Na 12 maanden: samen heerlijk veel beter!

/in /door

 
Twaalf maanden een gezondheidscentrum gecoacht op Lean. Het ‘Lean-team’ zit nu maandelijks dertig minuten bij elkaar om overeind te houden wat zij geleerd en ingeregeld hebben. Ik ben toehoorder.
In het rondje hoor ik dat Cesartherapeuten met hun dagbord werken, dat werkt lekker. Zij houden elkaar wakker op wat er aan de hand is en het bindt onderling. Bij de apotheek  voelen ze al dat Lean in hun genen zit: met een verbeterbord, waarop iedereen ideeën spuit. Die worden bij de dagstart doorgenomen,  om er een of twee uit op te pakken en verder te brengen. Zo zijn de afgelopen tijd talloze ideeën opgeplakt, opgepakt en tot resultaat geholpen. Bijvoorbeeld met ‘5S’, dat is kortgezegd: spullen op de ideale plaats leggen. Ze startten met een 5S-sessie met het hele team en lieten daarna nooit meer los. Zodra ze iets missen vinden ze het vlakbij terug, omdat er maar één exemplaar van is, dat op een vast aangegeven plaats hoort.
Elke keer als er een hapering optreed tijdens het werk, hoe klein ook, is dat een verbeterkans. Een collega-apotheker kwam op bezoek. Zij waren diep onder de indruk.  Ook de inspectie kwam langs. Ook daarvan complimenten. Complimenten die terug te voeren zijn op Lean denken en doen.
Dan de fysiotherapeuten: het dagbord is hun ontmoetingspunt van de dag. Zij  werden geïnterviewd door een promovendus over bezielend leiderschap. Ja, zo beleven zij Lean ook: het geeft bezieling, je bent beter en leuker met elkaar in continue ontwikkeling om zaken steeds beter en simpeler te maken.
Het Buurtzorgteam heeft ook hun ruimtes aangepast op ‘5S-wijze’ en start met een A3 (www.mijnA3.nl). Dat is nog even wennen voor ze, maar zij gaan er aan staan.
De huisartsen hadden het dagbord ook met een dagelijkse start voor ogen. Maar het blijkt een hele klus om iedereen om 7:50 uur om dat bord te krijgen. Het bord kreeg toen een andere werking: de protocollen passeren beurtelings de revue en worden aangepast. Dat was al jaren een wens.
Aan- en afwezigen waaronder zieken krijgen aandacht, wat huisartsen en assistenten dichter bij elkaar brengt. Zo heeft Lean niet alleen een structurerende, maar ook een sociale werking.
Tijdens het rondje schrijf ik vijf onderwerpen op die het lean team noemt, zaken waar zij tegen aan lopen: verbeterkansen dus. In dat ene halve uurtje ontstaat een warm gevoel van trots, van continue verbeteren, van aandacht en belangstelling voor elkaar en elkaars ontwikkelingen in het elke dag weer verbeteren van het werk.
Ze ontmoeten via deze werkvorm de andere disciplines.  Er ontstaat een team-beleving waar niemand een jaar geleden van had durven dromen.
Hoe? Door alles veel simpeler te houden: met steeds minder ballast, vermijdbare zaken vermijdend, daarover in gesprek gaand en dat alles via dagborden visueel volgbaar. Zodat je successen ziet en ze kunt vieren.
In dit ene halve uur dus ook weer vijf verbeterpunten.
Zonder Lean waren die niet als zodanig herkend, was er geen methode om ze een plaats te geven en  er achtereenvolgens iets mee te doen; tussen alle drukte en andere prioriteiten door.
Met Lean heeft het gezondheidscentrum hiervoor een houding en instrumenten, om binnen dagen en weken relevante zaken tot resultaat te brengen, in plaats van als wens voor ooit… lees: nooit.
Ook zo’n Lean traject? Begin met een ervaringssessie aan huis. Klik daartoe hier! Misschien ben ook jij in een keer verkocht!
 

Stel je SWOT-antenne in!

/in , , , /door

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl lees erover en wórd het!

Veel zorgverleners vinden het een scheldwoord: SWOT. Het komt uit de marketing. Maar als je je SWOT-antennes instelt word je flexibel!

De SWOT staat niet voor niets in je A3: Een blokje van maximaal 5 kreten per onderdeel: SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. In gewoon Nederlands de Sterktes en Zwakten van je eigen organisatie in relatie tot vergelijkbare aanbieders. Kansen en Bedreigingen slaan op je omgeving: dat waar je zelf geen directe invloed op kunt uitvoeren. Samen zijn zij een belangrijk oriëntatie voor de manieren waarop je je organisatie wilt ontwikkelen: je strategieën.
Bijvoorbeeld: je bent als verpleeghuis knettergoed (sterkte) in cliënt-bejegening, maar kwetsbaar (zwakte) in je financiële administratie. Als kans blijkt de minister cliënten een grotere inbreng te willen geven, terwijl dezelfde minister je financieel wil straffen als je dit niet doet (bedreiging).

Je kiest strategieën waarmee je je sterkte benut, rekening houdend met je zwakten, om de kansen te pakken en bedreigingen af te wenden.

Wat veel organisaties te weinig doen, is gedurende het jaar die SWOT actueel houden. De SWOT krijgt dan maar één keer per jaar aandacht, namelijk bij de actualisering van je A3. Soms slechts eens per 3 jaar, als een meerjarenbeleid wordt bijgesteld. Dat kon in het verleden nog wel, maar in deze turbulente tijden, moet je dat echt vaker doen!

Het helpt als één persoon permanent verantwoordelijk maakt voor het ‘bewaken van je SWOT: je ‘SWOT-antenne’! Vooral gericht op de ‘O’ en de ’T’ (je kansen en bedreigingen) Die veranderen namelijk het snelst.  Als voorbeelden een huisartsen-maatschap bij een gezondheidscentrum, of een afdeling ‘zorg’ van een verpleeghuis. Je maakt dan één van de medewerkers ‘SWOT-antenne’. Als er dan door het jaar heen iets gebeurt in je omgeving, wat deze persoon als serieuze kans of bedreiging voor je plannen ervaart, geeft deze persoon een signaal af dat moet worden bekeken welke aspecten in je A3 om bijstelling vragen. Als slechts één iemand die permanente taak heeft, ben je permanent alert op wijzigende omstandigheden. Dit voorkomt dat je aan het eind van het jaar pas ontdekt wat er allemaal is gebeurd wat je plannen verstoord heeft en je niet meer kunt beïnvloeden.

Dus als de minister straks plots de thuiszorg opnieuw op zijn kop zet, kan de antennehouder van de afdeling zorg of van de huisartsenmaatschap intern terstond aan de bel trekken. Dat geeft rust voor de anderen, die daar dan minder alert op hoeven te zijn.

Dit voorbeeld laat zich organisatie-breed uitvergroten. Want eenzelfde antenne wil je dan inrichten op verpleeghuisniveau, resp. op dat van je gezondheidscentrum, of binnen een discipline.

Op die manier tuig je in je organisatie een tevoren geselecteerd aantal antennes op om gedurende het jaar je overeengekomen plannen en acties levend te houden bij wijzigende omstandigheden.

Je blijf je beheersbaar flexibel naar wisselende omstandigheden!

Geef hieronder je reactie of stuur dit bericht door naar iemand die je hiermee een plezier doet via de icoontjes links in beeld!