‘Als wij ons werk naar eigen inzicht kunnen doen, zijn we gewoon blijer’

Er zijn talloze trucs onder de noemer ’time management’. Geen zo simpel, direct toepasbaar en effectief als ‘Getting Things Done’.
In 3 stappen de essentie. Meer heb je niet nodig. In een uurtje ben je onderweg!

1. Je neemt een bakje, met de naam ‘spul in’. Dat is je nieuwe ‘inbox’.
2. Daar stort je alles in wat je in je vingers krijgt, of wat in je hoofd opkomt (dat schrijf je op losse velletjes). Zo ook aantekeningen van je afspraken.
3. Eens per dag (liefst aan het eind van de dag*) pak je elk ‘spulletje’ uit je bakje en kies je:
   1. Is het afval? Dan gooi je het weg.
   2. Is het iets dat je binnen 2 minuten kan doen? Doe het dan direct.
   3. Heb je het nodig op een specifiek moment? Berg het dan op in een klassieke hangmap of ordner (kom ik zo op terug) en zet in je agenda wanneer je het daar uit wilt halen.
   4. Heb je het wellicht ooit nodig, als referentie, of weet je dat nog niet? Ook weer in die hangmap of ordner. Ik kom zo ook op je registratiesysteem, zodat je het dan snel weer terug kunt vinden.
   5. Duurt het langer dan 2 minuten en wil je het vandaag doen? Zet het op je ‘actielijst van de dag’ (die wordt nooit langer dan een punt of 10!).
   6. Is het een idee dat meer dan één actie vraagt? Noem dat dan ‘project’. Ook dat berg je op onder je ‘projectnaam’ in je hangmap of ordner, waarbij de ‘eerse actie’ van je ‘project’ op je actielijst komt, of in je agenda, op het moment dat je met je project wilt beginnen.

Elke dag!
Dit doe je elke dag, liefst dus aan het eind daarvan.

Door de dag heen:
Loop je je actielijstje af. En vink je af wat je gedaan hebt.
Als er nieuwe ideeën bij je opkomen, stop je die weer in je ‘spul in’-bakje, tenzij je het prioriteit vindt hebben over de acties op je actielijstje: dan zet je die lekker op het lijstje erbij.
Volgens dit systeem word je hoofd wonderbaarlijk ontlast. Je hoeft niets meer te onthouden, wat je had willen doen, of waar je aan zou moeten denken. Dat staat namelijk op je actielijst of in je agenda.

Dit richt je in enkele minuten in!
Alleen de eerste keer is even wennen: want alle lijstjes en losse aantekeningen die je hebt slingeren moet je verzamelen en stop je de eerste keer in die ‘spul in’-bak. Dan is het even worstelen om alles te ordenen. Het kan ook in stappen. Daarna wil je nooit meer zonder!

Dan nu de hangmappen en ordners. Het lijkt een stap terug in de tijd: fysieke opslag. Maar het zal je verbazen wat het voor rust geeft! Je bent nooit meer iets kwijt en hoeft nooit langer dan 30 sec te zoeken!
De truc is dat je de hangmappen oplopend nummert vanaf 1. Dus géén inhoudelijke titels op de ‘ruiters’ en ’tabbladen’: alleen oplopende nummers!

Dat doe je ook met je ordners. Daarvoor koop je tabbladen, genummerd 1-52. Ook de ordners zelf nummer je opvolgend.

Dan leg je een Excel-bestandje aan met als eerste tabblad ‘hangmap’, als tweede ‘ordner 1’, als derde ‘ordner 2’ en zo verder.
Onder de tabbladen van je Excel-bestandje nummer je de rijen weer oplopend vanaf 1.

En klaar is Kees!
Zodra je nu iets wilt opbergen, stop je dat in de hangmap (als het meer velletjes betreft, of dik is), of in de ordner (als je het kunt perforeren) en wel in het eerstvolgend lege vakje.

In je Excel-bestand voer je dan achter het nummer van je hangmap, of ordner-tabblad een aantal trefwoorden in, waardoor je het terug kan vinden.

Áls je iets wilt terugvinden, hoef je alleen maar ‘Control F’ in te drukken met het trefwoord en je hebt binnen 30 seconden wat je zoekt in je handen! (Als je je mappen tenminste binnen handbereik bewaart. Dat is dus wel zo handig.)
Als je dit een week geprobeerd hebt, ben je ‘gevorderde’. En adviseer ik je een digitale vervolgstap. (Lees het vervolg dus niet nu, maar pas over een week!)

Na een week: Download de gratis app ‘Wunderlist’ op je computer en je mobiel. En ga precies te werk als hierboven.

Wunderlist spreekt van een ‘Postvak IN’. Dat is hetzelfde als de ‘spul in’-bak, maar dan digitaal.
Daar stop je dus al je digitale ideeën in.
Dagelijks (jawel, aan het eind van de dag, je bent immers ‘gevorderd’) neem je die door en zet die in een nieuwe lijst ‘acties’.
Wunderlist helpt je dan door acties op je actielijst van een sterretje te kunnen voorzien: dát zijn je acties van de dag. De rest komt later. Namelijk als je er t.z.t. een sterretje aan koppelt. Vanaf nu hoef je ook geen fysiek actielijstje meer bij te houden. En heb je op elk moment van de dag de actuele lijstje bij je op je mobieltje.
In Wunderlist kun je ook data en herinneringen toevoegen én bijlagen. Zo doe je precies als hierboven, maar dan digitaal.

En als je eenmaal zover bent: dan doe je de zelfde systematiek op je mails: dagelijks op vaste momenten (liefst eind middag en eind ochtend) een half uur check op je mails, net zoals op je inbakje. Daarna weggooien, doen (binnen 2 minuten), of in je agenda of op je actielijst…

Deze combinatie is een geweldig feest van overzicht en herkenning!
Naarmate je er meer handigheid in krijgt, kun je zakelijk van privé scheiden, of andere indelingen maken. Je wilt nooit meer anders!
Probeer het en deel je ervaringen hieronder. Én stuur dit bericht door naar diegenen die je er een plezier mee denkt te doen.
*) Theo Compernolle, neuropsycholoog, heeft onderzocht wat het gunstigste moment is op een dag om je spullen te ordenen. Dit strookt wonderbaarlijk met het dagritme voor monniken, in de 5e eeuw door Benedictus beschreven: aan het eind van je werkdag!