Stop en reflecteer!

Met de kerstdagen in het vooruitzicht, deze aanmoediging om eens stil te staan.
Wij hebben tot norm verheven dat handelen, schakelen en beslissen snel moet.
Waar je aan voorbij gaat is dat je bij belangrijke, complexe of ethische zaken met snel beslissen ook slechtere beslissingen neemt: minder ethisch; minder doordacht.
Voor de meeste beslissingen prima. Die kun je op basis van ervaring en kennis op de automatische piloot doen: tandenpoetsen, auto rijden, ontbijten, telefoneren.
Maar zodra het ingewikkelder wordt, onderscheid je je als mens van het dier dat je kunt nadenken én ethische afwegingen kunt maken.
Veel beslissingen in de zorg zijn net te ingewikkeld en ethischer om aan de automatische piloot over te laten!
Niet voor niets bestaan de uitdrukkingen “tel tot tien” en “slaap er nog een nachtje over” alvorens je  een belangrijke beslissing neemt.
De volgende 2 stappen zullen je versteld doen staan hoeveel beter je beslissingen en oplossingen worden. Durf die tijd te nemen!
1/ Analyseer het probleem met 5W2H: Neem de ruimte om dat zo scherp mogelijk te formuleren:

  • Wat denk je dat het probleem eigenlijk is?
  • Wanneer doet het probleem zich voor?
  • Waar doet het zich precies voor?
  • Wie zijn er bij betrokken, als het probleem zich voordoet?
  • Waarom is het probleem een probleem?
  • Hoe groot is het probleem?
  • Hoe vaak doet het probleem zich voor?

Als je dit (liefst met een aantal) echt goed doet, zul je verrast zijn hoe anders het probleem er uit blijkt te zien dan je eerst dacht. Én tot welke andere acties je zou overgaan!
Maar doe nog NIETS!!!
2/ Je stelt eerst 5x de waaromvraag. Heel onwennig! Tergend veel tijd lijkt dit te kosten. Tótdat je de voordelen bent gaan waarderen.
Probeer het gewoon.
Begin met: “waarom is dit het probleem?” Hierop kunnen meer antwoorden zijn. Elke van de antwoorden zet je op een apart vel.
Dán stel je nóg eens diezelfde vraag: waarom? Maar ditmaal laat je die vraag los op elke van de net gegenereerde antwoorden.
En zo verder totdat je echt op niveau 5 bent terecht gekomen.
Een voorbeeld van één lijn van antwoorden (in plaats van die aparte velletjes er nog bij):

  1. Waarom starten wij als MT altijd te laat? Bijvoorbeeld: omdat nog niet iedereen aanwezig is.
  2. Waarom is niet iedereen aanwezig? Bijvoorbeeld: omdat iedereen het druk heeft.
  3. Waarom heeft iedereen het zo druk? Bijvoorbeeld omdat wij te veel klussen op ons bordje hebben.
  4. Waarom hebben wij teveel klussen op ons bordje? Bijvoorbeeld omdat wij te weinig tijd nemen om te prioriteren.
  5. Waarom nemen wij te weinig tijd om te prioriteren? Bijvoorbeeld: omdat wij geen goed stramien hebben, om onze jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren.

Stel nou bijvoorbeeld dat je dit laatste probleem zou oplossen: als MT en als organisatie richt je een werkend stramien in om je jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren, kun je je dan voorstellen dat dat op veel meer aspecten effect heeft, dan alleen maar op tijd komen op een MT?
Het is maar een simpel voorbeeld.
Het lef en de tijd nemen om bij een probleem 5W2H en 5xWaarom toe te passen, laat je de schellen van de ogen vallen over de verbeteringen die je kunt toepassen.  Met veel meer impact, dan die korte termijn beslissingen die je uit haast vaak neemt en veel minder oplossen dan je hoopt!
Pak tijdens de kerstdagen eens een probleem thuis waar je tegenaan loopt. En stuur ons je inzichten in het reactieveld hieronder!
En geef deze tips door naar anderen die je hier blij mee maakt, via de icoontjes links op je scherm!

