Stop de e-mail-tirannie!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!

Ze komen bij honderden binnen.

Je verliest overzicht, mist wat belangrijk is, verliest tijd en energie: e-mails!

Onderstaande 10 tips komen voornamelijk uit David Allan´s boek ‘Getting things done´, en Stephen Covey´s ´Prioriteiten´ en ontleenden wij aan de onder deze tips&trucs opgegeven bron.  Ook voegden wij er een paar toe ontleend aan Theo Compernolle’s boek ‘Ontketen je brein’

Leef er naar en het blijft daarna een verademing!

  1. Stephen Covey leert dat je voor je effectiviteit belangrijke taken moet onderscheiden en met voorrang afhandelen. Dus moet je je werkzaamheden niet door binnengekomen e-mails laten sturen, maar door je eigen prioriteitstelling. Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen e-mails uit, om te voorkomen dat een pop-up je afleidt. Pop-ups zorgen ervoor dat je hersenen schakelen tussen de taak waarmee je bezig bent en het afvragen wat voor e-mail er binnenkomt. Dit mentale schakelen, kost tijd en energie.
  2. Verwerk mail 2 a 3 keer per dag, liefst op een vast moment. Dan werk je in clusters je binnengekomen mails af (bijvoorbeeld in strakke tijdseenheden van 30 tot max. 40 minuten aaneen). Het meest gezonde moment hiervoor is aan het eind van de ochtend of het eind van de middag. Dus vooral niet aan het begin van je dag! Vind je dit lastig (en dat zul je eerst vast ook lastig vinden), bedenk dan dat je zo nog steeds binnen 4 werkuren na ontvangst kunt reageren op mails!
  3. David Allen beschrijft het systeem van je Postvak-in als vergaarbak voor je acties. Dat betekent dat je je mails als volgt afloopt: vragen zij om om een actie van minder dan 2 minuten? Direct afhandelen! Deze E-mails hoef je maar 1 keer te lezen, waarna je ze uit het Postvak-in verwijdert.
  4. Grotere acties delegeer je, of plan je in je agenda.
  5. Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat je de actie die een e-mail beschrijft hebt uitgevoerd of ingepland, verplaats je die naar een folder. Zo loopt je Postvak-in meteen leeg. Probeer het aantal folders zo klein mogelijk te houden.
  6. Het Postvak-in bevat idealiter alleen e-mails waarop jouw actie gewenst is. Een groot gedeelte van de e-mails zijn alleen ter kennisgeving en kun je direct uit je Postvak-in verwijderen.
  7. In Outlook of Apple Mail kunnen je ‘regels’ instellen om mails automatisch naar folders te verplaatsen als ze binnenkomen.
  8. Nieuwsbrieven kun je zo automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’-folder verplaatsen.
  9. Stuur meldingen van geaccepteerde vergaderingen automatisch naar de prullenbak. Wanneer je veel vergaderingen plant met groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je vergadering geaccepteerd´ e-mails grote ruis in je Postvak-in. Weg ermee! In agenda-programma’s is per vergadering te zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen. Dan zijn mails van elke deelnemer niet meer nodig.
  10. Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak. Je zou ook meldingen van afwezigheid weg kunnen filteren.

Op deze manier met je mails omgaan scheelt je bergen energie en frustratie!
Iemand tippen op deze tips en trucs? Gebruik de icoontjes hieronder!
Reageren? Doe dat ook hieronder!
Voor deze tips&trucs lieten wij ons dankbaar inspireren door http://panview.nl/lean-productie-lean-office/msoutlook-e-mail.

Interessant? Reageer hieronder! En stuur dit bericht door naar iemand die je daar een plezier mee denkt te doen!