Na je hoofd-A3, je project-A3’s!

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Op naar je project-A3’s!
Want je hoofd-A3 beschrijft je doelen en strategieën voor je organisatie(onderdeel) voor enkele jaren of één jaar. Daarbinnen acties.
Maar soms dien je voor een activiteit zoveel acties te ondernemen dat je dat beter als een apart project kunt beschouwen.
Soms weet je dat bij voorbaat al en noem je het al een project.
Anders kan het zijn, dat je te veel acties in je A3 wit opnemen, meer dan het A3 toestaat.
En jawel, daar hebben wij een reden voor, immers dat A3 moet binnen het A3-formaat blijven, om het overzicht te kunnen blijven bieden voor je sturing, alsmede je prioritering van je organisatie.

Zodra je meer op je A3 kwijt wilt dan er op past, is dat een signaal dat je meer moet prioriteren.
Als je te veel acties op je A3 hebt, kan een oplossing ook zijn een aantal van die acties te groeperen die bij elkaar hoeren en tot project te benoemen.
Op je A3 neem je dan bij de acties op ‘Project-A3 abc uitvoeren’. Dan verwijst die actie naar een separaat A3 van het project met de titel ‘abc’.
Als je daarna, door het jaar heen, je voortgang gaat meten, verwijst die actie op je Hoofd-A3 naar de voortgang van je project-A3.

Nu nog de aansluiting van je project-A3 op het hoofd-A3!
Daarvoor heb je al een hoeveelheid tekst klaar staan op je hoofd-A3.
Immers, er is een reden om je project te willen starten. En je hebt resultaten die je wilt boeken met je project. Dus die kun je halen uit teksten die je al op je hoofd-A3 hebt staan.
Bijvoorbeeld bij de SWOT (sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen), omdat juist één of meer daarvan aanleiding kunnen zijn om het project uit te voeren.
Zo kunnen ook één of meer van de doelen en indicatoren die je op je hoofd-A3 hebt benoemd, de doelen worden die je met je project wilt bereiken. Neem die dus van je hoofd-A3 over als projectdoelen in je project-A3.
Zo heb je op je hoofdA3 ook strategieën staan. Het kan goed zijn dat één of meer daarvan ook worden gerealiseerd met je project.
Kortom: in je hoofd A3 staat allerlei informatie die je kunt kopiëren naar je project-A3 onder het daarbij passende hoofdje.

Praktisch kun je dat het makkelijkst doen, door de teksten uit je hoofd-A3 te kopiëren naar het daarbij meest passende veld in je project-A3. En daarna de tekst aan te scherpen, zodat alleen wat voor je project van toepassing is blijft staan.
Op die manier heb je enerzijds een aantal velden van je project-A3 zo al gevuld, maar belangrijker, je hebt de koppeling gerealiseerd, tussen dat project-A3 en je hoofd-A3. Immers, het was de bedoeling dat dat project ertoe zou bijdragen om de bedoelingen van het hoofd-A3 inhoud te geven.
In het uitzonderlijke geval dat je een project-A3 maakt, dat geen of weinig relatie heeft met je Hoofd-A3, is dat een teken aan de wand. Want dan ben je kennelijk iets van plan of al aan het doen dat geen relatie heeft met je organisatie-doelen! Dan zou je je nog eens achter de oren moeten krabben waarom je dat project wilt uitvoeren. Of anders: het zou kunnen dat je dan onderliggende aspecten ontdekt, die wel degelijk belangrijk zijn voor je organisatie, maar dat je dat nog niet in je hoofd-A3 hebt opgenomen en dus kennelijk de argumenten om dat project te starten niet in je hoofd A3 staan. Zet die er dan dus alsnog bij in de doelen, en/of de SWOT of de strategieën.

Wij zijn benieuwd naar je reacties! Zet die hier onder. Of stuur dit bericht door naar iemand die je er een plezier mee denkt te doen!

A3 ze!

Brits Lean

Wij bezochten met zorg-klanten een Toyota-fabriek in Wales: bijna het Mekka van Lean.
De fabriek, de oudste van Toyota in Europa, bestaat ruim 25 jaar en is al 25 jaar aan het verbeteren. De blik is ook hier op de lange termijn gericht, óók als dat op korte termijn geld kost. Het gaat immers om duurzaam bestaan.
In 2008 en 2009 stortte de automarkt wereldwijd in. De klantvraag liep met meer dan de helft terug. Toch is niemand ontslagen.
De ‘members’ (zo noemt Toyota de medewerkers!) die ineens ‘over’ waren zijn uit het primaire proces gehaald en in zogenaamde Kaizen-teams gezet, op zoek naar verbetermogelijkheden.
Zij vonden besparingen ter waarde van meer dan 10 miljoen Engelse Pond, en verdienden zichzelf daarmee al ruimschoots terug!
Met de weer aantrekkende markt waren de intensief getrainde en met het proces vertrouwde medewerkers nog gewoon in dienst, dus konden zij zo weer meedraaien. Wat een verschil met bedrijven waar ontslagrondes zijn geweest en die nieuwe mensen moesten aantrekken die het bedrijf eerst moeten leren kennen.
Wij hadden het voorrecht de Britten in actie te zien in dat Japanse bedrijf met zijn Japanse manier van continu verteren. Onze verbazing was groot: het bedrijf ademt dezelfde cultuur als die wij ook al bij Toyota in Japan zelf ervoeren én bij Scania in Zwolle, dat ook 20 jaar zichzelf verbetert. Maar dan in Nederland en niet eens binnen het Toyota-bedrijf.
De verhalen waren hetzelfde. De overtuigingen en stijl ook. Alles gericht op mensen helpen ontwikkelen om elke dag te verbeteren. De serene rust waarin iedereen heel gestructureerd zijn werk doet in een indrukwekkend stabiele ‘flow’. En dan toch nog tientallen keer per dag aan de ‘andon’ (het koord) trekken, omdat zij weer een nieuwe verbeterkans zien, waar elke keer van wordt geleerd!

We mochten in de fabriek helaas niet filmen of fotograferen. James May van TopGear mocht dat in de buur-fabriek in Derby wel.
Onze gasten uit de verpleeghuissector waren ook onder de indruk:
”Dat alles op de eigen juiste plek staat en op de juiste tijd wordt aangegeven”
“het pull principe: pas iets gaan doen als de klant er om vraagt, dus niet vooruit werken en vermijdbare voorraden maken”
“dat de verplegende en verzorgende zich eigenlijk ook niet druk moeten hoeven maken om van alles te zoeken en te bestellen. Het zou er gewoon moeten zijn.”
“In ons werk is sprake van een mens en geen motor. Toch denk ik dat er kansen liggen in standaardiseren wat kan, zodat er tijd/ ruimte ontstaat voor de bewoner. In slimmer werken liggen ook kansen. We verspillen nu veel onnodige tijd en energie“.
“Een heel inspirerende dag, die ik ervaren heb als een kadootje”
“Vooral naderhand komen er steeds meer dingen in me op waar we wat mee zouden kunnen. Heeeel veel dank!!!!! ”
Reageren?
Doe dat hieronder, of stuur dit bericht door naar iemand die je er een plezier mee denkt te doen.
Wil Konings en Mauk van Heemstra