Berichten

Verslaafd aan Lean…

Bij pw. lazen wij onderstaand artikel. Een feest van herkenning! Hoe ingrijpend Lean helpt verbeteren, zoals wij dat ook mogen helpen ontwikkelen in de Eerste Lijn, of waar dan ook in de zorg.

Organisatie & Strategie

‘Als wij ons werk naar eigen inzicht kunnen doen, zijn we gewoon blijer’

Continu de zorg verbeteren, door verpleegkundigen te stimuleren om eigen ideeën uit te voeren en verspilling tegen te gaan. Met deze aanpak is in het St. Antonius Ziekenhuis de werkdruk verminderd en zijn zorgmedewerkers weer in hun kracht gezet.

‘Als wij ons werk naar eigen inzicht kunnen doen, zijn we gewoon blijer’

“Door zorgprocessen lean te maken en continu te verbeteren, hebben verpleegkundigen weer regie over hun vak gekregen. Hoe belangrijk het is dat deze zorgmedewerkers de ruimte krijgen voor de uitvoering van ideeën over betere en efficiëntere zorg, zagen we bijvoorbeeld toen een team een bezoek bracht aan de werkvloer van Scania in Zwolle. De werknemers die daar bij de productie van vrachtwagens de principes van lean toepassen, waren voor de verpleegkundigen een bron van inspiratie en hebben gezorgd voor meer probleemoplossend vermogen.”

Aan het woord is Annette van Duijn, verpleegkundige urologie en gynaecologie in het St. Antonius Ziekenhuis, met locaties in Nieuwegein en Utrecht. Ze is tevens voorzitter van de Verpleegkundige Adviesraad (VAR), een college dat het ziekenhuisbestuur adviseert over de beroepsuitoefening en de kwaliteit van de patiëntenzorg. Lean staat voor ‘lenig’ en ‘slank’, een uit de Japanse industrie overgewaaide filosofie voor een manier van werken die gericht is op het elimineren van verspillingen, continu verbeteren en creëren van waarde voor de klant of, in de zorg, de patiënt.

Opgeruimde afdeling

Van Duijn: “Verpleegkundigen gebruiken bijvoorbeeld veel apparaten, onder meer om bloeddruk en bloedsuikerwaarden te meten. Voorheen legde iedereen die maar ergens neer, waardoor je vaak op zoek was. Nu hebben we daar vaste plekken voor. Dankzij het principe van de goed opgeruimde afdeling en kortere looplijnen is er minder frustratie en meer tijd voor wat je zo graag wil, het directe patiëntencontact.’

Lean staat voor lenig en slank

Waardesturing voor patiënten – ook wel Value-Based Health Care genoemd – integreren in de verbeteraanpak van lean is momenteel hét grote thema in veel ziekenhuizen, zegt Marc Rouppe van der Voort, de manager die in het St. Antonius verantwoordelijk is voor lean en zorglogistiek. “Het leveren van een stabiele kwaliteit van zorg heeft topprioriteit. Dat er daarnaast met lean werken kosten worden bespaard, is een prettig neveneffect. Zorgmedewerkers en hun waarden zijn intrinsiek op de patiënt gericht. Ze storen zich weliswaar aan verspilling, maar zijn alleen gemotiveerd deze verspilling ongedaan te maken, wanneer die hun waarden schaadt en de zorg voor patiënten. En niet om de efficiency te verhogen teneinde daar alleen de begroting van de manager mee kloppend te krijgen.”

Duurzaam vermogen

Omdat in ziekenhuizen tal van activiteiten kriskras door elkaar lopen, zijn integrale systemen nodig waardoor processen voor de langere termijn verbeteren. “Veel verbeterprogramma’s in organisaties, ook buiten de zorg, zijn op de korte termijn, op het snel halen van een paar doelen. Maar na een paar jaar is het rendement ingezakt. Terwijl het er in de lean-filosofie juist om gaat om het opbouwen van wat ik ‘duurzaam vermogen’ noem. Dat lukt alleen met aandacht voor en inbreng van de zorgmedewerkers. Zij moeten in de positie komen om zelfstandig zaken te veranderen en persoonlijk leiderschap te etaleren. De leidinggevende moet niet de brandweerman spelen en problemen van een ander overnemen. Hij moet mensen laten groeien door zelfsturing te stimuleren en hen met verbetersuggesties te laten komen. Coaching dus, die iedere dag aandacht vraagt. Het kan niet zo zijn dat een manager op een vrijdagmiddag opeens zegt: ‘O ja, we hebben ook nog een verbeterprogramma.’”