Nooit meer een jaarplan!

Altijd gedoe met jaar- en beleidsplannen?

Wij hebben tot 31 maart een bijzondere aanbieding.
Jaar- en beleidsplannen ontwikkelen kosten vele uren. Iedereen daarbij te betrekken is een hele kunst. Door het jaar heen verdwijnen de plannen ‘in de la’ en weet niemand meer precies wat er in stond. De relatie met de dagelijkse praktijk blijft vaak zoek. Voortgangscontrole is een crime. Bijsturen ook. Een jaar later mag je uitleggen waarom je allerlei gedaan hebt wat niet in het jaarplan stond en verantwoorden waarom je niet deed wat er wel in stond.
Herkenbaar?

Wij hebben een bizar simpele oplossing: je eigen A3!

  • In een half uur heb je de essentie van je beleids- jaar- of meerjaren-plan al in beeld.
  • Compact, overzichtelijk en aantrekkelijk gepresenteerd.
  • Begrijpelijk voor iedereen.
  • Daarna kun je de voortgang eenvoudig bewaken: per uur, dag, maand, week of hoe vaak je ook wilt.

Deze aanpak is ideaal voor elke leidinggevende die met een jaar-, meerjaren- of beleidsplan te maken heeft.

  • Je vult in 30 minuten de hoofdlijnen van je inzichten in ons webbased sjabloon
  • Die kun je elk moment als PDF downloaden
  • Daar kun je daarna zo vaak als je wilt aanvullingen en wijzigingen op maken
  • Elk moment dat je wilt kun je eenvoudig de voortgang van je plan invoeren
  • De aandachtspunten komen in waarschuwend geel of rood tevoorschijn
  • Alleen daarop hoef je dan bij te sturen
  • Het jaar daarop kost het je nóg minder tijd om je A3 te actualiseren

Met en ‘klassiek’ beleids-, jaar-, of meerjarenplan ben je qua eigen tijd en die van je mensen in totaal al gauw weken kwijt ter waarde van tientallen duizenden euro’s. Als je je daarbij extern laat begeleiden nog eens duizenden euro’s. Als je hiermee door gaat blijf je alle afstemperikelen en frustratie van het maar niet aangesloten krijgen van je medewerkers continueren.
Vanaf 1 januari 2016, maak je je eigen A3 incl. de voortgangsmonitoring voor slechts €24/maand. Daar kun je elke maand mee beginnen en stoppen.
Als jij je vóór 31 maart aanmeldt, zijn de eerste 3 maanden gratis! Daarna wil je nooit meer zonder!

Wil je dat proberen? Teken dan nu geheel vrijblijvend in, en krijg 3 maanden lang deze dienstverlening gratis. Klik voor meer informatie hier en klik nu nog op akkoord voor ‘koop dit product’ en ‘algemene voorwaarden’ voor GRATIS deelnemen zonder enige verplichting !

Ooit ontslagen?

