Berichten

De meest gestelde A3-vragen

Deze tips&trucs zijn voorbehouden aan onze A3-gebruikers!

Ben je nog geen A3-gebruiker? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Gaandeweg verzamelen wij vragen van gebruikers over A3’s op ‘MijnA3’. Mede om onze functionaliteit te verbeteren.

Veelal gaan vragen over het onderbrengen van je tekst in de beperkte ruimte. Dat raakt precies aan de werking van het A3. Immers daartoe blijft het A3 je uitdagen! Het A3 ontleent immers zijn kracht aan de compactheid van je informatie én je keuzes wat je wel en wat niet in je A3 zet. Daaruit ontstaat focus en sturing. Zonder die uitdaging verzwakt de werking van je A3.
Veel vragen gaan over ‘teveel’ of ‘te weinig’. De vier meest gestelde:
I.   Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties
II.  Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën
III. Ik heb teveel acties
IV. Ik heb te veel A3’s
I.  “Ik kan te weinig tekst kwijt in de ‘tijdkolommen’ bij de acties”
De kunst is om de teksten in je ‘tijdkolommen’ zo beperkt mogelijk te maken. Het liefst slechts een enkele letter. Daarmee blijft je ‘actiekolom’ namelijk zo breed mogelijk. Dat is handig, omdat je in je actiekolom steeds de meeste tekst kwijt wil. Dat betekent ook dat je de titels van je tijdkolommen beperkt wilt houden. Zet daarin dus bijvoorbeeld ’18, ’19 en ’20 in plaats van 2018, 2019 en 2020. Zo ook K1, K2, K3, K4, in plaats van ‘1e kwartaal 2018’, enz.
Een andere truc is om symbolen te gebruiken voor teksten die je eigenlijk in je tijdkolom zou willen gebruiken. Bijvoorbeeld: Je actie luidt: ‘Herziening Opleidingsplan (Ontwikkeling = O, Implementatie = I, Realisatie = R, en Evaluatie = E)’. Je snapt hem misschien al. In de tijdkolommen hoef je nu alleen de letters O, I, R en E te zetten, waarmee je de tijdkolommen smal houdt.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
II.  “Ik heb te weinig ruimte voor mijn strategieën”
1/ Ook bij je strategieën is het de kunst om keuzes te maken en compact te zijn. Wij merken dat velen in verleiding komen om behalve de essentie van een strategie, daarin ook uit te leggen hoe je die wilt inrichten. Dát bijvoorbeeld kun je beter bij je acties doen. Of zelfs in een apart plan (project-A3) als dat vele acties zou bevatten.
2/ Het blijft de uitdaging om je strategieën ook in aantal te beperken. Kies daarom uit de regels die je in je strategie wilt zetten maximaal 4 onderwerpen die de kern raken. Bouw om die onderwerpen een zin die je strategie verwoordt. Kortom: kiezen en compact maken!
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
III  “Ik heb te veel acties”
Als je te veel acties hebt kun je een paar dingen doen:
1/ Kijk of acties bij elkaar horen en zet die dan ook onder elkaar. Als je dan op een stuk of tien uitkomt, raden wij je aan dat een project te noemen. Dan maak je een apart project-A3, waarbinnen je die acties opneemt. En in je hoofd-A3 zet je als enige actie ‘Project-A3 xyz volgens plan uitvoeren’. Zo komen er weer vele regels voor nieuwe acties in je hoofd-A3 beschikbaar.
2/ Een andere reden kan zijn dat je acties benoemt die eigenlijk niet zo spannend zijn om te volgen, omdat zij eigenlijk ‘vanzelf’ wel gebeuren. Daarmee bedoelen wij dat zij óf niet speciaal nieuw zijn, dan wel geen permanente aandacht hoeven te hebben door het jaar heen. We raden je aan deze acties niet in je A3 op te nemen. Je zou ze wel op een aparte lijst kunnen zetten, gewoon in een Word- of Excel-document. De acties daarbinnen kun je opeenvolgend nummeren, en dat document de titel ‘normale gang van zaken’ geven. Dat sla je dan bij je reguliere bestanden op als document. Als iemand dan van jou een lijst van dergelijke acties vraagt (soms is dat de Inspectie, lof een kwaliteits-auditor) dan kun je die lijst tonen. Ook hier kun je op je Hoofd-A3 dan een actie opnemen als ‘Normale Gang van Zaken op orde’. Daarmee hoef je er door het jaar heen niet op actie-niveau op te waken. Anderzijds: als er met één van de acties door het jaar toch iets serieus mis gaat, meld je dat alsnog op je A3 bij je voortgangscontrole. En als je denkt dat die ene actie dan nog een periode extra aandacht vraagt, kun je die ene actie tijdelijk alsnog op je A3 zetten. Op die manier beperk je je A3 tot die zaken die serieus aandacht verdienen door het jaar heen en kom je niet in verleiding om ‘alles’ op je A3 te zetten wat je doet.
3/ Ook hier weer, maak de tekst van je acties zo compact mogelijk. Laat zoveel mogelijk lidwoorden en bijvoeglijke naamwoorden weg, alsook de naam van je organisatie en vermijd elke herhaling. Die voegen inhoudelijk niets toe en nemen dus nodeloos ruimte in en leiden af van de essentie.
Lukt het je toch niet naar wens? Mail ons op info@steedsbeter.nu en wij helpen je verder!
IV.  “Ik heb te veel A3’s”
Naar mate je langer met A3’s aan de gang bent, krijg je er steeds meer. Daar zijn een aantal oplossingen voor.
1/ Maak groepen, waarmee je je A3’s kunt onderbrengen binnen die groepen. Daarmee zie je meteen waar je het betreffende A3 moet zoeken.
2/ Bewaar alleen de A3’s die actief zijn. Een voorbeeld: Je het een jaar-A3 gemaakt en het eerste kwartaal is verstreken. Op dat moment heb je de kleuren ingevoerd om de voortgang van dat A3 aan te geven. De verleiding kan dan zijn om dat A3 als een nieuwe versie op te slaan, via de functie ‘opslaan als’, waarmee je een nieuwe A3 aanmaakt. Alleen zie je dan twee A3’s en als je daar mee door gaat steeds meer. Ons advies is om dat eerste A3 als PDF op te slaan. Gewoon op een eigen bestand waar je al je gebruikelijke documenten opslaat.
Als je dan je bestaande A3 gaat aanpassen voor het volgende kwartaal, blijf je één A3 houden. Zo houd je het aantal A3’s dat je actueel hebt beperkt in aantal, wat voor je overzicht helpt.
Heb jij meer, of andere vragen? Stel die ons hieronder, of mail ze naar info@steedsbeter.nu en wij reageren!

