…………..weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je een van deze bezigheden vaker op een dag (of door de week) doet, verspil je nodeloos energie en tijd.
‚Werkplaatsorganisatie’ is een manier om dit te beperken. LEAN noemt dat „5S-en”.
Begin eenvoudig, bijvoorbeeld met je bureau, een kast, of je werkruimte.
Materiaal: 

• 3 (verhuis)dozen,
• een blokje post-its
• schilders-crepe-tape

Voorbereiding:

• maak ruimte op een tafel of op de grond om spullen tijdelijk te sorteren
• zet daar 3 (verhuis)dozen neer
• merk die met ‚afval’, ‚recycle/weggeven’, en ‚verkoop’

1ste S: Sorteren: haal alles van je werkplek wat je de laatste maand niet hebt gebruikt. Stop dat in een van de dozen.
2e S: Structureren: leg de resterende spullen bij elkaar gesorteerd naar wat je

1. elke dag gebruikt,
2. wekelijks gebruikt en
3. incidenteel gebruikt.

Leg vervolgens de spullen die je elke dag gebruikt zo neer dat wat je het meest gebruikt direct grijpbaar is. Wat je minder gebruikt iets verderop. ‚Voorraad’ leg je op afstand. Bedenk daarbij de minimale voorraad die je nodig hebt om te kunnen blijven werken. Schrijf dat op een post-it daarbij.
3e S: Schoonmaken en inSpecteren: maak je werkruimte schoon en constateer wat defect is. Verhelp dat, of noteer dat, als dat niet direct kan, om dat later te (laten) doen.
4e S: Standaardiseren: Visualiseer waar je spullen horen te liggen met lijnen, kleuren en/of symbolen (begin met schilderstape), zodat iedereen ziet waar het hoort. Geef de minimale voorraden in je voorraadkast aan en leg daar een papiertje met de naam en minimale bestelgrootte per artikel. Die papiertjes kun je dan gebruiken voor je bestellingen.
5eS: Standhouden: zodra je merkt dat iets niet op de bedoelde plaats is, zoek het en zet het terug. Én bedenk of dit betekent of er een goede reden is om het op een andere plaats te zetten. Pas je visuele aanduiding dan daarop aan.
Zien hoe dat er bij gezondheidscentrum Corlaer in Nijkerk uitziet? Klik hier!
Na enkele dagen bekijk je de verhuisdozen en constateer of je het nog steeds eens bent met je indeling. Gooi daarna afval weg en geef de andere spullen een passende toekomst.
Als dit alles gedeelde team-ruimtes en team-materiaal betreft, vraag je je teamgenoten op je voorstellen te reageren om zo samen de ideale gestandaardiseerde indeling te vinden.
Daarna wil je hetzelfde doen in je kamer, je voorraadkasten, de map-indeling op je computer, je hele gebouw,…. zelfs thuis! Niet eenmalig, maar steeds weer verbeterend. En je team ook!
Daarna steeds minder tellen, zoeken, raden, wachten, herstellen, stoppen, weggooien, opslaan, je afvragen, controleren, omlopen, vragen, antwoorden, hertellen…. Als je dit vaker op een dag of door de week doet, en meer energie en tijd!
Dit bericht doorsturen aan anderen? Gebruik de icoontjes links van deze tekst.
Als je meer wilt weten van onze aanpak, o.a. geïnspireerd door LEAN denken en doen: klik hier voor onze volgende ervaringssessie.