HIS en Lean: houd het simpel!

“Welk HuisartsInfomatieSysteem (HIS) past het beste bij Lean?”

Dat vroeg een arts ons tijdens een presentatie die we enkele weken geleden gaven aan een groep huisarts praktijken.

Eerst dacht ik “oef…., moeilijke vraag, want ik ken niet alle HIS-pakketten”. Daarop realiseerde ik mij dat het antwoord heel simpel is.

Hieronder cijfers als een metafoor voor een organisatie: veel verschillende cijfers: metafoor voor verschillende taken en activiteiten binnen je organisatie.

Stel dat je wilt alleen maar controleren of er cijfers ontbreken. Dat kost veel tijd.

Hoe kan je dit oplossen?

Je zou software kunnen schrijven om dit snel te zien. Heerlijk voor een it-er. Die kan zich helemaal uitleven op patroonherkenning en andere trucks. De software is vrij ingewikkeld, maar het is dan mogelijk om  direct te zien wat er mist. Er kan direct actie ondernomen worden als er cijfers ontbreken. Iedereen blij!

Probleem is echter dat in de praktijk activiteiten en taken niet steeds blijven liggen zoals hierboven. Soms kunnen ze ook zo komen te liggen als volgt:

Hier een aantal cijfers die over elkaar heen liggen. De software herkent ze niet meer.  Een nieuwe uitdaging voor de it-er om er weer een oplossing voor te vinden. Dit kost wel veel moeite, maar kan ook weer worden opgelost. Iedereen weer blij?

Zo kan het steeds veranderen, telkens oplosbaar, maar de software wordt ingewikkelder, is lastiger te begrijpen door gebruikers en het systeem loopt vaker vast. Kan dit slimmer?

Wat is hier het probleem?

Hier is van een ingewikkelde situatie (cijfers staan schots en scheef door elkaar), met steeds ingewikkelder software een nog ingewikkelder situatie gemaakt.

Hoe kan het anders?

Maak de basis simpeler. Ga het anders organiseren, door slimmer te structureren. Voor dit cijfer-voorbeeld zo:

Zet de cijfers op volgorde en op een een vaste plek (een structuur, die je vastlegt om te handhaven).

Dan zie je in één oogopslag welke cijfers ontbreken. De eerst zo ingewikkelde situatie is nu zo simpel geworden dat je zelfs geen software meer nodig hebt.

Dit geldt voor je organisatie ook. Maak het simpel en houdt het simpel; de essentie van Lean.

Als je Lean denken en doen in je organisatie doorvoert, wordt alles simpeler. Zelfs je HIS gebruiken!

Reageren? Doet dat hieronder.

Of stuur dit bericht door aan iemand die je hiermee een plezier denkt te doen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *