Vaak gestelde vragen

Vaak gestelde vragen

Nooit doen!

Lean is een ontwikkeltraject, met een aantal basis-elementen, dat je inzet in een volgorde en met focus en prioriteit die past bij wat jouw situatie vraagt. Dat is dus bij iedereen anders. En ontwikkelt zich ook gaandeweg in relatie tot het aanpassingsvermogen van betrokkenen en de prioriteiten van jouw organisatie op dat moment. Daarnaast (en daarenboven!) gaat een ‘Lean denken en doen’-implementatie gepaard met een cultuurverandering! Dus een verandering van opvattingen over waarden en normen, doeleinden en verwachtingen van je medewerkers in je organisatie, leidend tot ander gedrag. ‘Leaners’ die beweren dat Lean met instrumenten en vooral processen ‘uitgerold’ kan worden, missen de essentie van de mogelijkheden van Lean.

Alleen voor een enkel probleem een greep doen uit de ‘Lean Tool Kit’: niet doen!

‘Lean’ is een visie op leiderschap en organiseren en brengt een cultuur in je organisatie waarin medewerkers permanent leren verbeteren en samen verantwoordelijkheid nemen voor de visie en missie van de organisatie.

Als je die cultuur niet wilt, moet je geen lean instrumenten om een incidenteel probleem op te lossen. Als je voor ‘Lean’ kiest, moet je vanaf dag één je eigen mensen opleiden om zich de cultuur en instrumenten eigen te maken. ‘Lean’ experts dienen dan alleen als coach of als ‘train the trainer’ te fungeren. Als je een lean-instrument eenmalig toepast beklijft het niet als je niet ook de onderliggende filosofie omarmt.

Six Sigma is een beproefde, succesvolle manier om kwaliteit te verbeteren door middel van een systematische manier van probleem-oplossen. Dit gebeurt op een basis van Lean. De nadruk ligt bij Six-Sigma ligt vervolgens meer op meten van vele indicatoren om daarop statistische analyses te maken. Six Sigma (wordt) op de markt aangeboden als Lean Six Sigma, voornamelijk omdat voor 80% van de mogelijke procesverbeteringen de Lean methodiek geschikter wordt geacht dan het veel gespecialiseerdere statistische geschut van Six Sigma.

Begin dus met ‘Lean’.

Lean is heel veel meer dan procesoptimalisatie!

Lean is een filosofie en basishouding en manier van denken over leiderschap en organiseren. Lean vertegenwoordigt dus een ‘organisatiecultuur’. Binnen de ‘Lean’ ‘toolkit’ zijn tal van praktische zaken, waaronder het bekijken van een organisatie door een ‘procesbril’. Ook een belangrijke manier om ‘Lean’ toe te passen, maar slechts één van de tientallen instrumenten. Lean is dus veel meer dan alleen ‘zijn’ instrumenten. Het moet in het DNA van je mensen gaan zitten.

Sommigen spreken over ‘lean and mean’. Dat was het scheldwoord voor lean, toen lean in de jaren 90 door sommige organisaties precies zo werd ingezet, als lean juist niet bedoelt, omdat het mensen onder druk zette, waardoor het ‘gemeen’ werd richting mensen, in plaats van dat zij stressloos uitgenodigd worden hun talenten in te zetten. Soms wordt ‘mean’ juist ook weer weer geheel in lijn met ‘lean’ uitgelegd, namelijk dat het als ‘lenig’ en ‘zonder vet op de botten’ wordt betiteld. Dat is weer wél ‘lean’. Maar wees op je hoede. Als efficiency de primaire drijfveer achter lean is, kun je een lean cultuur schudden! Efficiency is wel een van de resultaten van lean. Maar dat is alleen een resultaat als je je oriënteert op de waardetoevoeging aan je cliënten, waarmee je ‘verspillingen’ ontdekt, die je kunt verminderen. Dat leidt primair tot verbetering van de kwaliteit van je dienstverlening en tot toenemende cliënten-tevredenheid. Secundair tot meer rust in het werk en efficiency. Zorg ervoor dat je die prioriteiten niet omdraait, want dan heb je gegarandeerd minder tevreden cliënten en lagere kwaliteit van je dienstverlening. Dat samen levert soms op korte termijn een ogenschijnlijke efficiencywinst, maar daarna structureel juist te nog verdere verlaging van je efficiency, omdat je medewerkers hun intrinsieke motivatie kwijt raken en je cliënten gaan klagen of weglopen. Tótdat je je prioriteiten weer in de goede volgorde hebt gezet. Maar dan ben je al enkele jaren op achterstand geraakt.

Nee, en patiënten zijn ook geen producten. Maar de fundamenten van ‘Lean’ zijn respect voor mensen, alleen doen wat waarde toevoegt voor de ‘cliënt’ en een duurzame lange termijn filosofie. Medewerkers in de uitvoering leren permanent hun werkwijze te verbeteren in aansluiting op de lange termijn visie van de organisatie. Dat leidt tot meer kwaliteit van de dienstverlening, tot lagere kosten, tot minder werkdruk, tot een hogere motivatie en tot meer flexibiliteit bij wijzigende omstandigheden. Wil je dat in de zorg dan niet? Naast de industrie wordt ‘Lean’ al jaren succesvol in andere sectoren toegepast en in Nederland ook toenemend in de dienstverlening, overheid en zorg.

Nee. Begin jaren 80 onderzochten Amerikanen waarom Toyota, de bakermat van Lean,  zo succesvol was. Op grond van hun studies kwamen zij op de naam ‘’Lean’’. In het Nederlands vertaald komt dat het meest in de richting komt van ‘lenig met weinig vet op de botten’. Toyota zelf noemt ‘Lean’ heel sobertjes: ‘Toyota Production System” (TPS).

Uiteraard draait zorg verlenen alleen om patiënten. Met een Lean benadering ontdek je echter hoe veel activiteiten toch niet gericht blijken op waar patiënten beter van worden. En dat veel van die activiteiten vermijdbaar zijn. En dat er nog verrassend veel zaken veel beter in het belang van de patiënt gedaan kan worden. Voor zover je dat al niet doet, leidt ‘persoonsgericht’ zorg verlenen al tot heel andere dienstverlening, en doet Machteld Huber’s ‘Positieve Gezondheid’ daar ook een verfrissend licht op schijnen.

Lean propageert geen “U vraagt en wij draaien”. Een ideale zorgverlening gaat om het evenwicht tussen jouw expertise en dat waarmee de gezondheid van een patiënt het meest gediend is. Daar is het eigen verantwoordelijkheid nemen van een patiënt bijvoorbeeld een onderdeel van. Machteld Huber’s ‘Positieve Gezondheid’ laat daar een verfrissend licht op schijnen. Maar ook is het belangrijk dat je je cliënten duidelijk maakt waar jouw expertise ligt en in welke opzichten zij elders te rade moeten.

Continu verbeteren is zo iets wat je pas snapt als je het doet.

Het contrast tussen organisaties die wel en die niet continu verbeteren is verbijsterend.

Als klant (of bezoeker) merk je het meteen, als een organisatie ‘continu verbeteren’ in de genen heeft. Want elk akkefietje dat een medewerker ervaart, dus iets dat niet helemaal vlekkeloos loopt, beschouwt zo’n medewerker als een verbeterkans. Dat geldt ook voor elke opmerking die jij als klant of bezoeker maakt: een verbeterkans. Een organisatie die continu verbetert, heeft in zijn genen dat medewerkers elke ‘hik’ tijdens het werk gebruiken om te verbeteren.

Dat kan alleen als je dan ook heel eenvoudige methodes hebt om zo’n verbetermogelijkheid te noteren. En de leiding die fouten en missers wil horen om van te leren. Om er vervolgens op dag- of weekbasis iets mee te kunnen. Het gaat steeds om hele kleine verbeteringen, telkens weer. Want elke keer opnieuw ontdek je nog meer verbeterkansen. Je gaat je eigen processen zelfs steeds dieper snappen, omdat je tot details afdaalt, die anders onder de verspilling verborgen blijven. Je gaat er van houden en je wordt er trots op. Want steeds beter is echt ook steeds leuk!

Zie de apps op je mobiel, en het aantal keren dat die ‘geüpdatet’ worden, vaak wekelijks. Vergelijk dat met organisaties die hun processen hebben vastgeklonken in procedures waar zij slechts eens in de zoveel jaar naar kijken. Kun je je het verschil voorstellen?

Continu verbeteren maakt alles wat je doet steeds beter. Leuk voor je klanten, én leuk om te doen!

Je helpt ons ook met continu verbeteren door een suggestie, bijvoorbeeld per mail, om dit artikel te verbeteren. Of wat dan ook dat je van ons tegenkomt op deze website of elders. Gewoon beginnen! En vraag ons dan hoe je dit gemakkelijk en continu kunt gaan doen!

In de industrie en zeker in de logistiek gaat Lean al heel lang mee. Lean is breder bekend sinds het in de jaren 80 door Amerikanen is ontdekt bij Toyota. Toyota werkt er al bijna een eeuw mee. Dat niet alleen, Toyota verbetert het nog elke dag. Zij zeggen daarbij dat Lean nog steeds in de kinderschoenen staat. Zij noemen het ‘Toyota Production System’ (TPS). Toyota is heel open over deze werkwijze en iedereen mag hun ‘systeem’ kopiëren.