Begin met een mindmap!

Ben je er nog geen? Surf naar www.MijnA3.nl en wórd het!

Begin je je eerste, of een nieuw A3, voor een jaarplan of een project?

Dan kan het helpen met een mindmap te beginnen.

Dat hoeft niet als je al een eerder jaar-A3-hebt, want dan is het handiger om dat te kopiëren en alleen de verschillen aan te brengen.

Maar als je iets geheel nieuws start, kan het als volgt.

  1. Open een nieuwe mindmap. Ik werk het meest met het programma ‘mind node’. Heerlijk basaal en gratis. Ook op de Mac.
  2. Ga vooral géén verhalen schrijven!
  3. Begin gewoon met ideeën die bij je opkomen. Het kan helpen in je mindmap alvast de titels van je A3 te zetten. Bijvoorbeeld zoals in bovenstaand voorbeeld.
    Daarin kun je dan je ideeën ophangen.
  4. De lol van mindmaps is dat je elk moment je ideeën makkelijk kunt verschuiven naar een andere plek, die je beter vindt passen.
    Mind maps ondersteunen hoe je hersenen werken: namelijk van de hak op de tak springen. Ideeën duiken op en er ontstaan associaties, die daar al of niet zinnig mee te maken hebben.
    Geeft niets. Zet ze allemaal in je mindmap.
  5. Vervolgens kies je een moment om die ideeën te gaan ordenen. Bijvoorbeeld binnen die titels van je A3. Dan krijg je een overzicht van hoofd en bijzaken.
    Terwijl je dat aan het doen bent zul je ontdekken dat je ideeën wilt verschuiven en dat er ook weer nieuwe ideeën opkomen. Gewoon laten gebeuren en erbij plakken!
    Soms zul je dan zien dat je heel gedetailleerd verder gaat op een idee, terwijl een ander idee allen op een hoofdlijn blijft ‘hangen’. Ook niet erg. Gewoon laten gebeuren. Kun je allemaal later aanpassen.
  6. Vervolgens een nachtje erover slapen. Dat doet wonderen! Je ordenende hersen-gedeelte gaat namelijk ’s nachts aan het werk als je andere hersen-functies pauzeren. Daarmee worden verbanden gelegd en krijg je perspectief en overzicht, wat je in eerste instantie minder of zelfs niet hebt. Dan zul je zien dat je de dag daarop je mindmap al wilt herschikken en/of aanvullen. Of je wordt zelfs ’s nachts wakker met een idee waar je hersenen mee komen! Schrijf dat dan meteen op en slaap verder.
  7. Afhankelijk van de urgentie met je A3 kun je hier dagen of weken mee bezig zijn. En je kunt je collega’s erbij betrekken.
    Bijvoorbeeld door je mindmap af te drukken, hun reacties te vernemen en zo verder te bouwen.
  8. Totdat je zo ver bent dat je denkt je A3 zelf echt te kunnen vullen.
    Want dan kopieer je gewoon per regel je onderwerp uit je mindmap naar je A3.

