tekst van je acties zo compact mogelijk. Laat zoveel mogelijk lidwoorden en bijvoeglijke naamwoorden weg, alsook de naam van je organisatie en vermijd elke herhaling. Die voegen inhoudelijk niets toe en nemen dus nodeloos ruimte in en leiden af van de essentie.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
IV.  “Ik heb te veel A3’s”
Naar mate je langer met A3’s aan de gang bent, krijg je er steeds meer. Daar zijn een aantal oplossingen voor.
1/ Maak groepen, waarmee je je A3’s kunt onderbrengen binnen die groepen. Daarmee zie je meteen waar je het betreffende A3 moet zoeken.
2/ Bewaar alleen de A3’s die actief zijn. Een voorbeeld: Je het een jaar-A3 gemaakt en het eerste kwartaal is verstreken. Op dat moment heb je de kleuren ingevoerd om de voortgang van dat A3 aan te geven. De verleiding kan dan zijn om dat A3 als een nieuwe versie op te slaan, via de functie ‘opslaan als’, waarmee je een nieuwe A3 aanmaakt. Alleen zie je dan twee A3’s en als je daar mee door gaat steeds meer. Ons advies is om dat eerste A3 als PDF op te slaan. Gewoon op een eigen bestand waar je al je gebruikelijke documenten opslaat.
Als je dan je bestaande A3 gaat aanpassen voor het volgende kwartaal, blijf je één A3 houden. Zo houd je het aantal A3’s dat je actueel hebt beperkt in aantal, wat voor je overzicht helpt.
Heb jij meer, of andere vragen? Stel die ons hieronder, of mail ze naar info@steedsbeter.nu en wij reageren!

Ben ik neurotisch?

 
Een mede-Leaner noemde mij neurotisch. Maar Leaners weten net als Rijnlanders dat je werk aan vakmensen moet overlaten. En een diagnose van een psychische aandoening is geen Lean vakmanschap. Volgens mij is een neurose bovendien een uitvergroting van op zich gezond gedrag. Dus misschien heb je er zelfs wat aan als ik werkelijk neurotisch ben.
Wat is het geval?
Het werd vakantie. Onze relaties waren er niet meer om te leren over handig indelen van werkruimtes. Dus moest ik wel thuis aan de slag.
Ik had een kruidenprobleem: tal van kruiden heb ik in de loop der jaren verzameld. Tegen de veertig! Telkens voor die ene keer dat ik ze nodig had. Daarna kon ik ze niet meer terug vinden en kocht ik een nieuw pak.
Toen zag ik handige opberg-doosjes. Die heb ik aangeschaft en ingericht. Kijk maar.
Ik hoor je vragen: “heb je daar die moeite voor over?” Nou weten al mijn vrienden en kennissen dat ik het heerlijk vind om zaken handiger op te pakken.
Ter verantwoording achteraf deed ik een 5W2H. Dat is op zich een Lean-aanpak, om een probleem te beschrijven. Maar strijdig met een ander Lean principe. Want 5W2H dient als analyse van je probleem, om daarná een oplossing te verzinnen en niet als verantwoording achteraf. Verantwoording achteraf is in Lean termen überhaupt altijd verspilling. Een ander risico van deze aanpak is dat ik een verkeerde oplossing voor het probleem had. Want zonder analyse is een sprong naar een oplossing een sprong in het duister.
Lean zegt: doe het aan de voorkant in één keer goed, ná de analyse van het probleem en na een zoektocht naar de kernoorzaken via vijf keer de Waarom-vraag.
Voor jou is dit dus vooral een (neurotisch?) voorbeeld om te zien hoe zo’n 5W2H er uit ziet. Deze over mijn kruiden.
Neurotisch of niet: ik heb nu lekker al mijn kruiden binnen vijf seconden vindbaar en mijn voorraad zal zo in de loop van de komende maanden of zelfs jaren slinken. Aan houdbaarheidsdata hoef ik mij thuis immers niet te houden.
Doe ik jou een plezier met deze aanpak? Laat mij dat weten, of geef het door aan iemand die je er ook een plezier mee denkt te doen.
 

Begin met een mindmap!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Begin je je eerste, of een nieuw A3, voor een jaarplan of een project?

Dan kan het helpen met een mindmap te beginnen.

Dat hoeft niet als je al een eerder jaar-A3-hebt, want dan is het handiger om dat te kopiëren en alleen de verschillen aan te brengen.

Maar als je iets geheel nieuws start, kan het als volgt.

  1. Open een nieuwe mindmap. Ik werk het meest met het programma ‘mind node’. Heerlijk basaal en gratis. Ook op de Mac.
  2. Ga vooral géén verhalen schrijven!
  3. Begin gewoon met ideeën die bij je opkomen. Het kan helpen in je mindmap alvast de titels van je A3 te zetten. Bijvoorbeeld zoals in bovenstaand voorbeeld.
    Daarin kun je dan je ideeën ophangen.
  4. De lol van mindmaps is dat je elk moment je ideeën makkelijk kunt verschuiven naar een andere plek, die je beter vindt passen.
    Mind maps ondersteunen hoe je hersenen werken: namelijk van de hak op de tak springen. Ideeën duiken op en er ontstaan associaties, die daar al of niet zinnig mee te maken hebben.
    Geeft niets. Zet ze allemaal in je mindmap.
  5. Vervolgens kies je een moment om die ideeën te gaan ordenen. Bijvoorbeeld binnen die titels van je A3. Dan krijg je een overzicht van hoofd en bijzaken.
    Terwijl je dat aan het doen bent zul je ontdekken dat je ideeën wilt verschuiven en dat er ook weer nieuwe ideeën opkomen. Gewoon laten gebeuren en erbij plakken!
    Soms zul je dan zien dat je heel gedetailleerd verder gaat op een idee, terwijl een ander idee allen op een hoofdlijn blijft ‘hangen’. Ook niet erg. Gewoon laten gebeuren. Kun je allemaal later aanpassen.
  6. Vervolgens een nachtje erover slapen. Dat doet wonderen! Je ordenende hersen-gedeelte gaat namelijk ’s nachts aan het werk als je andere hersen-functies pauzeren. Daarmee worden verbanden gelegd en krijg je perspectief en overzicht, wat je in eerste instantie minder of zelfs niet hebt. Dan zul je zien dat je de dag daarop je mindmap al wilt herschikken en/of aanvullen. Of je wordt zelfs ’s nachts wakker met een idee waar je hersenen mee komen! Schrijf dat dan meteen op en slaap verder.
  7. Afhankelijk van de urgentie met je A3 kun je hier dagen of weken mee bezig zijn. En je kunt je collega’s erbij betrekken.
    Bijvoorbeeld door je mindmap af te drukken, hun reacties te vernemen en zo verder te bouwen.
  8. Totdat je zo ver bent dat je denkt je A3 zelf echt te kunnen vullen.
    Want dan kopieer je gewoon per regel je onderwerp uit je mindmap naar je A3.

En klaar is je A3!
Vanaf dan kun je alle aanpassingen en wijzigingen daar weer handig in aanpassen!

A3 ze!

Reageer hieronder, of stuur dit door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!