De kenmerken van Lean vinden in vele opzichten vele varianten. Sommigen geven er eigen namen aan en daar is niets mis mee. Zo zijn er bijvoorbeeld binnen de ICT – en niet alleen daar – begrippen als ‘scrum’ en ‘agile’ die alle kenmerken van Lean in zich hebben.

Lean vertegenwoordigt een zich permanent ontwikkelend gedachtegoed, waardoor het tegelijkertijd levend en actueel blijft.

Soms worden Lean-instrumenten toegepast op een niet-Lean manier, namelijk als ‘externen’ alleen procesbeschrijvingen ‘optimaliseren’ en als efficiency de leidende drijfveer is. In die gevallen worden de kernwaarden van Lean met voeten getreden, ook al noemen de toepassers het wel Lean. Maar je merkt aan iedereen die daar bij betrokken is dat het knelt en pijn doet.

Huidige maatschappij

Lean is juist in deze roerige tijden extra actueel, omdat aan Lean een aantal fundamentele opvattingen ten grondslag ligt, dat wij in de huidige maatschappij ernstig beginnen te missen. In essentie zijn dat: respect voor iedere mens én de maatschappij (duurzaamheid) evenals de opvatting dat je enige referentie om als organisatie iets te willen doen de waardetoevoeging aan je cliënt is. En dat je dat het beste doet doordat elke medewerker zich er bewust van is, wanneer deze geen waardetoevoeging levert (dat laatste is in Lean-termen ‘verspilling’), én om te proberen die verspilling elke dag een beetje kleiner te maken. Het resultaat hiervan is: ‘cliëntgerichtheid’; flexibiliteit in je producten- en dienstenaanbod; een permanent stijgende kwaliteit van je dienstverlening; een hoge arbeidsmoraal en meer tevredenheid; werken in rust en niet onder druk. Wie wil dat niet?

De industrie en sommige andere takken van sport zijn al jaren onderweg met deze opvattingen en blijven die zelf ontwikkelen. De Lean-manier van werken doet pas enkele decennia binnen de dienstverlening druppelsgewijs zijn intrede, met de overheid en zorg als meer recente toetreders in Nederland.

Gezondere zorgverleners

Behalve in onze maatschappij in bredere zin, lopen we juist ook in de zorg nu vast vanwege achterhaalde ideeën dat centrale regelgeving, controle en standaardisatie ons kwalitatief verder zouden helpen met zorg alsook beteugeling van zorgkosten. Daar tegenover biedt Lean een leiderschapsfilosofie en werkcultuur die antwoorden kan geven aan de uitdagingen van deze tijd. Namelijk dat de vakmens zelf het best samen met een cliënt kan bepalen wat voor betrokkene nodig is, zonder dat in DBC’s, zorgzwaartepakketten, enz. enz. te moeten registreren. Dat die vakmens het beste zelf protocollen kan onderhouden en verbeteren (die wel gedeeld dienen te worden met vakgenoten, bijvoorbeeld via het Zorginstituut), dat alle bureaucratie juist afleidt van de essentie (goede zorg verlenen), waaronder de focus op fouten, controles, verantwoording; dat de vakmens zonder al die verspillende ballast beter in zijn/haar vel komt te zitten; dat dat op zich al leidt tot betere zorg en minder fouten én gezondere zorgverleners.

Kortom: dit gedachtegoed kunnen wij in de zorg op dit moment, met decentralisatie, integratie en wijkteams naar onze overtuiging meer dan ooit gebruiken! Onze klanten ervaren dat elke dag dat zij er mee bezig zijn.

Lean is een management filosofie, een manier van denken en doen van iedereen in de organisatie, met als doel om steeds effectiever en efficiënter de (zorg)vraag van de cliënt/patiënt te vervullen, ja zelfs permanent (!) verbeterend!

Lean gaat over continu verbeteren en heeft twee pijlers waar het op rust:

  • Kwaliteit: inbouwen van kwaliteit, in één keer goed doen, direct ingrijpen bij afwijkingen van het gewenste doel.
  • Het laten stromen van processen door het wegnemen van verspillingen.

Vandaar ons motto “kwaliteit zonder verspilling”.

Dit geeft slimme snelle en simpele processen leidend tot hoge cliënt-/patiënt-tevredenheid, hoge kwaliteit, hoge medewerkers tevredenheid ook door werken in rust (!) en lage kosten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *