Verslaafd aan Lean…

Bij pw. lazen wij onderstaand artikel. Een feest van herkenning! Hoe ingrijpend Lean helpt verbeteren, zoals wij dat ook mogen helpen ontwikkelen in de Eerste Lijn, of waar dan ook in de zorg.

Organisatie & Strategie

‘Als wij ons werk naar eigen inzicht kunnen doen, zijn we gewoon blijer’

Continu de zorg verbeteren, door verpleegkundigen te stimuleren om eigen ideeën uit te voeren en verspilling tegen te gaan. Met deze aanpak is in het St. Antonius Ziekenhuis de werkdruk verminderd en zijn zorgmedewerkers weer in hun kracht gezet.

‘Als wij ons werk naar eigen inzicht kunnen doen, zijn we gewoon blijer’

“Door zorgprocessen lean te maken en continu te verbeteren, hebben verpleegkundigen weer regie over hun vak gekregen. Hoe belangrijk het is dat deze zorgmedewerkers de ruimte krijgen voor de uitvoering van ideeën over betere en efficiëntere zorg, zagen we bijvoorbeeld toen een team een bezoek bracht aan de werkvloer van Scania in Zwolle. De werknemers die daar bij de productie van vrachtwagens de principes van lean toepassen, waren voor de verpleegkundigen een bron van inspiratie en hebben gezorgd voor meer probleemoplossend vermogen.”

Aan het woord is Annette van Duijn, verpleegkundige urologie en gynaecologie in het St. Antonius Ziekenhuis, met locaties in Nieuwegein en Utrecht. Ze is tevens voorzitter van de Verpleegkundige Adviesraad (VAR), een college dat het ziekenhuisbestuur adviseert over de beroepsuitoefening en de kwaliteit van de patiëntenzorg. Lean staat voor ‘lenig’ en ‘slank’, een uit de Japanse industrie overgewaaide filosofie voor een manier van werken die gericht is op het elimineren van verspillingen, continu verbeteren en creëren van waarde voor de klant of, in de zorg, de patiënt.

Opgeruimde afdeling

Van Duijn: “Verpleegkundigen gebruiken bijvoorbeeld veel apparaten, onder meer om bloeddruk en bloedsuikerwaarden te meten. Voorheen legde iedereen die maar ergens neer, waardoor je vaak op zoek was. Nu hebben we daar vaste plekken voor. Dankzij het principe van de goed opgeruimde afdeling en kortere looplijnen is er minder frustratie en meer tijd voor wat je zo graag wil, het directe patiëntencontact.’

Lean staat voor lenig en slank

Waardesturing voor patiënten – ook wel Value-Based Health Care genoemd – integreren in de verbeteraanpak van lean is momenteel hét grote thema in veel ziekenhuizen, zegt Marc Rouppe van der Voort, de manager die in het St. Antonius verantwoordelijk is voor lean en zorglogistiek. “Het leveren van een stabiele kwaliteit van zorg heeft topprioriteit. Dat er daarnaast met lean werken kosten worden bespaard, is een prettig neveneffect. Zorgmedewerkers en hun waarden zijn intrinsiek op de patiënt gericht. Ze storen zich weliswaar aan verspilling, maar zijn alleen gemotiveerd deze verspilling ongedaan te maken, wanneer die hun waarden schaadt en de zorg voor patiënten. En niet om de efficiency te verhogen teneinde daar alleen de begroting van de manager mee kloppend te krijgen.”

Duurzaam vermogen

Omdat in ziekenhuizen tal van activiteiten kriskras door elkaar lopen, zijn integrale systemen nodig waardoor processen voor de langere termijn verbeteren. “Veel verbeterprogramma’s in organisaties, ook buiten de zorg, zijn op de korte termijn, op het snel halen van een paar doelen. Maar na een paar jaar is het rendement ingezakt. Terwijl het er in de lean-filosofie juist om gaat om het opbouwen van wat ik ‘duurzaam vermogen’ noem. Dat lukt alleen met aandacht voor en inbreng van de zorgmedewerkers. Zij moeten in de positie komen om zelfstandig zaken te veranderen en persoonlijk leiderschap te etaleren. De leidinggevende moet niet de brandweerman spelen en problemen van een ander overnemen. Hij moet mensen laten groeien door zelfsturing te stimuleren en hen met verbetersuggesties te laten komen. Coaching dus, die iedere dag aandacht vraagt. Het kan niet zo zijn dat een manager op een vrijdagmiddag opeens zegt: ‘O ja, we hebben ook nog een verbeterprogramma.’”

Opnemen zonder bed

Annette van Duijn

Op het project ‘Opnemen zonder bed’, dat door verpleegkundigen van het St. Antonius op de locatie Utrecht is bedacht – en inmiddels is nagevolgd door andere ziekenhuizen – is Annette van Duijn bijzonder trots. Want hoe was de situatie vroeger? “Patiënten kregen in afwachting van hun operatie een bed toegewezen. De verpleegkundigen moesten twee processen door elkaar uitvoeren: zorgen voor de patiënten die al geopereerd waren én een opnamegesprek voeren met nieuwe patiënten in afwachting van hun operatie. Dat leverde, met tussendoor nog een artsenvisite, veel werkdruk op. Maar het zorgde ook voor onrust onder de patiënten.”

Nu bereiden patiënten zich in een comfortabele wachtkamer naast de OK voor op hun ingreep, om daarna pas naar de verpleegafdeling te gaan. Wat kleinschalig begon, is uitgegroeid tot een nieuwe manier van werken. “Een verpleegkundige doet nu alle intakegesprekken, de patiënt kan zich in rust op de operatie voorbereiden en er komen meer bedden beschikbaar voor opnames.”

Reageren? Doe dat hieronder, of mail ons op info@zorgsteedsbeter.nl.

Het hele artikel van pw. lezen? Klik hier!

Maak je hoofd leeg: elke dag!

Er zijn talloze trucs onder de noemer ‘time management’. Geen zo simpel, direct toepasbaar en effectief als ‘Getting Things Done’.
In 3 stappen de essentie. Meer heb je niet nodig. In een uurtje ben je onderweg!

  1. Je neemt een bakje, met de naam ‘spul in’. Dat is je nieuwe ‘inbox’.
  2. Daar stort je alles in wat je in je vingers krijgt, of wat in je hoofd opkomt (dat schrijf je op losse velletjes). Zo ook aantekeningen van je afspraken.
  3. Eens per dag (liefst aan het eind van de dag*) pak je elk ‘spulletje’ uit je bakje en kies je:
    1. Is het afval? Dan gooi je het weg.
    2. Is het iets dat je binnen 2 minuten kan doen? Doe het dan direct.
    3. Heb je het nodig op een specifiek moment? Berg het dan op in een klassieke hangmap of ordner (kom ik zo op terug) en zet in je agenda wanneer je het daar uit wilt halen.
    4. Heb je het wellicht ooit nodig, als referentie, of weet je dat nog niet? Ook weer in die hangmap of ordner. Ik kom zo ook op je registratiesysteem, zodat je het dan snel weer terug kunt vinden.
    5. Duurt het langer dan 2 minuten en wil je het vandaag doen? Zet het op je ‘actielijst van de dag’ (die wordt nooit langer dan een punt of 10!).
    6. Is het een idee dat meer dan één actie vraagt? Noem dat dan ‘project’. Ook dat berg je op onder je ‘projectnaam’ in je hangmap of ordner, waarbij de ‘eerse actie’ van je ‘project’ op je actielijst komt, of in je agenda, op het moment dat je met je project wilt beginnen.

 

Elke dag!
Dit doe je elke dag, liefst dus aan het eind daarvan.

Door de dag heen:
Loop je je actielijstje af. En vink je af wat je gedaan hebt.
Als er nieuwe ideeën bij je opkomen, stop je die weer in je ‘spul in’-bakje, tenzij je het prioriteit vindt hebben over de acties op je actielijstje: dan zet je die lekker op het lijstje erbij.
Volgens dit systeem word je hoofd wonderbaarlijk ontlast. Je hoeft niets meer te onthouden, wat je had willen doen, of waar je aan zou moeten denken. Dat staat namelijk op je actielijst of in je agenda.

Dit richt je in enkele minuten in!
Alleen de eerste keer is even wennen: want alle lijstjes en losse aantekeningen die je hebt slingeren moet je verzamelen en stop je de eerste keer in die ‘spul in’-bak. Dan is het even worstelen om alles te ordenen. Het kan ook in stappen. Daarna wil je nooit meer zonder!

Dan nu de hangmappen en ordners. Het lijkt een stap terug in de tijd: fysieke opslag. Maar het zal je verbazen wat het voor rust geeft! Je bent nooit meer iets kwijt en hoeft nooit langer dan 30 sec te zoeken!
De truc is dat je de hangmappen oplopend nummert vanaf 1. Dus géén inhoudelijke titels op de ‘ruiters’ en ‘tabbladen’: alleen oplopende nummers!


Dat doe je ook met je ordners. Daarvoor koop je tabbladen, genummerd 1-52. Ook de ordners zelf nummer je opvolgend.

Dan leg je een Excel-bestandje aan met als eerste tabblad ‘hangmap’, als tweede ‘ordner 1’, als derde ‘ordner 2’ en zo verder.
Onder de tabbladen van je Excel-bestandje nummer je de rijen weer oplopend vanaf 1.

En klaar is Kees!
Zodra je nu iets wilt opbergen, stop je dat in de hangmap (als het meer velletjes betreft, of dik is), of in de ordner (als je het kunt perforeren) en wel in het eerstvolgend lege vakje.

In je Excel-bestand voer je dan achter het nummer van je hangmap, of ordner-tabblad een aantal trefwoorden in, waardoor je het terug kan vinden.


Áls je iets wilt terugvinden, hoef je alleen maar ‘Control F’ in te drukken met het trefwoord en je hebt binnen 30 seconden wat je zoekt in je handen! (Als je je mappen tenminste binnen handbereik bewaart. Dat is dus wel zo handig.)
Als je dit een week geprobeerd hebt, ben je ‘gevorderde’. En adviseer ik je een digitale vervolgstap. (Lees het vervolg dus niet nu, maar pas over een week!)

 

 

Na een week: Download de gratis app ‘Wunderlist’ op je computer en je mobiel. En ga precies te werk als hierboven.


Wunderlist spreekt van een ‘Postvak IN’. Dat is hetzelfde als de ‘spul in’-bak, maar dan digitaal.
Daar stop je dus al je digitale ideeën in.
Dagelijks (jawel, aan het eind van de dag, je bent immers ‘gevorderd’) neem je die door en zet die in een nieuwe lijst ‘acties’.
Wunderlist helpt je dan door acties op je actielijst van een sterretje te kunnen voorzien: dát zijn je acties van de dag. De rest komt later. Namelijk als je er t.z.t. een sterretje aan koppelt. Vanaf nu hoef je ook geen fysiek actielijstje meer bij te houden. En heb je op elk moment van de dag de actuele lijstje bij je op je mobieltje.
In Wunderlist kun je ook data en herinneringen toevoegen én bijlagen. Zo doe je precies als hierboven, maar dan digitaal.

En als je eenmaal zover bent: dan doe je de zelfde systematiek op je mails: dagelijks op vaste momenten (liefst eind middag en eind ochtend) een half uur check op je mails, net zoals op je inbakje. Daarna weggooien, doen (binnen 2 minuten), of in je agenda of op je actielijst…

Deze combinatie is een geweldig feest van overzicht en herkenning!
Naarmate je er meer handigheid in krijgt, kun je zakelijk van privé scheiden, of andere indelingen maken. Je wilt nooit meer anders!
Probeer het en deel je ervaringen hieronder. Én stuur dit bericht door naar diegenen die je er een plezier mee denkt te doen.
*) Theo Compernolle, neuropsycholoog, heeft onderzocht wat het gunstigste moment is op een dag om je spullen te ordenen. Dit strookt wonderbaarlijk met het dagritme voor monniken, in de 5e eeuw door Benedictus beschreven: aan het eind van je werkdag!