En klaar is je A3!
Vanaf dan kun je alle aanpassingen en wijzigingen daar weer handig in aanpassen!

A3 ze!

Reageer hieronder, of stuur dit door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Hoe krijg je collega's mee op Lean toer?

Jij bent voor Lean, maar hoe krijg je ‘ze’ mee?

Geïnspireerd op Kotter komen wij op het volgende:

  1. formuleer een duidelijke missie
  2. creëer urgentie
  3. draag de lean filosofie uit, wat is het en hoe voer je het uit?
  4. creëer draagvlak door beleving
  5. creëer snelle successen, maak ze zichtbaar en vier ze!
  6. geef tijd en erkenning aan mensen die er succesvol mee zijn
  7. zorg voor een goede communicatiestructuur
  8. slijp het verbeteren in je cultuur

Ad 1: Begin met je missie en visie te formuleren mét medewerkers. Dit is je kompas. Vaak is een missie slechts een papieren exercitie, in een jaarplan verstopt, alleen voor externe verantwoording. Dit noemen wij verspilling. Een missie werkt pas als je die permanent communiceert en er naar leeft. Op www.mijnA3.nl hebben wij een handige manier om je jaarplan met missie en visie en doelen in een overzichtelijk A3 weer te geven, zodat die met de hele organisatie gedeeld en gevolgd kan worden.
Bij het formuleren van de missie/ visie en het formuleren van je doelen is binnen de lean filosofie de cliënt (patiënt, bewoner, gast, enz.) het uitgangspunt. Het gaat erom je cliënt zo goed mogelijk te bedienen (binnen de vakopvattingen van de professional). Weet dus wat de  cliënt ervan vindt. Dat objectiveert het beslissingsproces en is een goede leidraad voor iedereen in de organisatie.
Ad 2: Op een A3 worden ook de kansen en bedreigingen beschreven, waaruit de urgentie van beoogde verbeteringen blijkt. Hoe duidelijker de urgentie des te eerder komen mensen in beweging.
Ad 3: Als je weet wat de richting is en kiest voor een lean aanpak, dan is het belangrijk dat je de lean filosofie binnen je organisatie uitdraagt. Wat is Lean? Hoe gaan we ermee aan de gang en wat is ieders rol?  Belangrijker nog is dat men het ervaart. Bijvoorbeeld met simulatiespelen, waarin men kennisgemaakt met lean begrippen.
Nóg beter: een dag vrij plannen om met je organisatie met lean aan de gang te gaan. Bijvoorbeeld door de eigen werkruimte lean in te richten, of door een specifiek proces te verbeteren. Dit geeft zowel resultaat, als gemeenschapsgevoel én werkt stimulerend. Men beseft en ervaart opeens waarom Lean denken en doen echt nieuw en anders is!
Ad 4: Creëren van snelle successen is met name in het begin belangrijk.
Voetbal-commentatoren gaven dit weekend meer aandacht aan een magistrale Verstappen in de GP van Brazilië, dan aan de weinig verheffende wedstrijd van Luxemburg-Nederland. Succes trekt!
Ad 5: Maak ieder verantwoordelijk voor het verbeteren van hun eigen werkprocessen. Maak de successen zichtbaar door foto’s (‘voor-’ versus ‘na’-situatie) of korte filmpjes met selfie-stok op je mobiel en vier ze.
Afgelopen week maakte een van onze klanten met medewerkers zelf selfie-filmpjes van 2-3 minuten, van verbeteringen die ze hadden gerealiseerd om anderen te tonen.  Dit gaf plezier, zette verbeteraars in het zonnetje en werkte aanstekelijk.
Ad 6: Na de euforie, komen momenten van weerstand. De verleiding is dan om mensen die niet mee willen veel aandacht te geven.
Dat kost tijd en haalt het enthousiasme bij de anderen weg.
Blijf in communicatie met de vertragers, maar houdt de vaart erin door met de enthousiastelingen successen te blijven creëren. Geef hun tijd en erkenning. Zij gaan volgers krijgen. Zie hier wat volgers doen!
Ad 7: Onderlinge communicatie is een voorwaarde voor succes en betrokkenheid van medewerkers. Doe dit kort en regelmatig. Zo blijft iedereen op de hoogte en gelijkgericht en komen problemen vroeg naar boven. Lean creëert daar ruimte voor door op gezette tijden (bijv. dagelijks of wekelijks) kort met elkaar te overleggen, staand voor een bord. Dit bord-overleg is een goed hulpmiddel om mensen in beweging te houden of te krijgen.
Ad 8: Uiteindelijk wil je dat verbeteren (lean werken) een onderdeel van je cultuur wordt. Dit doe je door consistent door te blijven gaan en zaken te interneren. Het wordt als tandenpoetsen. Je doet het zonder er bij na te denken, je wordt onbewust bekwaam.
Ten slotte kan het formuleren van principes goed werken. In kleine zinnen aangeven welk gedrag bij je gekozen cultuur hoort, zoals ‘elke dag een beetje beter’ of ‘niet harder, maar slimmer werken’.
Nu ben jij niet de enige meer die lean ziet zitten, je collega’s werken lean en zijn enthousiast.
Iemand blij maken met deze Tips & trucs? Gebruik de icoontjes links van je scherm om ze door te sturen! Óf reageer hieronder!

Stel je SWOT-antennes in!

Veel zorgverleners vinden het een scheldwoord: SWOT. Het komt uit de marketing. Maar als je je SWOT-antennes instelt word je comfortabel flexibel!
De SWOT hoort in ieder jaarplan. Een blokje van maximaal 3 kreten per onderdeel: Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. In gewoon Nederlands de Sterktes en Zwakten van je eigen organisatie in relatie tot vergelijkbare zorgaanbieders. Kansen en Bedreigingen gaan over je omgeving: dat waar je zelf geen directe invloed op kunt uitvoeren. Samen vormen zij een belangrijk oriëntatie voor de manieren waarop je je organisatie wilt ontwikkelen naar je lange termijn doelen: je strategieën.
Bijvoorbeeld: je bent als verpleeghuis knettergoed (sterkte) in cliënt-bejegening, maar kwetsbaar (zwakte) in je financiële administratie. Als kans blijkt staatssecretaris van Rijn cliënten een grotere inbreng te willen geven, terwijl dezelfde staatssecretaris je financieel wil straffen als je dit niet doet (bedreiging).
SWOT
Je kiest strategieën waarmee je je sterkte benut, rekening houdend met je zwakten, om de kansen te pakken en bedreigingen af te wenden. Bijvoorbeeld: Strategie 1: je benut je je goede relatie met je cliëntenraad om in creatieve sessies met hen te bedenken hoe je samen nóg betere zorg kunnen ontwikkelen en minder last van vermijdbare rompslomp. Daarmee voorkom je dat je financieel gestraft wordt. Onderwijl (strategie 2) probeer je je zwakkere financiële inrichting minder kwetsbaar te maken, zonder dat je daar ooit topspeler in moet willen worden. bijvoobeeld door daar een analyse op los te laten en de kwetsbaarste plekken op te lossen. Energie stoppen in een zwakte is minder effectief dat energie inzetten op je sterktes.
Wat veel organisaties zelden toepassen is gedurende het jaar die SWOT actueel houden. De SWOT krijgt vaak maar één keer per jaar aandacht bij de tot standkoning van het jaarplan. Soms slechts eens per 3 jaar: alleen als een meerjarenbeleid wordt bijgesteld.
De SWOT wint  aanzienlijk aan waarde als je per organisatie-onderdeel iemand permanent verantwoordelijk maakt voor het ‘bewaken van de SWOT, vooral gericht op de ‘O’ en de ’T’ ( de kansen en bedreigingen, die het snelst veranderen). Als voorbeelden een huisartsen-maatschap bij een gezondheidscentrum, of een afdeling ‘zorg’ van een verpleeghuis. Je maakt dan één van de medewerkers ‘SWOT-antenne’. Dat betekent  dat als door het jaar heen iets gebeurt in je omgeving, wat deze persoon als serieuze kans of bedreiging voor je plannen ervaart, deze een signaal afgeeft dat moet worden bekeken welke plannen een onverwachte bijstelling vragen. Als slechts één iemand die permanente taak heeft, ben je permanent alert op wijzigende omstandigheden. Dit voorkomt dat je eens in de 3 jaar achteraf ontdekt wat er allemaal blijkt te zijn gebeurd wat je plannen verstoord heeft en je dat moet verantwoorden.
Dus als staatssecretaris van Rijn straks plots de thuiszorg opnieuw op zijn kop zet, kan de antennehouder van de afdeling zorg of van de huisartsenmaatschap intern terstond aan de bel trekken. Dat geeft rust voor de anderen, die daar dan minder alert op hoeven te blijven.
Dit voorbeeld laat zich organisatie-breed uitvergroten. Want eenzelfde antenne wil je dan inrichten op verpleeghuisniveau, resp. op dat van het gezondheidscentrum. Want op elk niveau is de invloed anders. Op die manier tuig je in je organisatie een tevoren geselecteerd aantal antennes op om gedurende het jaar je overeengekomen plannen en acties levend te houden bij wijzigende omstandigheden.
Je wordt beheersbaar flexibel naar wisselende omstandigheden!
Geef hieronder je reactie of stuur dit bericht door naar iemand die je hiermee een plezier doet via de icoontjes links in beeld!

