Berichten

Toyota in een verpleeghuis

Vorige week helemaal blij terug van een klant. Die had een al jaren bestaand lastig probleem eenvoudig opgelost. Euforisch over het resultaat!
Dit verpleeghuis had steeds veel problemen en stress bij het vullen van een vrij gekomen kamer, als een bewoner was overleden. Telkens moest snel veel geregeld worden met familie, bewoners, wachtlijsten, crisis-bedden, interne verplaatsingen, onderlinge afstemming tussen de disciplines, het leegkomen van de kamer en het klaarmaken voor de nieuwe bewoner.
Dit gaf een enorme piekbelasting, verspilling, druk en frustratie.
Om dit binnen de daarvoor gestelde tijd (13 dagen) te realiseren, werden vaak interne overplaatsingen van bewoners overgeslagen. Waardoor niet alle bewoners in hun eigen leefmilieu lagen.
Dit was niet de gewenste situatie en ‘Lean denken en doen’ heeft hiervoor een eenvoudige truc.
Met een groep representanten van alle bij het proces betrokken medewerkers werd het proces en detail zichtbaar gemaakt op een brown-paper.

Voor allen was dit een openbaring! Dit samen in enkele uren beschreven leverde kostbare inzichten! Betrokkenen bleken maar een klein deel van het proces te kennen en waren verbaasd over de complexiteit van het totaal. Eigenlijk waren ze best trots hoe ver ze ondanks de complexiteit telkens waren gekomen! Maar wát een moeite en stress!
Direct kwamen ideeën om het anders te doen. Tot verbazing en enthousiasme van iedereen bleek dat veel activiteiten vooraf konden worden gedaan, zodat bij het overlijden van een bewoner alles beter en rustiger afgehandeld kan worden. Beter voor familie, bewoners én medewerkers.
De nieuwe situatie ziet er eenvoudiger uit, verloopt rustiger, kost minder tijd en maakt het mogelijkheid om ook een interne verhuizing binnen de tijd te realiseren. Ook de bewoners komen weer goed te liggen.
Super!
Blij werd ik ook van het enthousiasme van de medewerkers, die zelf dit probleem aan het oplossen waren en zich realiseerden dat ze dit op al hun processen kunnen toepassen. “Hier willen wij meer van!”.
Ze waren er zelf achter gekomen dat als je ergens een piekbelasting hebt je die kan oplossen door:

  1. De activiteiten in detail te bekijken
  2. Te identificeren welke activiteiten persé op dat moment moeten worden gedaan en welke op een ander moment kunnen of zelfs weggelaten kunnen worden.
  3. De activiteiten die op een ander moment gedaan kunnen worden (bijv. klaar zetten of voorbereiden van dingen), die ook op een ander (rustiger) moment te doen.

Deze, eenvoudige truc past Toyota, uitvinder van ‘Lean denken en doen’ al tientallen jaren succesvol toe. Hij is zó simpel dat hij te weinig aandacht krijgt om toe te passen!
Tal van processen met piekbelastingen zoals bijvoorbeeld de ochtend drukte bij de ADL in een verpleeghuis kan je op deze manier aanpakken, met verbluffende uitkomsten. Daarover in een volgende blog meer.
Het bovengenoemde verpleeghuis heeft de Lean geest van continu verbeteren nu te pakken. Ze doen dit met elkaar onder begeleiding van hun eigen lean-coaches!
Daar word ik blij van!
Kees Kolff
Reageer hieronder met jouw ervaringen en/of stuur dit voorbeeld door aan iemand die je daar een plezier meer doet. Of teken in op een ervaringssessie aan huis om een dergelijk probleem ook in jouw organisatie te leren aanpakken!

Stop de e-mail-tirannie!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Kennismaking werkdruk-module

Toenemend blijkt werkdruk een probleem. 80% van de aio’s ervaren stress op het werk. 20% daarvan heeft zelfs burn out klachten. 70% van de huisartsen ervaren bovenmatige werkdruk. 12 procent van hen zegt ‘voortdurend oververmoeid’ te zijn. 16% van de overige zorgprofessionals hebben last van burn-outklachten. Steeds vaker melden mensen zich ziek vanwege stressgerelateerde klachten en op steeds jongere leeftijd.
Werkdruk belemmert je werkplezier, maar beperkt ook de kwaliteit van je werk. Onder bovenmatige werkdruk presteer je kwalitatief minder. Het leidt tot vermijdbare fouten en éxtra werk doordat je fouten moet herstellen. Het is besmettelijk: collega’s onder te hoge werkdruk drukken het werkplezier en de kwaliteit van anderen.
Wij hebben een oplossing!
Met onze werkdrukaanpak

1. krijg je inzicht in de momenten en onderwerpen die je werkplezier belemmeren

2. krijg je handvatten om je takenpakket te herzien

3. voel je je binnen 3 maanden merkbaar beter

De werkdrukmodule is geschikt voor elke medewerker in de zorg, extra voor leidinggevenden, die daarmee ook een gunstiger werkcultuur voor hun medewerkers creëren.
Wij bieden een speciale kennismaking voor 1 persoon:
Gedurende 6 weken besteed je 8 uur in het bedenken, bespreken en registreren van je werkdruk triggers. ZorgSteedsBeter spiegelt daarop en doet verbetervoorstellen. Daarna voel je je al lekkerder!
Standaard aanpak
Een gebruikelijke aanpak van werkdruk vindt doorgaans op één van twee gebieden plaats: namelijk óf als individuele begeleiding van een betrokkene óf als organisatiebrede aanpak.
Individuele begeleiding gebeurt vaak als het ‘te laat’ is, namelijk met serieuze stress klachten. De kosten voor dergelijke individuele aanpakken, nog vóór dat van werkelijke overspannenheid, laat staan van burn out sprake is, bedragen al gauw enkele duizenden euro’s per persoon.
Een bedrijfs-brede aanpak levert vaak een ‘alles voor iedereen benadering’, middels rooster- en proces-optimalisatie en kost al gauw tienduizenden euro’s met een looptijd van enkele maanden.
Als je blijft accepteren dat je werkdruk bovenmatig is, betekent dat blijvend functioneren op een kwalitatief lager niveau dan je kunt, ten koste van je cliënten en je eigen werkbeleving met uiteindelijk het risico op langdurige of zelfs blijvende uitval.
Degenen die onze benadering ondergingen reageren steevast met “hoe simpel is het eigenlijk”, “dit had ik veel eerder moeten doen”, “dit gun je iedereen: je cliënten en jezelf”.
Onze aanpak
Onze aanpak is uniek, omdat wij persoonlijke begeleiding combineren met organisatiebrede-begeleding, rekening houdend met individuele ontwikkeldoelen en talenten. Daarmee los je niet alleen een probleem op, maar introduceer je ook een duurzaam gezond werkklimaat.
Onze werkdrukbenadering berust op de volgend peilers:

1. Vanuit Lean: het tegengaan van overbelasting (‘muri’)

2. Vanuit algemene loopbaanoriëntatie: Benut je je aanleg en talenten?

3. Vanuit gezondheid: heb je een gezond dag-, week-, en jaarritme?

Kennismaking
Wij bieden als kennismaking voor 1 persoon begeleiding op ons kantoor in Driebergen voor € 1.010,- excl. btw, incl materiaal.
Bijzonder aanbod
Omdat wij iedereen deze ervaring gunnen, om daarop te kunnen kiezen voor implementatie voor een groter aantal medewerkers, bieden wij tijdelijk deze dienstverlening voor € 499,- excl. btw.
[maxbutton id=”6″]
Stuur dit bericht door aan anderen die je hiermee een plezier denkt te doen, via de icoontjes links in dit scherm!