Opnemen zonder bed

Annette van Duijn

Op het project ‘Opnemen zonder bed’, dat door verpleegkundigen van het St. Antonius op de locatie Utrecht is bedacht – en inmiddels is nagevolgd door andere ziekenhuizen – is Annette van Duijn bijzonder trots. Want hoe was de situatie vroeger? “Patiënten kregen in afwachting van hun operatie een bed toegewezen. De verpleegkundigen moesten twee processen door elkaar uitvoeren: zorgen voor de patiënten die al geopereerd waren én een opnamegesprek voeren met nieuwe patiënten in afwachting van hun operatie. Dat leverde, met tussendoor nog een artsenvisite, veel werkdruk op. Maar het zorgde ook voor onrust onder de patiënten.”

Nu bereiden patiënten zich in een comfortabele wachtkamer naast de OK voor op hun ingreep, om daarna pas naar de verpleegafdeling te gaan. Wat kleinschalig begon, is uitgegroeid tot een nieuwe manier van werken. “Een verpleegkundige doet nu alle intakegesprekken, de patiënt kan zich in rust op de operatie voorbereiden en er komen meer bedden beschikbaar voor opnames.”

Reageren? Doe dat hieronder, of mail ons op info@zorgsteedsbeter.nl.

Het hele artikel van pw. lezen? Klik hier!

Ben ik neurotisch?

 
Een mede-Leaner noemde mij neurotisch. Maar Leaners weten net als Rijnlanders dat je werk aan vakmensen moet overlaten. En een diagnose van een psychische aandoening is geen Lean vakmanschap. Volgens mij is een neurose bovendien een uitvergroting van op zich gezond gedrag. Dus misschien heb je er zelfs wat aan als ik werkelijk neurotisch ben.
Wat is het geval?
Het werd vakantie. Onze relaties waren er niet meer om te leren over handig indelen van werkruimtes. Dus moest ik wel thuis aan de slag.
Ik had een kruidenprobleem: tal van kruiden heb ik in de loop der jaren verzameld. Tegen de veertig! Telkens voor die ene keer dat ik ze nodig had. Daarna kon ik ze niet meer terug vinden en kocht ik een nieuw pak.
Toen zag ik handige opberg-doosjes. Die heb ik aangeschaft en ingericht. Kijk maar.
Ik hoor je vragen: “heb je daar die moeite voor over?” Nou weten al mijn vrienden en kennissen dat ik het heerlijk vind om zaken handiger op te pakken.
Ter verantwoording achteraf deed ik een 5W2H. Dat is op zich een Lean-aanpak, om een probleem te beschrijven. Maar strijdig met een ander Lean principe. Want 5W2H dient als analyse van je probleem, om daarná een oplossing te verzinnen en niet als verantwoording achteraf. Verantwoording achteraf is in Lean termen überhaupt altijd verspilling. Een ander risico van deze aanpak is dat ik een verkeerde oplossing voor het probleem had. Want zonder analyse is een sprong naar een oplossing een sprong in het duister.
Lean zegt: doe het aan de voorkant in één keer goed, ná de analyse van het probleem en na een zoektocht naar de kernoorzaken via vijf keer de Waarom-vraag.
Voor jou is dit dus vooral een (neurotisch?) voorbeeld om te zien hoe zo’n 5W2H er uit ziet. Deze over mijn kruiden.
Neurotisch of niet: ik heb nu lekker al mijn kruiden binnen vijf seconden vindbaar en mijn voorraad zal zo in de loop van de komende maanden of zelfs jaren slinken. Aan houdbaarheidsdata hoef ik mij thuis immers niet te houden.
Doe ik jou een plezier met deze aanpak? Laat mij dat weten, of geef het door aan iemand die je er ook een plezier mee denkt te doen.
 

Begin met een mindmap!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Begin je je eerste, of een nieuw A3, voor een jaarplan of een project?

Dan kan het helpen met een mindmap te beginnen.

Dat hoeft niet als je al een eerder jaar-A3-hebt, want dan is het handiger om dat te kopiëren en alleen de verschillen aan te brengen.