Zomaar ontslagen. Afgelopen maanden drie goede bekenden: een verplegende uit de thuiszorg, een medeaandeelhouder van een groot commercieel bedrijf, een bestuurder van een zorgkoepel. Als donderslag bij heldere hemel. In het duister tastend over de reden. Daarover nul communicatie.
In de VS is het staand gebruik. Een verkeerde e-mail kan je al nopen je spullen te pakken en je pasjes in te leveren zonder nadere toelichting. En ja, Angelsaksisch leiderschap herkennen wij als Rijnlanders ook hier als een manier waarop je niet wilt organiseren. Het staat haaks op zaken die wij belangrijk vinden: transparantie, toenemende zelfsturing, integraal management zo laag mogelijk in de organisatie. Dit vraagt namelijk om vertrouwen. Ook de participatiemaatschappij vereist vertrouwen. Want minder overheid en meer door burgers laten doen met minder budget, vraagt om meer eigen verantwoordelijkheid en minder controle en stuurdrift.
Vertrouwensbreuk
Als iemand zonder voorteken wordt ontslagen, is vertrouwen direct verdwenen. Ook bij collega’s. Daarmee blijkt het in een keer onveilig. Het kan immers iedereen overkomen. Dan gaan mensen overlevingsspelletjes spelen. In ‘Hoe word ik een rat‘ staan ze beschreven. De sterksten vechten zich omhoog. Meestal niet de besten. Zo’n onveilige werksfeer gaat ten koste van het inzetten van je talenten, van creativiteit van fouten durven maken om daarvan te leren om te verbeteren. Per saldo levert het de organisatie minder kwaliteit dan er in huis is voor hogere kosten. Verspilling dus.
Het boek ‘The Fish Rots From the Head‘ legt uit dat als het rot in de top, de rest van de organisatie volgt. Onze stelling: gebeurt zoiets in de top, dan heb je drie á vijf jaar nodig om het vertrouwen binnen de organisatie te herstellen. Vertrouwen komt immers te voet en gaat te paard. Omdat vertrouwen de cultuur raakt, en cultuurveranderingen in organisaties vanaf twintig medewerkers 3 tot 5 jaar kosten, als je er al effectief programma op zet, ben je na één zo’n actie meteen een aantal jaren achterop!
Transparantie 
In een gezonde organisatie weet iedereen of hij voldoet in de ogen van de degene die je heeft ‘ingehuurd’. Daarbij hoort: permanent in transparant zijn of zaken wel of niet naar wens verlopen. Dat geldt tweezijdig. Want iemand dit niet op zijn plek zit moet zo snel mogelijk naar een plek waar hij wel tot zijn recht komt. Niet om het gesprek zelf, maar om alle energie en acties te blijven richten op waardevermeerdering voor de klant. Dat is – in Lean termen – je enige bestaansrecht. In die waardevermeerdering leg je jouw vakmanschap. Als daar geen match is, is het wijs om in overleg naar iets anders uit te kijken. Gesprek voorkomt misinterpretaties, die dan in het vroegste stadium getackeld kunnen worden. Blijft de mismatch bestaan, dan wil je degene die daar verantwoordelijk voor is de gelegenheid bieden om te verbeteren door bijvoorbeeld bij te leren, of op een andere plek verder te gaan. Waarom? Omdat iedereen daar uiteindelijk beter van wordt. De klant, de organisatie, de leidinggevenden, de medewerker, de maatschappij.
Laat het je nooit meer gebeuren dat je iemand verrast met een ontslag. Dan heb je vele stations tevoren gemist. Dat begint bij de top van de organisatie. Voorkom de rot!
Reageren? Doe dat hieronder! Doorsturen? Gebruik de icoontjes links!

Communiceren met een bord voor je hoofd!

