A3

Niet zoals het heurt……

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl lees erover en word gebruiker!

De koninklijke weg voor je A3 begint bij je hoger doel – je bedoeling – en loopt via je visiekernwaarden, SWOT, gewaagde doelen, naar je strategie en acties.

Maar handig kan anders zijn.

Een praktische route in vijf stappen:
1/ Begin wel bij je ‘bedoeling’, waar het je echt als organisatie(-onderdeel) om te doen is. En ook je SWOT (zwakten, sterktes, kansen en bedreigingen) zou ik stevig overdenken. Dat wordt vaak vergeten. Maar de omgeving verandert tegenwoordig zo snel, dat je die SWOT (althans in ieder geval de kansen en bedreigingen) zelfs elk kwartaal tegen het licht moet houden! ‘Vroeger’ was eens per jaar, of zelfs eens per drie jaar genoeg.
2/Daarna zou ik globaal noemen waar je ‘gewaagde doelen’ over gaan en  daarna heel pragmatisch met je ‘acties’ aan de gang:
Zet gewoon alle acties die in je opkomen op een rijtje en haal daar de acties van je vorige jaarplan of A3 bij. Dat werkt heerlijk met een ‘mindmap’. Ik ben een fan van MindNode.

In een mindmap kun je eerst al je acties lukraak ophangen, om ze later te sorteren. Clusterend krijg je zo groepen acties die bij elkaar horen. Dan zie je in één oogopslag dat je op sommige groepen veel en andere slechts een enkele actie hebt. Dat kan reden zijn om uit een te groot aantal acties de essentiële te selecteren, of ontbrekende acties toe te voegen.

3/Daarna identificeer je alle acties die eigenlijk vanzelf spreken en ook wel lopen als je er geen aandacht aan geeft. Zet die op een aparte lijst. Gewoon in een Excel, of Word-document en noem dat document je ‘normale gang van zaken’. Want die acties wil je door het jaar heen uiteraard wel uitvoeren, maar daar hoef je niet als topprioriteit op te letten. In je A3 wil je namelijk alleen die acties die nieuw zijn, of aandacht vragen omdat zij wellicht anders niet gebeuren.

Zo houd je zicht en overzicht op je hoofdzaken.

Dan heb je – soms – nog de acties bij een cluster. Als dat er veel zijn, kun je daar het beste een project A3 van maken. Zo’n hele cluster van acties vraagt dus als cluster aandacht. In je A3 vervang je dat cluster van acties door één enkele actie, genaamd ‘project X volgens plan’. Dat scheelt een hoop ruimte op je A3.
4/Als je zo je acties opgesomd hebt, kun je door je oogharen kijken of je een zin kunt verzinnen die een cluster van acties beschrijft. Zo’n zin zet je bij je strategieën.
Op deze manier bouw je je A3 op vanaf de acties, richting strategieën, leidend tot je gewaagde doelen. Dus van ‘onderaf’ naar ‘boven’; van concreet en praktisch, naar abstract.
Meestal heb je je A3 dan voor 80% op orde.
5/Écht afmaken doe je daarna door de andere vakjes te vullen en dan te kijken of alle aspecten uit de andere vakjes gedekt zijn door je acties. Maak wel je gewaagde doelen nog ‘SMART’. Vaak duikt er dan nog een nieuwe strategie op, met een aantal daarbij te bedenken acties, of nog een enkele losse actie.
Niet de koninklijke weg, maar vaak wel een makkelijke en snelle, die tot een zelfde, of misschien zelfs eerder en beter resultaat leidt.

Reageer hieronder op deze tips&trucs met vragen of suggesties, om ons te helpen ook jou steeds verder te helpen. Of mail ons via info@steedsbeter.nu.

Stuur deze informatie gerust door aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen.

Houd je A3 simpel!

Deze tips&trucs zijn strikt voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf dan naar www.MijnA3.nl en wórd het!

A3’s zijn net als alles bij Lean zowel heel simpel, als juist daarom ingewikkeld!

A3’s bevatten alles wat je op strategisch niveau wil zeggen over je organisatie(-onderdeel).

Én wat je belangrijk vindt om gedurende het jaar te realiseren.

Je A3 geeft antwoorden op de ‘waarom?’ en ‘hoe?’  -vragen!

Dat allemaal in slechts enkele zinnen. Zodat je je kunt beperken tot dat ene A3-formaat (2xA4).

Een stappenplan:

  1. Vul alle onderdelen van het A3 spontaan in, met zo weinig mogelijk woorden. Die woorden hoeven niet in een keer goed te zijn.
  2. Noem dat A3 je ‘eerste concept’.
  3. Deel dat concept met degenen waarmee je samen de verantwoordelijkheid wilt dragen voor het organisatieonderdeel waarop je A3 slaat.
  4. Vraag hen om verbetervoorstellen.
  5. Beperk je daarbij tot de hoofdzaken: wat moet er wél en wat niet in komen? Val nog niet over woorden. Voer discussies alleen over zaken die er echt toe doen. Wees tevreden met de rest.

Noem dat je  ‘eerste formele A3’ en ga daarmee aan de gang!

Dat kan door het zichtbaar op te hangen:

  1. Aan een muur, zodat degenen waarmee je dit wilt blijven delen er op kunnen kijken.
  2. Of op je ‘plan-‘ of ‘verbeterbord’ (whiteboard). Zodat langslopers met boardmarkers, of post-its kunnen reageren op je A3.

Het werkt stimulerend om na een poosje (enkele weken of maanden) je A3 een slag te verbeteren met nieuwe inzichten, van jou zelf, of op suggesties van anderen.

En wees daar tevreden mee!

Daarna:(bijvoorbeeld elk kwartaal):

  1. Vul de voortgang van de acties op je A3 in met onze kleurencodes. Je ziet dan in één oogopslag wat op plan loopt, en wat achter loopt.
  2. Bedenk met je team welke acties om bijstelling vragen.
  3. Die acties stel je bij en je hebt je volgende versie van je A3!

De praktijk leert dat je op deze manier met je team een steeds beter werkend A3 krijgt. Waarmee je A3 steeds gemakkelijker je organisatie(onderdeel) stuurt. Stapje voor stapje steeds beter.

Het volgende jaar ben je dan rijp om wellicht meer organisatieonderdelen aan een eigen A3 te helpen. Altijd in samenhang met je ‘Hoofd-A’.

Al doende steeds verder, totdat de hele organisatie qua ambities en doelen in een beperkt aantal A3’s is beschreven. Waardoor je met minimale inspanning onderling samenhangend kunt blijven sturen en telkens verbeteren.

Reageer hieronder op deze tips&trucs met vragen of suggesties, om ons te helpen ook jou steeds verder te helpen. Of mail ons via info@steedsbeter.nu.

Stuur deze informatie gerust door aan iemand die je er een plezier mee denkt te doen.