Maar als je iets geheel nieuws start, kan het als volgt.

  1. Open een nieuwe mindmap. Ik werk het meest met het programma ‘mind node’. Heerlijk basaal en gratis. Ook op de Mac.
  2. Ga vooral géén verhalen schrijven!
  3. Begin gewoon met ideeën die bij je opkomen. Het kan helpen in je mindmap alvast de titels van je A3 te zetten. Bijvoorbeeld zoals in bovenstaand voorbeeld.
    Daarin kun je dan je ideeën ophangen.
  4. De lol van mindmaps is dat je elk moment je ideeën makkelijk kunt verschuiven naar een andere plek, die je beter vindt passen.
    Mind maps ondersteunen hoe je hersenen werken: namelijk van de hak op de tak springen. Ideeën duiken op en er ontstaan associaties, die daar al of niet zinnig mee te maken hebben.
    Geeft niets. Zet ze allemaal in je mindmap.
  5. Vervolgens kies je een moment om die ideeën te gaan ordenen. Bijvoorbeeld binnen die titels van je A3. Dan krijg je een overzicht van hoofd en bijzaken.
    Terwijl je dat aan het doen bent zul je ontdekken dat je ideeën wilt verschuiven en dat er ook weer nieuwe ideeën opkomen. Gewoon laten gebeuren en erbij plakken!
    Soms zul je dan zien dat je heel gedetailleerd verder gaat op een idee, terwijl een ander idee allen op een hoofdlijn blijft ‘hangen’. Ook niet erg. Gewoon laten gebeuren. Kun je allemaal later aanpassen.
  6. Vervolgens een nachtje erover slapen. Dat doet wonderen! Je ordenende hersen-gedeelte gaat namelijk ’s nachts aan het werk als je andere hersen-functies pauzeren. Daarmee worden verbanden gelegd en krijg je perspectief en overzicht, wat je in eerste instantie minder of zelfs niet hebt. Dan zul je zien dat je de dag daarop je mindmap al wilt herschikken en/of aanvullen. Of je wordt zelfs ’s nachts wakker met een idee waar je hersenen mee komen! Schrijf dat dan meteen op en slaap verder.
  7. Afhankelijk van de urgentie met je A3 kun je hier dagen of weken mee bezig zijn. En je kunt je collega’s erbij betrekken.
    Bijvoorbeeld door je mindmap af te drukken, hun reacties te vernemen en zo verder te bouwen.
  8. Totdat je zo ver bent dat je denkt je A3 zelf echt te kunnen vullen.
    Want dan kopieer je gewoon per regel je onderwerp uit je mindmap naar je A3.

En klaar is je A3!
Vanaf dan kun je alle aanpassingen en wijzigingen daar weer handig in aanpassen!

A3 ze!

Reageer hieronder, of stuur dit door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Toyota in een verpleeghuis

Vorige week helemaal blij terug van een klant. Die had een al jaren bestaand lastig probleem eenvoudig opgelost. Euforisch over het resultaat!
Dit verpleeghuis had steeds veel problemen en stress bij het vullen van een vrij gekomen kamer, als een bewoner was overleden. Telkens moest snel veel geregeld worden met familie, bewoners, wachtlijsten, crisis-bedden, interne verplaatsingen, onderlinge afstemming tussen de disciplines, het leegkomen van de kamer en het klaarmaken voor de nieuwe bewoner.
Dit gaf een enorme piekbelasting, verspilling, druk en frustratie.
Om dit binnen de daarvoor gestelde tijd (13 dagen) te realiseren, werden vaak interne overplaatsingen van bewoners overgeslagen. Waardoor niet alle bewoners in hun eigen leefmilieu lagen.
Dit was niet de gewenste situatie en ‘Lean denken en doen’ heeft hiervoor een eenvoudige truc.
Met een groep representanten van alle bij het proces betrokken medewerkers werd het proces en detail zichtbaar gemaakt op een brown-paper.

Voor allen was dit een openbaring! Dit samen in enkele uren beschreven leverde kostbare inzichten! Betrokkenen bleken maar een klein deel van het proces te kennen en waren verbaasd over de complexiteit van het totaal. Eigenlijk waren ze best trots hoe ver ze ondanks de complexiteit telkens waren gekomen! Maar wát een moeite en stress!
Direct kwamen ideeën om het anders te doen. Tot verbazing en enthousiasme van iedereen bleek dat veel activiteiten vooraf konden worden gedaan, zodat bij het overlijden van een bewoner alles beter en rustiger afgehandeld kan worden. Beter voor familie, bewoners én medewerkers.
De nieuwe situatie ziet er eenvoudiger uit, verloopt rustiger, kost minder tijd en maakt het mogelijkheid om ook een interne verhuizing binnen de tijd te realiseren. Ook de bewoners komen weer goed te liggen.
Super!
Blij werd ik ook van het enthousiasme van de medewerkers, die zelf dit probleem aan het oplossen waren en zich realiseerden dat ze dit op al hun processen kunnen toepassen. “Hier willen wij meer van!”.
Ze waren er zelf achter gekomen dat als je ergens een piekbelasting hebt je die kan oplossen door:

  1. De activiteiten in detail te bekijken
  2. Te identificeren welke activiteiten persé op dat moment moeten worden gedaan en welke op een ander moment kunnen of zelfs weggelaten kunnen worden.
  3. De activiteiten die op een ander moment gedaan kunnen worden (bijv. klaar zetten of voorbereiden van dingen), die ook op een ander (rustiger) moment te doen.

Deze, eenvoudige truc past Toyota, uitvinder van ‘Lean denken en doen’ al tientallen jaren succesvol toe. Hij is zó simpel dat hij te weinig aandacht krijgt om toe te passen!
Tal van processen met piekbelastingen zoals bijvoorbeeld de ochtend drukte bij de ADL in een verpleeghuis kan je op deze manier aanpakken, met verbluffende uitkomsten. Daarover in een volgende blog meer.
Het bovengenoemde verpleeghuis heeft de Lean geest van continu verbeteren nu te pakken. Ze doen dit met elkaar onder begeleiding van hun eigen lean-coaches!
Daar word ik blij van!
Kees Kolff
Reageer hieronder met jouw ervaringen en/of stuur dit voorbeeld door aan iemand die je daar een plezier meer doet. Of teken in op een ervaringssessie aan huis om een dergelijk probleem ook in jouw organisatie te leren aanpakken!

Nooit meer misgrijpen!

Hoe maak je een zelfsturende voorraad, zodat je nooit meer misgrijpt?
Wij komen vaak bij klanten tegen dat ze in hun werk onderbroken worden, omdat spullen niet op voorraad zijn. “Misgrijpen” is een verstoring die makkelijk op te lossen is met een zichzelf sturende voorraad met magnetische kaartjes (Lean noemt die ‘kanbans’).
Voordelen van zo’n zelfsturende voorraad in de behandelkamers en het magazijn:

  1. nooit meer misgrijpen
  2. je hoeft de voorraad niet meer te tellen
  3. kost minder tijd
  4. lage voorraden
  5. minder verouderde producten (buiten de houdbaarheidstermijn).
  6. minder ruimte-beslag
  7. overzicht

Hoe?
De werking is simpel en gebaseerd op het gebruik van kaartjes. Op de kaartjes zet je

  • de naam van het artikel,
  • de minimale voorraad die ervan nodig is,
  • de hoeveelheid die besteld moet worden,
  • indien nodig met het nummer van de behandelkamer of het magazijn.

Handig is de kaartjes magnetisch te maken, waardoor ze makkelijk op de plank onder het artikel te plakken zijn.

Elke keer als je een artikel pakt, waarbij de minimale voorraad wordt bereikt, haal je het magneetkaartje van de plank af en plak je dat op de plek waar je je bestellingen verzamelt (bijvoorbeeld een hoek van een whiteboard waarop je je magneetjes plakt, of in een bakje dat je hiervoor bestemt. Op de plank blijft dan een gele sticker achter, met dezelfde tekst als op het kaartje.
Eens in een afgesproken periode (dag, 2 dagen of week) verzamelt  iemand de (magneet)kaartjes, vult de artikelen aan uit het magazijn en plakt het kaartje weer terug.
Een zelfde werkwijze naar je leveranciers, heb je met het op voorraad houden van je magazijn.

Wat moet je doen?

  • kijk eerst wat je écht nodig hebt
  • probeer zo weinig mogelijk verschillende artikelen te hebben
  • zijn er verschillende artikelen die je voor hetzelfde doel gebruikt? Probeer dan met elkaar overeenstemming te krijgen, om daar één artikel voor te gebruiken.
  • bepaal van de artikelen die over blijven de minimale voorraad en de ‘bestel’-grootte voor je magazijn. Die zijn die afhankelijk van levertijden, bestel- en lever-frequentie en je gebruikspatroon.
  • streef naar zo laag mogelijke voorraden door de bestel- en leverfrequentie zo hoog mogelijk te maken.

Het werkt echt!

Klanten van ons die dit hebben geïmplementeerd zijn allemaal dol-enthousiast.

  • het geeft overzicht
  • bespaart ruimte en tijd
  • regelt zichzelf en
  • je grijpt nooit meer mis.

Het is een beproefd systeem, dat al jaren in allerlei omgevingen (van industrie t/m gezondheidszorg)  zich heeft bewezen. Zelfs bij mij thuis werkt het al 6 jaar ondanks 3 puberende zonen!
Wie zegt dat lean niet besmettelijk is?

Zelf doen?
Ingrediënten:

  • een lettertang
  • zelfklevende magneetstrip
  • tape
  • gezond verstand

Wil je verder informatie hoe dit aan te pakken? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag.
Óf reageer hieronder óf stuur dit bericht door aan iemand die je hier een plezier mee denkt te doen met de icoontjes hier onder!
Probeer het en je wilt nooit meer terug!
Kees Kolff

Hoe krijg je collega's mee op Lean toer?

Jij bent voor Lean, maar hoe krijg je ‘ze’ mee?

Geïnspireerd op Kotter komen wij op het volgende:

  1. formuleer een duidelijke missie
  2. creëer urgentie
  3. draag de lean filosofie uit, wat is het en hoe voer je het uit?
  4. creëer draagvlak door beleving
  5. creëer snelle successen, maak ze zichtbaar en vier ze!
  6. geef tijd en erkenning aan mensen die er succesvol mee zijn
  7. zorg voor een goede communicatiestructuur
  8. slijp het verbeteren in je cultuur

Ad 1: Begin met je missie en visie te formuleren mét medewerkers. Dit is je kompas. Vaak is een missie slechts een papieren exercitie, in een jaarplan verstopt, alleen voor externe verantwoording. Dit noemen wij verspilling. Een missie werkt pas als je die permanent communiceert en er naar leeft. Op www.mijnA3.nl hebben wij een handige manier om je jaarplan met missie en visie en doelen in een overzichtelijk A3 weer te geven, zodat die met de hele organisatie gedeeld en gevolgd kan worden.
Bij het formuleren van de missie/ visie en het formuleren van je doelen is binnen de lean filosofie de cliënt (patiënt, bewoner, gast, enz.) het uitgangspunt. Het gaat erom je cliënt zo goed mogelijk te bedienen (binnen de vakopvattingen van de professional). Weet dus wat de  cliënt ervan vindt. Dat objectiveert het beslissingsproces en is een goede leidraad voor iedereen in de organisatie.
Ad 2: Op een A3 worden ook de kansen en bedreigingen beschreven, waaruit de urgentie van beoogde verbeteringen blijkt. Hoe duidelijker de urgentie des te eerder komen mensen in beweging.
Ad 3: Als je weet wat de richting is en kiest voor een lean aanpak, dan is het belangrijk dat je de lean filosofie binnen je organisatie uitdraagt. Wat is Lean? Hoe gaan we ermee aan de gang en wat is ieders rol?  Belangrijker nog is dat men het ervaart. Bijvoorbeeld met simulatiespelen, waarin men kennisgemaakt met lean begrippen.
Nóg beter: een dag vrij plannen om met je organisatie met lean aan de gang te gaan. Bijvoorbeeld door de eigen werkruimte lean in te richten, of door een specifiek proces te verbeteren. Dit geeft zowel resultaat, als gemeenschapsgevoel én werkt stimulerend. Men beseft en ervaart opeens waarom Lean denken en doen echt nieuw en anders is!
Ad 4: Creëren van snelle successen is met name in het begin belangrijk.
Voetbal-commentatoren gaven dit weekend meer aandacht aan een magistrale Verstappen in de GP van Brazilië, dan aan de weinig verheffende wedstrijd van Luxemburg-Nederland. Succes trekt!
Ad 5: Maak ieder verantwoordelijk voor het verbeteren van hun eigen werkprocessen. Maak de successen zichtbaar door foto’s (‘voor-’ versus ‘na’-situatie) of korte filmpjes met selfie-stok op je mobiel en vier ze.
Afgelopen week maakte een van onze klanten met medewerkers zelf selfie-filmpjes van 2-3 minuten, van verbeteringen die ze hadden gerealiseerd om anderen te tonen.  Dit gaf plezier, zette verbeteraars in het zonnetje en werkte aanstekelijk.
Ad 6: Na de euforie, komen momenten van weerstand. De verleiding is dan om mensen die niet mee willen veel aandacht te geven.
Dat kost tijd en haalt het enthousiasme bij de anderen weg.
Blijf in communicatie met de vertragers, maar houdt de vaart erin door met de enthousiastelingen successen te blijven creëren. Geef hun tijd en erkenning. Zij gaan volgers krijgen. Zie hier wat volgers doen!
Ad 7: Onderlinge communicatie is een voorwaarde voor succes en betrokkenheid van medewerkers. Doe dit kort en regelmatig. Zo blijft iedereen op de hoogte en gelijkgericht en komen problemen vroeg naar boven. Lean creëert daar ruimte voor door op gezette tijden (bijv. dagelijks of wekelijks) kort met elkaar te overleggen, staand voor een bord. Dit bord-overleg is een goed hulpmiddel om mensen in beweging te houden of te krijgen.
Ad 8: Uiteindelijk wil je dat verbeteren (lean werken) een onderdeel van je cultuur wordt. Dit doe je door consistent door te blijven gaan en zaken te interneren. Het wordt als tandenpoetsen. Je doet het zonder er bij na te denken, je wordt onbewust bekwaam.
Ten slotte kan het formuleren van principes goed werken. In kleine zinnen aangeven welk gedrag bij je gekozen cultuur hoort, zoals ‘elke dag een beetje beter’ of ‘niet harder, maar slimmer werken’.
Nu ben jij niet de enige meer die lean ziet zitten, je collega’s werken lean en zijn enthousiast.
Iemand blij maken met deze Tips & trucs? Gebruik de icoontjes links van je scherm om ze door te sturen! Óf reageer hieronder!

Stop de e-mail-tirannie!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Oeff!