A3-2Communicatie was het probleem. Het grootste probleem volgens de medewerkersscan.
Een zorgorganisatie zet – onder begeleiding van ZorgSteedsBeter – jaarplannen om in “A3’s”. Wég dikke jaarplannen. Één “hoofd-A3” (formaat 2xA4) voor de hele organisatie. Elke afdeling een eigen A3. Toegankelijk, aantrekkelijk. Beter communicerend tussen afdelingen en met het MT over hoofdzaken en doelen. Het MT van de organisatie blij.
Toch bleken op verschillende niveaus nog problemen in de dagelijkse communicatie. Daardoor: tijdsverlies door herstelwerk, slechte samenwerking en terugtrekken van afdelingen op hun eilandjes.
Vanuit “Lean denken en doen” raden we klant aan met borden te gaan werken. Te beginnen met dagborden op afdelingen. Daar nemen medewerkers van diverse disciplines samen met het management elke dag max. 10 minuten (staand) de stand van zaken door. Voordelen: een vast moment per dag waar medewerkers en management elkaar (“verticaal”) ontmoeten in wat speelt en waarbij medewerkers van verschillende disciplines met elkaar (“horizontaal”) afstemmen. Gevolg: onderlinge communicatie verbetert, onderling begrip neemt toe, samenwerking verbetert en gevoelde werkdruk neemt af. Op dagbasis! Tel uit je winst.
Je zou zeggen: te simpel voor woorden en direct invoeren. Dat is het ook. Maar….… vaak gelooft men niet dat zo iets simpels als dagbordbesprekingen helpen. Bovendien lijkt het lastig om iedereen tegelijkertijd aan het bord te krijgen. Iedereen heeft het immers druk en de diensten van de medewerkers beginnen op verschillende momenten. En er was net een overlegmoment aan het begin van de dienst geschrapt. “Dat werkte niet”, “daar kwam niets uit”, “dat kostte alleen maar tijd”. Ook had men voor betere communicatie recent geïnvesteerd in een computersysteem, met alle informatie geavanceerd opgeslagen achter het scherm. ‘Hoe kan een simpel handmatig ingevuld bord voor je hoofd nu beter helpen?’
a3Onze vraag: “je hebt toch nog een communicatie probleem? Blijkbaar werkt er iets niet.” Eén afdeling begint uiteindelijk zonder overtuiging met borden. Eerst éénmaal per week. Er wordt niet steeds op hetzelfde moment begonnen. Al snel komt niemand meer opdagen: ‘zie je wel! Het werkt niet’.
Een half jaar later opnieuw de vraag: ‘’help ons met ons allergrootste probleem, de communicatie”. Weer ons antwoord: “werken met borden”. Deze keer landt het! Na een trainingssessie besluit men om echt voor dagborden te gaan. Op alle afdelingen en op vaste tijden. Per afdeling worden relevante onderwerpen voor het bord bepaald en men start. Na één week is iedereen enthousiast. Het werkt!
Een half jaar later worden we weer gebeld. “Wil je ons verder te helpen met het werken met borden?”. Men kan weer een nieuwe “boost” gebruiken. Wij vermoeden een terugval in het werken met borden, dat het allemaal niet meer werkt. Maar nee: bij binnenkomst horen we al van een medewerker: “fantastisch, het bordenoverleg. We willen niet meer zonder.” Ook het MT blijkt helemaal enthousiast. Zij stellen zelfs: “als er weer een medewerkersscan wordt gedaan, wordt het communicatieprobleem nauwelijks meer genoemd.” “Waarom hebben jullie ons dan uitgenodigd?” MT: “Wij willen verder, we willen het werken met borden verder ontwikkelen.” Rijp voor de volgende stap. Permanent verbeterend. Zo wordt naast de dagborden nu gewerkt met verbeterborden en planborden. Iedereen wil nu zo’n bord voor z’n hoofd om steeds beter te communiceren.
Denk je iemand een plezier te doen met dit voorbeeld? Gebruik de icoontjes links om het door te sturen. Wij zijn ook benieuwd naar je reactie hier onder.

Orde op zaken

De zomerperiode is een mooi moment om tot rust te komen en de boel op te ruimen. Althans, als jij niet de enige bent die je cliënten moet bedienen die niet met vakantie zijn.
Arbeidspsychologe Jessica de Bloom adviseert in haar boek: “De kunst van het vakantievieren” een hele riedel van zaken om goed op vakantie te gaan én om daar langer van te profiteren. Wat je gezondheid en je relaties ten goede komt. Amerikanen die jaren aaneen geen vakantie nemen zijn minder gezond en leven korter. Enkele simpele tips:

  • sport de dag voor je met vakantie gaat, dan worden de stresshormonen sneller afgebouwd.
  • Besteed geld aan ervaringen in plaats van aan spullen.
  • Zorg voor een heerlijke laatste vakantiedag. Die bepaalt hoe je terugdenkt aan de vakantie.
  • Gebruik een andere shampoo of geur, die je thuis weer eens uit de kast trekt als je naar je vakantie verlangt.
  • Begin woensdag met werken, zodat je met een korte eerste week begint.

Zoals wij ook in een eerdere blog aangeven: is het belangrijk om je dagritme, maar ook jaarritme overeind te houden voor je gezondheid en productiviteit. Beide zijn gediend als je in vast ritme werkt en pauzeert. Door de dag heen, je nachtrust, je week(end)-rust en dus ook je jaarrust, door met vakantie te gaan en “alles achter je te laten”.
Als opmaat daarvoor, als het rustiger is, omdat de vergaderingen en drukte alle anderen in de zomermaanden wat minder zijn, is het ook het moment om je boel weer op orde te brengen. Dat geldt bijvoorbeeld je werkruimtes, maar ook je computerbestanden. Zelf heb ik een dag of twee besteed om alle mappen op mijn computer weer eens te bekijken alsof ik een vreemde was. Daarmee ga je ze opnieuw ordenen en nieuwe namen geven. Gaandeweg ontdek je dan dat je zaken minder logisch heb ingedeeld en opgeborgen. Daartussen ook mappen waar je dan in kunt duiken om te ontdekken of ook een niveautje dieper reden tot herordenen is. Daar vind ik steeds de mooiste verrassingen. Pareltjes die je kwijt was geraakt. En zaken die op je op meer plaatsen hebt opgeborgen, dus dubbel. Maar waarmee zij ook daarvoor niet meer traceerbaar waren als je er niet bewust naar op zoek was. Een mooie vondst is ook: de “archief-”, of “historie”-map. Daar stop je alles in wat je niet weg wilt gooien, maar ook niet meer verwacht direct nodig te hebben. Dat maakt het vinden van wat je wél wilt hebben veel eenvoudiger.
Het leuke is, dat dat opruimen ook meteen je geest opruimt. Het geeft een opgeruimd gevoel. Je gaat er lekkerder mee met vakantie, óf het is lekker terugkomen om met opgeruimde geest, bestanden en werkruimte aan te pakken. Ik krijg er nu al weer zin in!
Geïnteresseerd in tips en trucs om je werkdruk blijvend te verlagen? Wij ontwikkelen een programma dat daarop speciaal is gericht. Klik hier om je aan te melden als proefkonijn, en profiteer meteen mee!

Nachtrustverstorend contrast

Scania Zwolle leidt twee maal per dag bezoekers rond. Er komen 13 duizend bezoekers per jaar langs. De fabriek werkt al negentien jaar Lean. Wij bezoeken met klanten en relaties de fabriek, om Lean te ervaren. Al kost het contrast met de organisatie die we een paar uur daarna bezoeken mij mijn nachtrust!
Het is een feest om te zien hoe iedereen bij Scania trots, in alle rust en in vaste cadans in ruim zes uur 141 vrachtwagens per dag monteert, geheel op klantenspecificatie. Maatwerk dus: pas beginnen als een klant heeft besteld. Elke twee uur lopen teamleiders de ploegen af om te vragen of zij hulp kunnen bieden. Dagelijks op een vaste tijd bespreken de (meewerkende) teamleiders de resultaten met hun supervisors en vragen de supervisors weer aan hen of zij hulp kunnen gebruiken of problemen zijn tegengekomen die zij zelf niet kunnen oplossen. Dit herhaalt zich met hun leidinggevenden. Ten slotte bevraagt ook de directeur dagelijks om 13 uur die leidinggevenden en biedt hen hulp. Dat gebeurt allemaal op de werkvloer, staand voor een ‘dagbord’. Zo komt elk probleem en iedere verbetermogelijkheid binnen een dag door alle lagen van de organisatie. En wordt in principe uiterlijk de dag daarop opgelost! Met 10 procent extra personele bezetting, die als er even niets te doen is, aan een verbeterklus gaat. Verbeterkansen worden door de dag heen door iedereen verzameld: zeshonderd per dag! Men meet ‘aanwezigheid’ in plaats van ‘verzuim’. Zo wordt een prachtproduct elk jaar weer beter én groter in aantal, zonder personeelsuitbreiding. De directie neemt elke vrijdag zes verbeterprojecten van die week in ontvangst en huldigt degenen die een bijdrage leveren aan de projecten. Reacties van onze deelnemers uit de zorg: “Wat een rust!” en: “Problemen oplossen binnen een dag!”

Contrast is immens

Een paar uur later, zijn wij te gast bij een forse verzekeraar. Het contrast is immens. Ons wordt duidelijk gemaakt, dat wij als gasten blij mogen zijn dat een hoge leidinggevende tijd voor ons vrij heeft gemaakt. Ook onze gastheer lijkt  gedreven om niet ons en zijn relaties, maar zijn leiding te plezieren; kennelijk onder tijdsdruk. Hij vraagt ons in hoeverre Lean bewezen besparing oplevert. Dit is één van dé grote misvattingen over Lean: wie het als besparingsinstrument inzet, komt van een koude kermis thuis. Want daarmee mis je precies de essentie. Door permanent verbeteren door de werkvloer, vanuit het leren van verspillingen, stijgt primair de kwaliteit, de klantenervaring en het werkmoreel. Als resultaat daarvan komt er tijd en geld vrij om andere dingen te kunnen doen – eventueel besparen. Ochtend en middag: omgekeerde werelden Óf iedereen gericht op het dienen van de leiding. Óf in het helpen van de uitvoerenden. Bezuiniging als separaat doel in plaats van klanten- en waarde-toevoeging, permanent kwaliteit verbeteren en werknemersmotivatie als start- en permanent ijkpunt voor iedereen. Wat gun ik alle harde werkers die elkaar met hun daadkracht permanent in de weg zitten een ander leven. Én hun klanten en andere relaties!

Permanent verbeteren

Weken later grijpen onze klanten nog steeds terug op hun Scania-ervaring. Ze memoreren: “Vijf minuten staand bij het verbeterbord” en “Elke dag problemen oplossen in één dag”. Ik gun de zorg het Lean-leiderschap waar de vakmensen leidend zijn met permanent verbeteren. Waar zij al hun kennis en kunde in kwijt kunnen, dus gemotiveerd zijn. In rust werkend als standaard in plaats van als luxe. Zich samen verantwoordelijk voelend. Daarmee allen permanent op zoek naar het kleinste verspillinkje om daarvan te leren. Opdat dat nooit meer terugkomt. Alles gericht op tevreden cliënten, met een hoge werksatisfactie, trots, permanent stijgende kwaliteit en ja hoor: tegen relatief dalende kosten.
Reageren? Graag hieronder. En/of stuur dit bericht door aan wie dit interessant kan vinden middels de icoontjes links in je scherm!

Het wordt weer zomer!

We hebben al enkele dagen weer heerlijk de zon gezien.
Het moment waarop wij ook vaak met ons meerjaren-perspectief aan de slag gaan.
Wij zoeken kandidaten die geïnteresseerd zijn om mee te lopen in onze productvernieuwing op dit gebied.
Reageer via een korte enquete om in aanmerking te komen voor ons speciale aanbod om hierop mee te liften en daarmee meteen zelf snel en makkelijk aan je nieuwe meerjaren(/beleids-)plan te komen.
Ons voordeel is dat wij onze dienstverlening kunnen oefenen op jouw situatie. Jouw voordeel is voordelige extra dienstverlening door ons op weg naar jouw betere meerjaren- of jaar-plan.
Klik hier voor de enquete en wij bedanken je verrassend!
Stuur dit bericht desgewenst ook door aan leidinggevenden in de zorg, die je hierin wilt betrekken, middels de icoontjes links in je scherm

Durf vooruit te kijken!