Nooit meer een jaarplan!

Altijd gedoe met jaar- en beleidsplannen?

Wij hebben tot 31 maart een bijzondere aanbieding.
Jaar- en beleidsplannen ontwikkelen kosten vele uren. Iedereen daarbij te betrekken is een hele kunst. Door het jaar heen verdwijnen de plannen ‘in de la’ en weet niemand meer precies wat er in stond. De relatie met de dagelijkse praktijk blijft vaak zoek. Voortgangscontrole is een crime. Bijsturen ook. Een jaar later mag je uitleggen waarom je allerlei gedaan hebt wat niet in het jaarplan stond en verantwoorden waarom je niet deed wat er wel in stond.
Herkenbaar?

Wij hebben een bizar simpele oplossing: je eigen A3!

  • In een half uur heb je de essentie van je beleids- jaar- of meerjaren-plan al in beeld.
  • Compact, overzichtelijk en aantrekkelijk gepresenteerd.
  • Begrijpelijk voor iedereen.
  • Daarna kun je de voortgang eenvoudig bewaken: per uur, dag, maand, week of hoe vaak je ook wilt.

Deze aanpak is ideaal voor elke leidinggevende die met een jaar-, meerjaren- of beleidsplan te maken heeft.

  • Je vult in 30 minuten de hoofdlijnen van je inzichten in ons webbased sjabloon
  • Die kun je elk moment als PDF downloaden
  • Daar kun je daarna zo vaak als je wilt aanvullingen en wijzigingen op maken
  • Elk moment dat je wilt kun je eenvoudig de voortgang van je plan invoeren
  • De aandachtspunten komen in waarschuwend geel of rood tevoorschijn
  • Alleen daarop hoef je dan bij te sturen
  • Het jaar daarop kost het je nóg minder tijd om je A3 te actualiseren

Met en ‘klassiek’ beleids-, jaar-, of meerjarenplan ben je qua eigen tijd en die van je mensen in totaal al gauw weken kwijt ter waarde van tientallen duizenden euro’s. Als je je daarbij extern laat begeleiden nog eens duizenden euro’s. Als je hiermee door gaat blijf je alle afstemperikelen en frustratie van het maar niet aangesloten krijgen van je medewerkers continueren.
Vanaf 1 januari 2016, maak je je eigen A3 incl. de voortgangsmonitoring voor slechts €24/maand. Daar kun je elke maand mee beginnen en stoppen.
Als jij je vóór 31 maart aanmeldt, zijn de eerste 3 maanden gratis! Daarna wil je nooit meer zonder!

Wil je dat proberen? Teken dan nu geheel vrijblijvend in, en krijg 3 maanden lang deze dienstverlening gratis. Klik voor meer informatie hier en klik nu nog op akkoord voor ‘koop dit product’ en ‘algemene voorwaarden’ voor GRATIS deelnemen zonder enige verplichting !