Terug van vakantie heb je het vaker: ‘Oef!’
Je komt grote of kleine dingen tegen die nét anders werken dan je verwachtte of hoopte. Of dingen die níet werken. Of waarvan je denkt: ‘hoe zat dat ook weer?’
Elke ‘Oef!’ is echter een verbeter-kans. En als je je aanleert, als standaard-reactie op ‘Oefs’ te verbeteren, wordt je van zo’n moment op een gegeven moment zelfs blij!
Dus gebruik juist je vakantie-terugkeer om hier mee te starten. Zo maak je van tegenvallers pleziertjes.
Pak elk van die momenten, door dan even stil te staan bij wat het is; en hoe je dat op dat moment nét iets beter kunt doen. Schrijf dat dan ook op. Als je al een procedure hebt waarin je dat hebt staan, is dít het moment om die procedure net dat tikkie te verbeteren. Bij Lean noemen we dat ‘standaard werk’. Dat kan ook heel gewoon een schoon velletje A4 zijn, waar je op een rijtje zet (bijvoorbeeld genummerd) welke stappen je doorloopt als je iets doet. Dat kunnen de meest eenvoudige dingen zijn als je PC opschonen,  complexere zaken als je kwartaal-administratie op orde brengen, of echt complexe zaken die je al hebt omschreven in een protocol, maar toch ook net kunt verbeteren. Zaken die je af en toe doet, of met regelmaat.
Zo  stop je met elke keer het wiel uit te vinden. De eerste keer dat je het opschrijft, beschrijf je je uitvinding van je wiel. Daarna is het de kunst, om elke keer dat je dat wiel wéér wilt uitvinden, je ‘standaard werk’ erbij te pakken en dan volgens dat ‘standaard werk’ te handelen. Totdat je weer een ‘Oef!’ tegenkomt. Dat is je vólgende kans om te verbeteren!
Als dat net iets te ingewikkeld is, omdat je een lastiger op te lossen ‘Oef!’ tegenkomt (bijvoorbeeld vaker tegen eenzelfde probleem oploopt), dan los je het tijdelijk op, naar je beste inzicht. Én je noteert het onderwerp, om daar op een ander moment dieper in te duiken. Dáárvoor kent Lean de 5W2H en 5xWaarom stappen. Daarmee analyseer je het probleem en ga je oplossingen verzinnen voor de onderliggende oorzaak.
Als je dit alles stelselmatig toepast in je werk, ga je het zelfs leuk vinden. Want dan ontdek je hoe je eigenlijk heel eenvoudig permanent gaat verbeteren. Dan wordt het aanbrengen van al die kleine verbeteringen zelfs vervullend! In stapjes wordt zo je dienstverlening beter én worden je cliënten blijer. Maar ook jijzelf, wat op zich nog eens tot betere dienstverlening leidt.
Een welkom bijproduct is dat ‘standaard werk’ ook toegankelijk is voor collega’s die hetzelfde werk af ten toe doen, en/of van jou overnemen. Als dan ook zij eenzelfde ‘permanent leer’-gedrag aanleren, versterk je elkaars inzichten. (En als ons dat ook op landelijk discipline-niveau gaat lukken, hoeft het Zorginstituut die standaard niet meer wettelijk af te laten dwingen! Dan zouden de permanent verbeterende voorstellen vanuit de professionals alleen maar een bevestigings-stempel van het Zorgsintituut hoeven te krijgen, puur ter registratie van de status en als uitnodiging om ook dat weer te blijven verbeteren!)
Gebruik dus de terugkeer van je vakantie als het moment om al je ‘Oefs’ om te zetten in verbeteringen.
Vrachtwagenfabrikant Scania in Zwolle, met 21 jaar Lean ervaring, doet dat gemiddeld 600 keer per dag! Zelfs buiten de vakantietijd.
Als je je dit eigen hebt gemaakt, ga je het zelfs geen ‘Oef!’ meer noemen. Want je ervaart het als bevredigend onderdeel van je werk en leven om een hobbel tegen te komen om te verbeteren.
Dan blijven er wel ‘Oefs’, maar die uitdrukking gebruik je dan alleen nog voor de tegenvallers búiten je eigen beïnvloedingssfeer. Daar waren er deze vakantie helaas ook veel van….
Ons advies: richt je op wat je wél kunt beïnvloeden. En leer daarvan ‘permanent verbeteren’!
Reageer hieronder en/of stuur dit bericht door aan iemand die je hier een plezier mee denkt te doen!

De kracht van het juiste doen

Zinnig, zuinig en zonnig te werk gaan.
Ons brein brengt ons ver, maar kan ons ook danig in de weg zitten. Zo zijn we geneigd de kleine ergernissen te laten voor wat ze zijn en concentreren we ons liever op de complexe problemen. Terwijl complexe problemen vaak een heel lange adem vergen met een nog ongewis resultaat.
Breng eens alle ergernissen en problemen in kaart en sorteer ze volgens onderstaand schema.
matrix-opbrengst-vs-inspanning
Het resultaat spreekt voor zich en de voldoening zal groot zijn.
Een andere manier om keuzes te maken in een wirwar van problemen is de 80/20-regel. Vilfredo Pareto legde in 1906 de basis voor deze wetmatigheid door te stellen dat 80% van de bezittingen in Italië in bezit zijn van 20% van de bevolking.
De daarvan afgeleide 80/20-regel leert ons dat een meerderheid van de problemen vaak te herleiden zijn naar maar een paar oorzaken. Dit betekent dat het zinnig is een goede analyse van elk probleem afzonderlijk te maken. Met een groepje mensen intensief brainstormen werkt vaak goed. De uitgebreide lijst met mogelijke oorzaken moet vervolgens grondig worden getoetst, zodat de relevante oorzaken helder worden.
Op deze manier zal vaak blijken dat het wegnemen van een beperkt aantal oorzaken een veel groter aantal problemen oplost.
Een goed voorbeeld van “zinnig, zonnig en zuinig”.
Geef je reactie hieronder, of stuur dit bericht door aan iemand die je hiermee een plezier  denkt te doen via de icoontjes links van je scherm.
Eerder geplaatst in: GemeenteSteedsBeter