De zomer hoort nu te naderen. Voor velen een goed moment om je meerjarenplan te herijken.
Het Japanse ministerie van financiën plant 300 jaar vooruit. Landgoedeigenaren in Engeland 100. Onze waterschappen 50. Onze politiek laat zich vaak leiden door de effecten op de eerstvolgende verkiezingen, maximaal 4 jaar.
Kijk jij verder dan een jaar?
Onze ervaring is dat je krachtig in inspiratie en professionaliteit groeit, als je het lef hebt om langer termijn doelen te stellen. Minstens 3 tot 5 jaar vooruit. Deze doelen dienen als punt op de horizon om je dagelijkse activiteiten op te enten. Als je dit in de vorm van een meerjarenplan doet, of liever in de vorm van een Lean “A3”, heb je zowel een inspirerende ambitie, als concrete punten op de horizon staan, waar je jezelf, je medewerkers en je belanghebbenden (cliënten, familie, buurt, verzekeraar, Raad van Toezicht, enz.) van snappen, waarom jij daarop je plannen ent.
Een extra inspiratie dit jaar kan zijn het rapport “Naar nieuwe zorg en zorgberoepen” dat de gelijknamige commissie onder leiding van Marian Kaljouw 10 april o.a. aan Minister Schippers aanbood. 3 jaar studie en werk met proeftuinen geeft een erg verfrissende kijk op hoe onze zorg er in 2030 uit zou kunnen zien! De burger écht centraal, waar wij al jaren alleen maar over praten. Stoppen met wat niet nodig is. Af van compartimentering tussen 1e, 2e en andere lijnen en zo veel meer dat een totaal ander perspectief op de zorg geeft. Als start van een maatschappelijk debat, en transitie en transformatie van ons zorgland.
Durf dat als referentie te gebruiken voor je eigen organisatie en kijk hoe ver je zelf komt met inspirerende punten op de horizon, om straks, in het najaar, je jaarplan voor 2016 weer op te enten en zo telkens weer een jaar verder, vanuit een langer termijn perspectief!
Bij onze volgende tips en trucs komen wij met een verrassing hoe wij je daarbij zaken heel eenvoudig kunnen maken!
Reageer hieronder of stuur dit bericht door naar iemand die je hier een plezier mee doet, via de iconen links in je scherm!

Verspilling voel je!

Afgelopen najaar, tijdens een conferentie van “Lean in de Zorg”, sprak een Amerikaanse meubelmaker.
Hij heeft zijn hele bedrijf succesvol met “lean denken en doen doordrenkt”.
Sterker nog, hij heeft lean teruggebracht tot de simpele essentie, dat het alleen maar gaat om “Kaizen”: “permanent verbeteren”.
Al zijn medewerkers dragen minstens maandelijks een implementeerbaar verbetervoorstel aan.
En dat doen zij op hun gevoel, dat er ergens iets te verbeteren is.
Want de 8 door lean onderscheiden verspillingen “voel je in je lijf”. Iedereen! Ook als je nooit van lean gehoord hebt.
Als je zo’n verspilling tegen komt en je bent je bewust van wat er in je lichaam gebeurt, merk je dat lijfelijk. Er gaat iets “wringen” van binnen.
Zo iets moet ook gebeurd zijn met een van onze dierbare relaties. Zij meldde mij dat zij ging koken voor gasten thuis in het weekend. En dat dat niet zo lean was. Ik reageren: hoezo niet lean? Koken en gasten raakt de essentie van leven. En lean gaat over het essentiële doen. Hoe kun je nog meer leven dan met vrienden samen eten en daarvoor zelf te koken? Haar reactie was “mijn keuken is geëxplodeerd”. Tja, dan snap ik hem. Een “geëxplodeerde” keuken zit immers vol verspillingen. Je keuken is vol, je kunt spullen niet neerzetten of vinden, er zijn spullen vies, die je niet direct kunt gebruiken, dat voelt allemaal suboptimaal,
Kennelijk voelde zij dat er iets niet leans was aan die explosie.
Dan kunnen wij via de taal wel uitleggen wel wanneer je met verspilling te maken hebt, zoals wij doen met het lijstje

  • tellen
  • zoeken
  • raden
  • wachten
  • herstellen
  • stoppen
  • weggooien
  • opslaan
  • zich afvragen
  • controleren
  • omlopen
  • vragen
  • antwoorden
  • hertellen

Als één van deze werkwoorden aan de orde zijn, is er namelijk sprake van verspilling.
Hoeveel krachtiger is een gevoelsmens, die voelt als er sprake is van verspilling. Dan heb je geen lijstjes meer nodig!
Pak alleen dan ook je kans om dat gevoel om te zetten in een verbetering, zodat die verspilling vermindert. En leg die verbetering vast!  Zodat je kunt blijven verbeteren, elke keer weer als je een verspilling voelt!
Reageer in onderstaand veld, of stuur dit bericht door aan iemand die dat op prijs stelt met de icoontjes links in je scherm!

Denk eens na!

Wij hebben tot norm verheven dat handelen, schakelen en beslissen snel moet.
Waar je aan voorbij gaat is dat je bij belangrijke, complexe of ethische zaken met snel beslissen ook slechtere beslissingen neemt: minder ethisch; minder doordacht.
Voor de meeste beslissingen prima. Die kun je op basis van ervaring en kennis op de automatische piloot doen: tandenpoetsen, auto rijden, ontbijten, telefoneren.
Maar zodra het ingewikkelder wordt, onderscheid je je als mens van het dier dat je kunt nadenken én ethische afwegingen kunt maken.
Veel beslissingen in de zorg zijn net te ingewikkeld en ethischer om aan de automatische piloot over te laten!
Niet voor niets bestaan de uitdrukkingen “tel tot tien” en “slaap er nog een nachtje over” alvorens je  een belangrijke beslissing neemt.
De volgende 2 stappen zullen je versteld doen staan hoeveel beter je beslissingen en oplossingen worden. Durf die tijd te nemen!
1/ Analyseer het probleem met 5W2H: Neem de ruimte om dat zo scherp mogelijk te formuleren:

  • Wat denkt je dat het probleem eigenlijk is?
  • Wanneer doet het probleem zich voor?
  • Waar doet het zich precies voor?
  • Wie zijn er bij betrokken, als het probleem zich voordoet?
  • Waarom is het probleem een probleem?
  • Hoe groot is het probleem?
  • Hoe vaak doet het probleem zich voor?

Als je dit (liefst met een aantal) echt goed doet, zul je verrast zijn hoe anders het probleem er uit blijkt te zien dan je eerst dacht. Én tot welke andere acties je zou overgaan!
Maar doe nog NIETS!!!
2/ Je stelt eerst 5x de waaromvraag. Heel onwennig! Tergend veel tijd lijkt dit te kosten. Tótdat je de voordelen bent gaan waarderen.
Probeer het gewoon.
Begin met: “waarom is dit het probleem?” Hierop kunnen meer antwoorden zijn. Elke van de antwoorden zet je op een apart vel.
Dán stel je nóg eens diezelfde vraag: waarom? Maar ditmaal laat je die vraag los op elke van de net gegenereerde antwoorden.
En zo verder totdat je echt op niveau 5 bent terecht gekomen.
Een voorbeeld van één lijn van antwoorden (in plaats van die aparte velletjes er nog bij):

  1. Waarom starten wij als MT altijd te laat? Bijvoorbeeld: omdat nog niet iedereen aanwezig is.
  2. Waarom is niet iedereen aanwezig? Bijvoorbeeld: omdat iedereen het druk heeft.
  3. Waarom heeft iedereen het zo druk? Bijvoorbeeld omdat wij te veel klussen op ons bordje hebben.
  4. Waarom hebben wij teveel klussen op ons bordje? Bijvoorbeeld omdat wij te weinig tijd nemen om te prioriteren.
  5. Waarom nemen wij te weinig tijd om te prioriteren? Bijvoorbeeld: omdat wij geen goed stramien hebben, om onze jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren.

Stel nou bijvoorbeeld dat je dit laatste probleem zou oplossen: als MT en als organisatie richt je een werkend stramien in om je jaarlijkse en maandelijkse prioriteiten af te stemmen en te monitoren, kun je je dan voorstellen dat dat op veel meer aspecten effect heeft, dan alleen maar op tijd komen op een MT?
Het is maar een simpel voorbeeld.
Het lef en de tijd nemen om bij een probleem 5W2H en 5xWaarom toe te passen, laat je de schellen van de ogen vallen over de verbeteringen die je kunt toepassen.  Met veel meer impact, dan die korte termijn beslissingen die je uit haast vaak neemt en veel minder oplossen dan je hoopt!
Pak direct het eerste probleem van je nu tegenaan loopt. En stuur ons je inzichten in het reactieveld hieronder!
En geef deze tips door naar anderen die je hier blij mee maakt, via de icoontjes links op je scherm!